¿Qué hacer cuando una factura no coincide con el albarán?
Los descuadres entre lo facturado y lo recibido son el día a día de cuentas a pagar. Esta guía ordena el proceso: causas, decisión y automatización.
Respuesta rápida
Cuando una factura no coincide con el albarán, primero identifica el tipo de descuadre (precio, cantidad o concepto), después compáralo línea a línea contra el pedido y el albarán con precios sin IVA, y decide según tu tolerancia: dentro del umbral se aprueba, fuera del umbral se retiene y se reclama al proveedor. Nunca apruebes comparando totales.
Si eres CFO
Aísla la línea, compara sin IVA y decide por tolerancia: el proceso completo en cinco pasos.
Responsable de AP
Los tres tipos de descuadre —precio, cantidad y concepto— y quién manda en cada uno.
Operaciones
Cómo la detección línea a línea frena sola la factura que no cuadra.
Una factura que no cuadra con el albarán no es una anomalía: es rutina en cuentas a pagar. Lo que separa a un equipo que controla de uno que paga de más es el proceso. Aquí lo tienes ordenado, de la causa a la triple conciliación automática.
Los tres tipos de descuadre (y quién suele tener razón)
- Descuadre de cantidad: la factura cobra 10 unidades y el albarán registra 8. Causa típica: entrega parcial que el proveedor factura completa, o mercancía dañada descontada en recepción. Aquí el albarán manda: no se paga lo que no ha entrado.
- Descuadre de precio: la cantidad cuadra pero el precio unitario no coincide con el pedido. Causa típica: tarifa actualizada sin comunicar, descuento pactado que no se aplicó, o error de captura. Aquí manda el pedido: era el acuerdo.
- Descuadre de concepto: la línea facturada no aparece en el albarán (portes, recargos, material sustituido). Es el más peligroso: se cuela como "gasto menor" y nadie lo valida.
El proceso en 5 pasos
- Aísla la línea, no el total. Dos errores de signo contrario pueden dejar el total cuadrado con las dos líneas mal. Comparar totales esconde el problema.
- Compara sin IVA. El IVA multi-tipo distorsiona: una línea al 21% y otra al 10% hacen imposible razonar sobre el bruto.
- Aplica tolerancia por línea. Un umbral razonable: 2% o 1,50 € por línea. Por debajo, es ruido de redondeo; por encima, es una discrepancia que alguien debe ver.
- Documenta la decisión. Quién aprobó, cuándo y por qué. Si Hacienda o un auditor pregunta en 2 años, la nota de hoy vale oro.
- Reclama con evidencia. Al proveedor no se le dice "no cuadra": se le envía la línea, el precio del pedido y la cantidad del albarán. Las reclamaciones con evidencia se resuelven en días; las vagas, en meses.
Qué NO hacer
- Pagar y "ya lo arreglaremos con un abono". El abono llega tarde o no llega.
- Bloquear la factura entera por una línea. Retén la línea en disputa; el resto sigue su flujo.
- Resolver por email sin dejar rastro en el sistema. La auditoría no lee tu bandeja de entrada.
¿Cuántas de tus facturas no cuadran con el albarán? ininvoice cruza cada factura contra su pedido y su albarán línea a línea y te enseña solo los descuadres, con la línea exacta señalada. Empezar gratis.
Automatizar la detección: cómo lo hace ininvoice
ininvoice concilia cada factura contra su pedido y su albarán línea a línea, con precios sin IVA y tolerancia configurable (2% o 1,50 € por defecto). Si una línea se sale, el caso se frena solo y muestra exactamente qué línea, qué importe y contra qué documento. Lo que cuadra se aprueba sin tocar; lo que no, llega a tu equipo con la evidencia preparada. La detección de una factura que cobra mercancía nunca recibida es automática: el caso queda en espera hasta que llegue el albarán.
Preguntas frecuentes
- ¿Se puede pagar una factura si el albarán no ha llegado todavía?
- Se puede, pero no se debe: sin recepción confirmada estás pagando a ciegas. Lo correcto es dejar el caso en espera hasta que llegue el albarán, que es lo que hace un flujo de triple conciliación.
- ¿Qué tolerancia de descuadre es razonable?
- Un estándar habitual es 2% o 1,50 € por línea, sobre precios sin IVA. Umbrales mayores dejan pasar sobreprecios reales; menores generan revisiones por céntimos de redondeo.
- ¿El descuadre lo resuelve compras o finanzas?
- La detección es de finanzas (cuentas a pagar); la resolución del origen suele ser de compras. Por eso el caso debe llevar la evidencia línea a línea: para que compras reclame sin re-investigar.
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