Seguridad en ininvoice: cómo protegemos las facturas de tu empresa

ininvoice guarda las facturas, los pedidos y los albaranes de cada empresa en servidores de la Unión Europea, en Fráncfort (Alemania), cifrados en tránsito y en reposo, y separados de los de cualquier otra organización. Esta página resume esas medidas y lo que hoy no tenemos, para que tu equipo de sistemas pueda evaluarlo sin sorpresas.

Resumen

Dónde están los datos

La base de datos y los documentos —facturas, pedidos, albaranes y sus archivos— se almacenan en servidores de la Unión Europea, en Fráncfort (Alemania). Para prestar el servicio intervienen otros encargados del tratamiento, por ejemplo para leer el contenido de los documentos o para enviar los correos del servicio; cuando alguno tiene sede fuera de la UE, la transferencia se ampara en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o en una decisión de adecuación. La lista completa está en el detalle de encargados del tratamiento.

Cifrado

Las comunicaciones entre el navegador, la aplicación y la base de datos van cifradas con TLS, y los datos se almacenan cifrados en reposo con AES-256.

Separación entre empresas

El acceso a los datos está restringido por organización : los datos de una organización solo son accesibles para las personas que pertenecen a ella.

Acceso de las personas

Cada persona entra con sus credenciales individuales y las sesiones van firmadas. Las decisiones sobre cada factura —aprobar, rechazar o pedir aclaración al proveedor— se toman desde el panel y quedan registradas con quién, cuándo y qué cambió. Ninguna factura se aprueba sola.

Acceso al buzón de facturas

Cuando una empresa conecta su buzón, ininvoice lee los correos con adjuntos que pueden ser facturas, pedidos o albaranes. No modifica ni borra correos, y el acceso se puede revocar en cualquier momento desde la cuenta de correo o desde la aplicación.

Historial y trazabilidad

Cada factura guarda su historia: qué se comprobó, qué diferencias se encontraron, quién la aprobó o rechazó y cuándo. Ese historial se exporta a Excel para auditoría.

Protección de datos (RGPD)

ininvoice trata los datos personales que aparecen en las facturas como encargado del tratamiento de tu empresa. Puedes pedir el acuerdo de encargo del tratamiento escribiendo a hola@ininvoice.com. Los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición y los plazos de conservación están en la política de privacidad.

Cómo evaluarlo en tu empresa

Si tu departamento de sistemas o de compras tiene un cuestionario de proveedores, envíanoslo: lo contestamos por escrito, incluidas las casillas que hoy no podemos marcar. Para un grupo de empresas, mira cómo encaja ininvoice en un grupo y la guía de selección de software de cuentas por pagar.

Preguntas frecuentes