Cuentas a pagar en construcción: albaranes de obra, certificaciones y varias sociedades

En construcción, la factura de proveedor llega lejos de donde nació el gasto. El material se descarga en la obra, el encargado firma un albarán en papel y la factura llega a administración semanas después, a menudo agrupando varias entregas. Las subcontratas facturan por certificación, sin albarán; los alquileres, por días. Antes de aprobar, cuentas a pagar necesita saber qué se pidió para esa obra, qué se recibió y cuánto se ha facturado ya.

Cómo llegan las facturas a una constructora

Las facturas llegan por correo a uno o varios buzones, y los albaranes, cuando llegan, lo hacen en papel, escaneados o fotografiados en la propia obra. Mientras un albarán no está en administración, la factura no se puede comparar con lo recibido.

Ejemplo en euros: una factura mensual que agrupa albaranes de obra (datos sintéticos)

Ejemplo construido para esta guía con cifras redondas; no corresponde a ninguna empresa real.

Una constructora pide para una obra 300 m³ de hormigón a 78,00 €/m³ sin impuestos. Durante el mes, el encargado firma cuatro albaranes: 42, 38, 40 y 36 m³, en total 156 m³. A final de mes llega una factura que cobra 192 m³ a 80,50 €/m³.

Comparada con el total del pedido (300 m³ × 78,00 € = 23.400,00 €), la factura queda por debajo y parece correcta. Comparada con los albaranes, cobra 36 m³ que no constan recibidos y un precio un 3,2 % más alto que el pactado. La primera diferencia puede tener explicación (un albarán que no ha llegado de la obra); la segunda necesita una factura corregida o un abono. Ninguna de las dos se ve si se cuadra por totales.

Albaranes de obra y entregas parciales

Un pedido de obra casi nunca se sirve de una vez: el hormigón llega por camiones, la ferralla por fases y los áridos según avanza el movimiento de tierras. Cada entrega tiene su albarán y cada factura puede cubrir una parte, varias entregas o el pedido entero. El control útil es por línea de pedido: cuánto se ha recibido, cuánto se ha facturado ya y cuánto queda. Una factura nueva se compara con lo recibido y todavía no facturado, no con el pedido completo; así un albarán que ya entró en una factura anterior no vuelve a cubrir otra. El método completo, con los seis casos de conciliación, está en la guía de conciliación de facturas con pedidos y albaranes, y la respuesta corta en cómo se controlan las facturas de un pedido con entregas parciales.

Certificaciones de subcontratas: sin albarán, contra el pedido

La subcontrata factura lo ejecutado en el periodo según una certificación que valida quien dirige la obra. No hay albarán: lo que hay es un pedido o un contrato con sus partidas, sus precios y, a menudo, una retención de garantía y un anticipo que se descuenta en las certificaciones siguientes. El riesgo no está en el papel sino en la suma: certificaciones que, una tras otra, superan lo contratado en una partida sin que nadie haya firmado un modificado.

La comprobación tiene dos partes. Que cada partida facturada exista en el pedido y al precio pactado, y que la cantidad certificada hasta la fecha no supere la contratada en esa línea del pedido; eso lo hace la herramienta. Y que la obra certificada esté de verdad ejecutada; eso solo lo sabe quien la dirige, y por eso la factura pasa por su aprobación. Cómo se reparte quién aprueba qué está en automatizar la aprobación de facturas de proveedores.

Retenciones e inversión del sujeto pasivo

Dos particularidades fiscales cambian el aspecto de la factura sin cambiar lo que hay que comprobar. En las ejecuciones de obra de urbanización, construcción o rehabilitación contratadas entre promotor y contratista, y en las subcontratas de esa cadena, el IVA lo declara quien recibe la obra: la factura llega sin IVA repercutido y con la mención de inversión del sujeto pasivo (Ley 37/1992 del IVA, artículo 84.Uno.2.º f). Y la factura de una subcontrata que es un autónomo puede llevar una retención de IRPF que se resta del total; el detalle está en la retención de IRPF en subcontratistas.

Como el cruce con el pedido se hace con precios unitarios antes de impuestos, ni la ausencia de IVA ni la retención alteran la comparación de líneas. Lo que sí hay que comprobar es que la factura cuadre consigo misma: base más IVA menos retención igual al total.

Varias obras, varias sociedades

Muchas constructoras trabajan con varias sociedades: una por promoción, la de maquinaria, la de servicios, y uniones temporales de empresas con otros contratistas, que tienen NIF propio. Comparten proveedores y, muchas veces, el buzón donde llegan las facturas. El primer control es asignar cada factura a la sociedad correcta por el NIF del receptor y no cruzarla nunca con un pedido de otra sociedad. Cómo se hace está en separar las facturas de varias sociedades por el NIF del receptor, y la respuesta corta en cómo se llevan las cuentas a pagar de un grupo con varias sociedades.

Qué hace ininvoice con estas facturas

• Entrada. Conectas el buzón de Gmail en modo lectura o subes los documentos; los pedidos y los albaranes entran igual que las facturas. Lee PDF, imagen, escaneado o foto, también el albarán fotografiado en la obra.
• Materiales. Cruza cada línea con el pedido y con los albaranes, con la tolerancia que fije la organización (por defecto retiene la línea que supera 1,50 € o el 2 %), y muestra cada diferencia de precio o de cantidad en euros.
• Entregas parciales. Lleva la cuenta de lo recibido y lo facturado por línea de pedido, dentro de cada sociedad. Varios albaranes pueden cubrir una misma línea y una factura puede agrupar varios pedidos.
• Subcontratas, alquileres y servicios. Un pedido marcado como de servicio, sin recepción, se cruza solo contra el pedido, y cada factura consume cantidad de su línea. Una factura sin pedido no se da por buena: queda retenida para que la apruebe una persona.
• Comprobación fiscal. Comprueba que base más IVA menos retención de IRPF dé el total, el NIF y las fechas; una factura con inversión del sujeto pasivo se concilia sin IVA repercutido.
• Duplicados. Retiene la factura con el mismo número normalizado del mismo proveedor y avisa de la que repite proveedor e importe al céntimo en menos de 30 días; ver los tipos de factura duplicada.
• Sociedades. Asigna cada factura a su sociedad por el NIF del receptor y nunca la cruza con el pedido de otra.
• ERP. No hay conexión directa: lo aprobado se exporta en CSV o Excel para importarlo en el ERP. Cómo se hace con los programas más habituales: facturas de proveedor que entran en A3 y facturas de proveedor en Sage 50 y Sage 200.

Límites de hoy: ininvoice no mide la obra ejecutada ni lee la certificación a origen; no lleva el saldo de anticipos ni de retenciones de garantía, que siguen en el ERP o en el control de la obra; y no asigna la factura a una obra ni a un centro de coste: la separación es por sociedad, y la obra se distingue por el pedido con el que se cruza cada factura. La lectura directa de factura electrónica estructurada está en desarrollo. Si la constructora es parte de un grupo grande, la guía de software de cuentas por pagar para grandes empresas reúne lo que conviene pedir a la herramienta. Para una empresa pequeña, ver Software de cuentas a pagar para pymes.

Plazos de pago y factura electrónica 2027

La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad (artículo 4) fija el plazo de pago entre empresas en 30 días desde la entrega o el servicio, ampliable por pacto hasta un máximo de 60 días naturales. Una factura que espera a que llegue un albarán de la obra consume ese plazo. Además, según el calendario de la Agencia Tributaria, una empresa de más de 8 millones de euros de volumen de operaciones recibirá factura electrónica estructurada desde el 6 de octubre de 2027, y el Real Decreto 238/2026 (artículo 10) le obliga a comunicar al proveedor el rechazo y el pago completo de cada factura en cuatro días, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. El detalle, en la guía de factura electrónica para el receptor.

Preguntas frecuentes

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Mándame 3–5 facturas de proveedor y, si los tienes, el pedido y el albarán de alguna.

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