Plantilla: política de three-way matching

1. Objeto

Esta política establece los procedimientos de conciliación de facturas de proveedores mediante el proceso de three-way matching en [NOMBRE EMPRESA]. Su objetivo es garantizar que toda factura pagada corresponde exactamente a un pedido de compra autorizado y a una recepción de mercancía o servicio verificada, línea por línea, antes de que se produzca cualquier desembolso.

Esta política protege a la empresa frente a pagos duplicados, sobreprecios no autorizados, facturas fraudulentas y riesgos de cumplimiento fiscal.

2. Alcance

Esta política aplica a:

• Todas las facturas de proveedores recibidas por [NOMBRE EMPRESA] con importe superior a [IMPORTE MÍNIMO, ej: 50 EUR].
• Todos los departamentos que generen pedidos de compra o contraten servicios externos: [listar departamentos afectados, ej: Compras, Operaciones, IT, Marketing].
• Todos los proveedores registrados en el maestro de proveedores de la empresa.

Excepciones al alcance: los siguientes tipos de pago quedan fuera del proceso de three-way matching y siguen el procedimiento de aprobación directa por Finanzas: [ej: gastos de viaje, anticipos, importes < 50 EUR, servicios periódicos con contrato marco vigente].

3. Roles y responsabilidades

4. Tolerancias por categoría de compra

Las tolerancias determinan cuándo una discrepancia genera excepción y cuándo la línea queda dentro de tolerancia. Se aplican en modo OR: la línea se retiene si supera cualquiera de los dos umbrales (el porcentual o el absoluto) y queda dentro solo si no supera ninguno.

La tolerancia estándar de ininvoice es 2% O 1,50 EUR por línea (modo OR). Estas son las tolerancias de esta empresa; deben configurarse en el sistema AP (en ininvoice, la tolerancia la configura la organización, no por categoría).

5. Workflow de gestión de excepciones

Nivel 1: Resolución operativa (SLA: 24-48 h)

Gestionadas directamente por AP Analyst en coordinación con Compras o Almacén. Incluyen: descuadres de precio dentro de umbral de aprobación del AP Analyst ([ej: hasta 100 EUR de varianza total]), albaranes faltantes y facturas sin número de pedido.

Nivel 2: Aprobación Controller / DAF (SLA: 48-72 h)

Requieren validación del Controller o DAF. Incluyen: discrepancias de IVA o IRPF, facturas con varianza de precio superior a [ej: 100 EUR], proveedores no registrados y facturas fuera del plazo legal de pago.

Nivel 3: Aprobación Director/a Financiero/a (SLA: 4 h)

Requieren aprobación expresa del DAF. Incluyen: cambio de cuenta bancaria del proveedor (bloqueo inmediato + verificación telefónica), facturas superiores a [ej: 10.000 EUR] con cualquier excepción, y sospecha de fraude documental.

Escalado y tiempo máximo

Si una excepción no se resuelve en el SLA del nivel correspondiente, escala automáticamente al nivel superior. Ninguna excepción puede quedar abierta más de [ej: 10 días hábiles] sin resolución documentada.

6. Frecuencia de revisión de la política

• Revisión operativa mensual: el AP Analyst revisa los KPIs del mes anterior y reporta al Controller las excepciones recurrentes y las tendencias de varianza por proveedor.
• Revisión trimestral de tolerancias: el Controller revisa si las tolerancias configuradas siguen siendo adecuadas para cada categoría, considerando cambios de precio de mercado y nueva información contractual.
• Revisión anual de la política: el DAF revisa y aprueba la política completa. Cualquier cambio de estructura, roles o umbrales requiere aprobación del DAF y actualización del número de versión.
• Revisión extraordinaria: cualquier incidente de fraude o pago duplicado significativo activa una revisión inmediata del proceso afectado.

7. KPIs de seguimiento

8. Anexos

• Anexo A. Maestro de categorías de compra y tolerancias configuradas en el sistema AP (ver configuración en [ininvoice / nombre del sistema]).
• Anexo B. Matriz de exception routing (ver Matriz de exception routing AP de ininvoice como referencia).
• Anexo C. Directorio de proveedores autorizados (mantenido por Compras en [nombre del sistema ERP]).
• Anexo D. Umbrales de aprobación por nivel y firma autorizada (ver tabla de autorizaciones de Finanzas versión [X.X]).
• Anexo E. [Añadir anexos adicionales según requerimientos de tu empresa, auditor o sector].