Conciliación de facturas
Three-way matching: qué es y cómo funciona, línea a línea
El three-way matching (conciliación a tres bandas) es el control que, antes de pagar una factura de proveedor, comprueba línea a línea que coincide con el pedido de compra en precio y cantidad y con el albarán en la cantidad recibida. Si todas las líneas quedan dentro de la tolerancia, la factura se puede pagar; si alguna la supera, se retiene y se explica la diferencia en euros.
¿Qué documentos cruza el three-way matching y qué prueba cada uno?
El three-way matching cruza tres documentos de la misma compra, e ininvoice solo enlaza los de una misma sociedad.
| Documento | Quién lo genera | Qué prueba | Dato que aporta al cruce |
|---|---|---|---|
| Pedido de compra | La empresa compradora | Qué se autorizó comprar | Precio unitario pactado y cantidad pedida |
| Albarán | El proveedor; lo firma el almacén al recibir | Qué se entregó de verdad | Cantidad recibida |
| Factura | El proveedor | Qué se reclama cobrar | Precio unitario y cantidad facturados |
Cada documento cubre un riesgo distinto: el pedido protege del precio no pactado, el albarán protege de pagar lo que no llegó y la factura es lo que se paga. Quitar uno de los tres deja un riesgo sin cubrir.
¿Qué diferencia hay entre 2-way, 3-way y 4-way matching?
La diferencia entre 2-way, 3-way y 4-way matching es cuántos documentos se cruzan con la factura. ininvoice cruza la factura con el pedido y con el albarán.
| 2-way matching | 3-way matching | 4-way matching | |
|---|---|---|---|
| Documentos | Factura + pedido | Factura + pedido + albarán | Factura + pedido + albarán + inspección |
| Detecta precio no pactado | Sí | Sí | Sí |
| Detecta cobrar lo que no llegó | No | Sí | Sí |
| Detecta pagar lo que llegó defectuoso | No | No | Sí |
| Cuándo se usa | Servicios, suscripciones, alquileres: no hay mercancía que contar | Compras de mercancía y material | Materias primas y componentes con control de calidad obligatorio |
| Coste de operarlo | Bajo: basta con tener pedido | Medio: exige registrar cada recepción | Alto: exige registrar también el resultado de la inspección |
La elección no es de empresa, sino de tipo de compra: la misma empresa usa 2-way para la limpieza de oficinas y 3-way para la materia prima. El árbol de decisión por tipo de compra lo detalla.
¿Cómo se calcula la diferencia de precio y de cantidad?
El three-way matching de ininvoice calcula dos diferencias por línea, con precios unitarios sin impuestos. Los totales de cabecera no sirven: incluyen IVA, a veces portes y descuentos globales, y en una entrega parcial nunca coinciden con el pedido.
- Diferencia de precio = (precio unitario facturado − precio unitario del pedido) × cantidad facturada.
- Diferencia de cantidad = (cantidad facturada − cantidad de referencia) × precio unitario del pedido. La cantidad de referencia es la recibida según el albarán; se valora al precio del pedido para que un error de precio no se cuente dos veces.
Ejemplo en euros (pedido sintético)
Pedido, albarán y factura inventados para explicar el cálculo.
| Línea | Pedido | Albarán | Factura | Dif. precio | Dif. cantidad | Resultado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tornillo M8×40 inox | 2.000 × 0,12 € | 2.000 | 2.000 × 0,12 € | 0,00 € | 0,00 € | Cuadra |
| Arandela M8 inox | 2.000 × 0,04 € | 1.900 | 2.000 × 0,04 € | 0,00 € | +4,00 € | Retenida: se facturan 100 que no llegaron |
| Tuerca M8 inox | 1.000 × 0,08 € | 1.000 | 1.000 × 0,09 € | +10,00 € | 0,00 € | Retenida: precio 12,5 % por encima del pedido |
La factura suma 410 € frente a 400 € del pedido. Comparando totales, una diferencia de 10 € sobre 400 € (2,5 %) parece un redondeo; línea a línea aparecen dos problemas distintos, con dos responsables distintos: el almacén para la cantidad y compras para el precio.
¿Quieres cruzar pedido, albarán y factura hoy mismo? La plantilla de 3-way matching en Excel lo hace línea a línea con fórmulas y tolerancia. Descargar la plantilla de 3-way matching
¿Qué tolerancia conviene usar en el three-way matching?
La tolerancia del three-way matching es la diferencia máxima que ininvoice acepta en una línea sin retener la factura. Sin tolerancia, cualquier redondeo de céntimos para el proceso; con una tolerancia demasiado amplia, se pagan sobreprecios sin que nadie los vea. Por eso se combinan dos umbrales:
- Umbral en importe, que protege de las diferencias grandes en líneas caras.
- Umbral en porcentaje, que protege de las diferencias relativas grandes en líneas baratas.
En ininvoice, por defecto, una línea se retiene si su diferencia supera 1,50 € o supera el 2 %: basta con que supere uno de los dos umbrales. Una diferencia exactamente igual al umbral está dentro de tolerancia. La organización puede cambiar los dos valores.
| Línea (sintética) | Diferencia | % sobre la línea | ¿Supera 1,50 €? | ¿Supera 2 %? | Resultado |
|---|---|---|---|---|---|
| Palé de cartón, 1.200 € | +1,20 € | 0,1 % | No | No | Cuadra |
| Bobina de film, 900 € | +9,00 € | 1,0 % | Sí | No | Retenida |
| Etiquetas, 40 € | +1,00 € | 2,5 % | No | Sí | Retenida |
| Precinto, 75 € | +1,50 € | 2,0 % | No (igual) | No (igual) | Cuadra |
Hay otra forma de combinar los umbrales, más permisiva, en la que solo se retiene la línea que supera los dos a la vez; con ella, la bobina y las etiquetas del ejemplo pasarían. Es útil como suelo de ruido en compras de importe muy bajo, pero deja pasar sobreprecios del 1 % en las líneas más caras, que son las que más dinero mueven.
¿Qué es el GRNI y qué tiene que ver con el three-way matching?
El GRNI (goods received not invoiced, mercancía recibida pendiente de factura) es el reverso del three-way matching: el saldo de albaranes que ya se recibieron y todavía no tienen factura. Es el mismo cruce visto desde el otro lado: el three-way matching busca, para cada factura, su pedido y su albarán; el GRNI recoge los albaranes que no han encontrado factura.
Al cierre de mes, ese saldo se provisiona como gasto devengado. Un GRNI que nadie revisa acumula dos tipos de problema:
- Albaranes que nunca se facturarán (devoluciones no registradas, entregas canceladas), que inflan la provisión mes tras mes.
- Albaranes facturados que siguen abiertos porque la factura se registró sin enlazarla, y que permiten que una segunda factura del mismo envío encuentre «su» albarán y se pague otra vez.
Ejemplo sintético: un almacén recibe en septiembre 40 albaranes por 86.000 €; a 30 de septiembre han llegado facturas que cubren 31 de ellos (61.500 €). El GRNI de cierre son 9 albaranes por 24.500 €. Si dos de esos albaranes (3.200 €) corresponden a material devuelto, la provisión correcta es de 21.300 €, y esos dos albaranes deben cerrarse contra el abono del proveedor. La guía sobre mercancía recibida sin facturar amplía el tratamiento contable.
ininvoice avisa de los albaranes que llevan días recibidos sin que haya llegado su factura, para que el saldo se revise antes del cierre y no al final del año.
¿Qué hago cuando una línea no cuadra con el pedido o el albarán?
Cuando una línea no cuadra, ininvoice retiene la factura y muestra la diferencia en euros y la línea que la causa. La tabla dice quién la resuelve.
| Diferencia | Causa habitual | Quién la resuelve | Salida |
|---|---|---|---|
| Precio por encima del pedido | Tarifa nueva no comunicada, descuento no aplicado | Compras | Abono del proveedor o pedido corregido si el precio nuevo se había pactado |
| Cantidad facturada mayor que la recibida | Entrega parcial facturada completa, rotura en el transporte | Almacén | Esperar la entrega pendiente o pedir abono |
| Línea sin correspondencia en el pedido | Portes, recargos, artículo sustituido | Compras | Aceptar si estaba pactado; si no, reclamar |
| Factura sin albarán | Recepción no registrada todavía | Almacén | Registrar la recepción; la factura se vuelve a comprobar |
Los seis casos de conciliación con la diferencia en euros (entrega parcial, precio distinto, abono, varios pedidos, unidad de medida y portes) muestran cada situación completa.
¿Cómo hace ininvoice el three-way matching en un grupo de sociedades?
ininvoice lee la factura sin plantillas, línea a línea, la asigna a la sociedad del grupo por el NIF del destinatario y la cruza con los pedidos y albaranes de esa sociedad. Para cada línea calcula la diferencia de precio y de cantidad con las fórmulas de esta página, aplica la tolerancia de la organización y deja la factura como conciliada o retenida, con la diferencia explicada en euros y la línea que la causa. Las facturas que cuadran no necesitan que nadie revise sus líneas; las que no cuadran llegan a quien tiene que decidir.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa three-way matching en español?
Significa «conciliación a tres bandas» o «triple conciliación»: comparar la factura del proveedor con el pedido de compra y con el albarán de entrega antes de pagarla.
¿Qué diferencia hay entre 2-way y 3-way matching?
El 2-way matching compara la factura solo con el pedido (precio y cantidad pedida). El 3-way matching añade el albarán, de modo que también comprueba que lo facturado se recibió. El 2-way basta para servicios; para mercancía hace falta el 3-way.
¿Qué tolerancia es razonable en el three-way matching?
Una tolerancia por línea que combine un importe y un porcentaje, de modo que una diferencia de céntimos por redondeo no retenga la factura y una diferencia real en una línea cara sí lo haga. ininvoice retiene por defecto la línea cuya diferencia supera 1,50 € o supera el 2 %, y la organización puede cambiar los dos valores.
¿Por qué no basta con comparar el total de la factura con el del pedido?
Porque dos errores de signo contrario en dos líneas se compensan y el total cuadra. Además, el total lleva impuestos y portes que el pedido puede no tener, y en las entregas parciales el total de la factura nunca coincide con el del pedido.
¿Qué es el GRNI y qué tiene que ver con el three-way matching?
El GRNI es el saldo de mercancía recibida cuya factura aún no ha llegado. Es el reverso del three-way matching: los albaranes que no encuentran factura forman el GRNI y hay que provisionarlos al cierre y revisarlos para que no se paguen dos veces ni se queden abiertos para siempre.
¿Qué conviene recordar del three-way matching?
El three-way matching compara cada línea de la factura con el pedido y con el albarán, nunca los totales. Una tolerancia por línea, en importe y en porcentaje, separa el redondeo de la diferencia real. ininvoice hace ese cruce dentro de cada sociedad y explica en euros cada línea que retiene.
Cada línea de la factura, cruzada con su pedido y su albarán
ininvoice cruza cada línea con su pedido y su albarán, con entregas parciales, facturas agrupadas, abonos y rappels, y tolerancias configurables (2 % o 1,50 € por defecto). Mándame 3–5 facturas de proveedor y, si los tienes, el pedido y el albarán de alguna.
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