GRNI: la mercancía recibida sin facturar que tu contabilidad no ve
Cada albarán sin factura es un gasto devengado que no aparece en ningún sitio. Se llama GRNI y en la mayoría de pymes nadie lo mide.
Respuesta rápida
GRNI (goods received, not invoiced) es la mercancía que tu empresa ya recibió pero cuyo proveedor todavía no ha facturado. Es pasivo real: el gasto existe aunque no haya factura. Si no se controla, infla el resultado del periodo, sorprende en el cierre y esconde facturas perdidas. El control consiste en cruzar albaranes registrados contra facturas recibidas y vigilar la antigüedad de lo pendiente.
Si eres CFO
El proceso de control en 5 pasos, del registro del albarán a la provisión de cierre.
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Los tres síntomas de un GRNI descontrolado: facturas sorpresa, reclamaciones y compras sin recepción.
Operaciones
Cómo el GRNI deja de ser un trabajo y pasa a ser una consulta automática.
Hay un gasto en tu empresa que no aparece en ningún informe: la mercancía que ya entró por el muelle pero que el proveedor aún no ha facturado. Tiene nombre —GRNI— y es la otra cara de la triple conciliación.
Por qué el GRNI es invisible (y por qué importa)
El albarán no genera apunte contable en la mayoría de pymes: se firma, se archiva y se olvida. La factura llega semanas después — o no llega. Mientras tanto, el gasto está devengado pero ningún informe lo muestra. Consecuencias concretas: resultado mensual inflado (falta gasto), sustos en el cierre trimestral cuando las facturas atrasadas llegan en tromba, y disputas imposibles con proveedores cuando la mercancía se recibió hace cuatro meses y nadie recuerda nada.
Los tres síntomas de un GRNI descontrolado
- Facturas "sorpresa" en el cierre: gasto de octubre que aparece en enero. No es que el proveedor tarde: es que nadie lo esperaba.
- Reclamaciones de proveedores por facturas que "no constan": la factura se perdió en un buzón y nadie la echó de menos, porque nadie sabía que faltaba.
- Compras sin control de recepción: si no sabes qué recibiste sin facturar, tampoco sabes qué te facturaron sin recibir. Son las dos caras del mismo descontrol.
Cómo se controla el GRNI (el proceso)
- Registra TODOS los albaranes al recibir, enlazados a su pedido.
- Cruza cada factura entrante contra los albaranes abiertos (eso ya es la triple conciliación trabajando).
- Revisa semanalmente el listado de albaranes sin factura con más de 30 días.
- Reclama la factura al proveedor ANTES del cierre — no después.
- Provisiona en el cierre lo que siga sin facturar, con el albarán como soporte del importe.
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Automatizarlo: el GRNI como subproducto de la conciliación
Si tus albaranes y facturas entran automáticamente y se enlazan a sus pedidos, el GRNI deja de ser un trabajo: es una consulta. ininvoice lee albaranes y facturas del correo (conexión con Gmail), los enlaza a su pedido línea a línea y deja visible exactamente qué mercancía está recibida y pendiente de factura — con su antigüedad. El aviso de "recibido sin facturar" sale solo, antes de que sea un susto de cierre.
Preguntas frecuentes
- ¿El GRNI se contabiliza?
- En el cierre, sí: la mercancía recibida sin factura se provisiona como gasto devengado (con el albarán como soporte). El resto del tiempo, lo importante es tenerlo medido para que la provisión sea real y no una estimación a ojo.
- ¿Cada cuánto reviso los albaranes sin factura?
- Semanalmente para reclamar, y siempre antes de cada cierre mensual. Con más de 30 días de antigüedad, un albarán sin factura merece una reclamación al proveedor.
- ¿Qué pasa si el proveedor nunca factura?
- Prescribe su derecho de cobro, pero no cuentes con ello: lo habitual es que facture tarde y con recargo de sorpresa. Reclamar la factura a tiempo te da control del gasto y del IVA deducible del periodo correcto.
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