Cuentas a pagar · herramienta
Calculadora del coste de cuentas a pagar: cuánto cuesta cada factura de proveedor con tus propios supuestos
El coste de cuentas a pagar por factura es el coste anual del proceso (horas del equipo por su coste por hora, incluidas las horas que se van en resolver excepciones) dividido entre las facturas del año. Con los supuestos de partida de esta calculadora (36.000 facturas al año, 12 minutos por factura, un 20 % con excepción a 45 minutos extra y 30 € la hora) salen 378.000 € al año y 10,50 € por factura. Cambia cada supuesto por el tuyo: la fórmula está a la vista y las cifras que escribes no se envían salvo que pulses «Sumar mis supuestos al estudio» (y entonces solo por tramos) o que pidas el resultado por correo.
Calcula con tus supuestos
¿Te enviamos el resultado por correo?
Recibirás los supuestos, el resultado y un enlace para volver a abrir el cálculo con las mismas cifras. Tu dirección se guarda como contacto para poder contestarte si respondes; solo te escribiremos algo más si marcas la casilla. Cómo tratamos tus datos.
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Suma tus supuestos al estudio
Los supuestos sumados sirven para un estudio de recuentos agregados que solo se publicará si hay suficientes, y nunca con una cifra de menos de 30 aportaciones. Si pulsas el botón se guardan, por tramos y nunca la cifra exacta, los supuestos que hayas cambiado de entre los cinco primeros (facturas al año, minutos por factura, porcentaje con excepción, minutos por excepción y coste por hora), junto con los datos técnicos que acompañan a cualquier visita medida en esta web (página, página de entrada y de dónde llegas, navegador, tipo de dispositivo y dirección de red, de la que sale el país aproximado; nada de eso se publica). Nunca se guardan correo, nombre ni empresa.
La fórmula, sin cajas negras
horas_base = facturas × minutos_por_factura ÷ 60
horas_excepciones = facturas × %_excepciones × minutos_por_excepción ÷ 60
horas_totales = horas_base + horas_excepciones
coste_anual = horas_totales × coste_por_hora
coste_por_factura = coste_anual ÷ facturas
personas = horas_totales ÷ horas_al_año_por_persona
escenario: horas_liberadas = facturas × (1 − %_excepciones) × %_escenario × minutos_por_factura ÷ 60
coste_liberado = horas_liberadas × coste_por_hora
personas_liberadas = horas_liberadas ÷ horas_al_año_por_persona
La calculadora no usa ninguna cifra externa: todos los números son los de los campos y los puedes cambiar. Los valores de partida son supuestos redondos para un grupo mediano, no promedios de mercado ni resultados de ningún cliente. Qué más medir cuando el grupo tiene varias sociedades, además del coste, lo explica la guía de software de cuentas por pagar para grandes empresas.
El cálculo de partida, paso a paso
| Paso | Cálculo | Resultado |
|---|---|---|
| Horas sin incidencias | 36.000 × 12 ÷ 60 | 7.200 h |
| Horas de excepciones | 36.000 × 20 % × 45 ÷ 60 | 5.400 h |
| Horas totales | 7.200 + 5.400 | 12.600 h |
| Coste anual | 12.600 h × 30 € | 378.000 € |
| Coste por factura | 378.000 € ÷ 36.000 | 10,50 € |
| Personas a tiempo completo | 12.600 h ÷ 1.760 h | 7,2 |
| Escenario: horas liberadas | 36.000 × 80 % × 50 % × 12 ÷ 60 | 2.880 h |
| Escenario: coste liberado | 2.880 h × 30 € | 86.400 € |
La lectura más útil del ejemplo no es el total, sino su reparto: las excepciones son el 20 % de las facturas y se llevan el 43 % de las horas. Reducir el número de excepciones (con más compras por pedido y albaranes registrados) suele mover el coste más que acelerar el registro de las facturas que ya cuadran.
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Cómo elegir cada supuesto
- Minutos por factura. Mídelo con una muestra: cronometra 20 facturas normales de punta a punta, desde que llegan hasta que quedan listas para pagar, y usa la media.
- Porcentaje de excepciones. Cuenta durante un mes las facturas que no se pudieron aprobar a la primera, por cualquier motivo. Si no hay registro, ese dato ya es una conclusión.
- Minutos por excepción. Incluye el tiempo de compras, del almacén y de los aprobadores, no solo el del equipo de cuentas a pagar. Es la parte del coste que más se subestima.
- Coste por hora. Usa el coste empresa (salario más cargas sociales) dividido entre las horas efectivas del año.
- Escenario. Es una pregunta, no una promesa: «¿qué pasaría si la mitad de las facturas que ya cuadran dejaran de necesitar a una persona?». Pon el porcentaje que te parezca prudente para tu empresa.
Lo que esta calculadora no mide
- El dinero que se paga de más. Una factura que cobra un precio superior al del pedido o una cantidad no recibida no cuesta minutos, cuesta su diferencia. La guía de conciliación tiene seis casos de factura que no cuadra, con la diferencia en euros.
- Los pagos duplicados. Ver cómo se detectan las facturas duplicadas.
- El trabajo nuevo de la factura electrónica. Según el calendario de la Agencia Tributaria, desde el 6 de octubre de 2027, de 2028 o de 2029, según el tramo, quien recibe tendrá que comunicar el rechazo y el pago de cada factura (Real Decreto 238/2026, artículos 10 y 12). Ver la comunicación de estados en cuatro días.
- El coste de la herramienta. ininvoice no publica precios: hace una propuesta a medida según volumen, sociedades y ERP.
Los indicadores que completan el coste por factura (tasa de conciliación automática, facturas sin pedido, tiempo de ciclo, periodo medio de pago) están explicados con su fórmula en procure-to-pay: fases y KPIs.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el coste por factura de proveedor?
Coste anual del proceso de cuentas a pagar (horas del equipo y de quienes resuelven excepciones, por su coste por hora) dividido entre las facturas recibidas en el año. La calculadora de esta página aplica esa fórmula con los supuestos que introduzcas.
¿De dónde salen los valores de partida?
Son supuestos redondos para un grupo mediano, no promedios de mercado ni resultados de clientes. Están para que la calculadora muestre un ejemplo; cada uno se puede cambiar.
¿La calculadora guarda mis datos?
Solo si tú lo decides. El cálculo se hace en el navegador y, por defecto, las cifras que escribes no se envían: solo se registra que alguien ha usado la calculadora. Si pulsas «Sumar mis supuestos al estudio», se guardan por tramos, nunca la cifra exacta, los supuestos que hayas cambiado, con los datos técnicos de cualquier visita medida (página, página de entrada y de dónde llegas, navegador, tipo de dispositivo y dirección de red, de la que sale el país aproximado), sin correo, nombre ni empresa. Sirven para un estudio de recuentos agregados que solo se publicará si hay aportaciones suficientes, y nunca con una cifra de menos de 30. Aparte, si pides el resultado por correo, los siete supuestos viajan con tu dirección solo para escribirte ese correo y avisar al equipo de tu petición con el resultado; no se suman al estudio.
¿Por qué no calcula el retorno de la inversión?
Porque el retorno depende del precio de la herramienta, y ininvoice hace propuestas a medida según volumen, sociedades y ERP. La calculadora da el coste actual y un escenario de horas liberadas con el porcentaje que elijas.
¿Quieres verlo con tus propias facturas? Solicitar demo con tus propias facturas