Verifactu para empresas pagadoras: qué tienes que hacer cuando recibes una factura con QR Verifactu

Última actualización: 24 de octubre de 2026. Fechas y normas enlazadas a su fuente: Real Decreto 1007/2023 y Real Decreto-ley 15/2025.

¿Qué es Verifactu desde el punto de vista del que recibe la factura?

La mayoría de blogs y consultoras sobre Verifactu cubren un solo ángulo: cómo emitir una factura Verifactu, cómo certificar el software de facturación, cómo cumplir con el reglamento del fabricante (Real Decreto 1007/2023). Esa narrativa es legítima, pero deja sin tratar al 100% de los receptores, que somos todos: cualquier empresa que recibe facturas de proveedores entra automáticamente en el "lado pasivo" de Verifactu.

Desde la posición del pagador / receptor, Verifactu es un mecanismo que eleva la trazabilidad de las facturas que entran a tu workflow de cuentas a pagar (AP). Cada factura Verifactu llega con tres elementos verificables:

1. Un código QR en la representación visual de la factura (PDF, impresa, e-mail con HTML).
2. Una huella criptográfica (hash) que encadena ese registro con el anterior emitido por el mismo proveedor. El encadenamiento se hace mediante SHA-256 sobre los campos relevantes de cada factura + el hash de la factura anterior.
3. Una mención literal "VERIFACTU" en la propia factura (cuando el emisor está acogido a la modalidad de remisión a AEAT, no a la modalidad "no verificable" del mismo Reglamento).

Como receptor, tu interacción nominal con Verifactu se limita a tres acciones potenciales:

• Escanear el QR para confirmar que la factura existe en los registros de AEAT (cuando el emisor opta por modalidad Verifactu remitida).
• Conservar el QR y el campo de huella en tu archivo digital de facturas (igual que ya conservas el resto de la factura: artículo 165 LIVA + Reglamento de Facturación).
• Detectar discrepancias entre lo que escaneas y lo que el proveedor te ha enviado (importe, NIF emisor, fecha).

Ninguna de estas tres acciones es obligatoria para el receptor según el Real Decreto 1007/2023 ni según el Real Decreto-ley 15/2025. Pero las tres son defendibles ante inspección y disuasorias frente a fraude del proveedor, el caso típico es un proveedor que te emite una factura "Verifactu-like" con QR aparente pero que nunca registró el documento en AEAT, dejándote a ti con una factura que Hacienda no reconoce.

Anti-pánico. No vas a tener un problema fiscal por no validar el QR de las facturas de tus proveedores en 2026 o 2027. El sistema Verifactu reparte responsabilidades: el emisor responde por la emisión correcta, tú respondes por contabilizar el gasto deducible que corresponda. Pero sí vas a tener un problema operativo si descubres tarde (en cierre, en auditoría) que un proveedor te emitió facturas inválidas o duplicadas.

¿Qué obligaciones tiene el pagador legalmente?

Respuesta corta: estrictamente, ninguna obligación nueva derivada de Verifactu. El Real Decreto 1007/2023 (Reglamento de los sistemas informáticos de facturación) recae sobre el emisor y sobre el fabricante del software que emite. El receptor mantiene exactamente las mismas obligaciones que ya tenía antes de Verifactu:

Obligación del receptor	Origen	¿Cambia con Verifactu?
Recibir y conservar la factura (papel o electrónica) durante 4 años	Art. 165 LIVA + Reglamento de Facturación RD 1619/2012	No
Verificar que la factura cumple los requisitos formales (NIF emisor, número, fecha, base, IVA)	Reglamento de Facturación	No, pero el QR facilita la verificación
Conservar la integridad y legibilidad de la factura electrónica	RD 1619/2012 art. 8 + 21	No, pero conviene archivar el QR junto a la factura
Detectar duplicidad y registrar correctamente en el libro de facturas recibidas	LIVA + Reglamento	No, pero el hash Verifactu sirve como clave única natural
Reportar la factura recibida en SII (si tu empresa está incluida en SII)	Real Decreto 596/2016	No: SII y Verifactu son sistemas paralelos, no encadenados

Donde sí hay interacciones indirectas con Verifactu:

• Si tu proveedor te emite Verifactu pero la factura no aparece en AEAT al validarla, puedes estar ante una factura que el emisor no remitió correctamente. Como pagador, no eres responsable, pero conviene comunicárselo al proveedor para que lo regularice. Best practice: validar al recibir, no en el cierre.
• Si tu proveedor te emite con "factura no verificable" (la otra modalidad del RD 1007/2023, sin remisión a AEAT en tiempo real), no podrás escanear el QR contra el sistema central. Esa factura es legal igualmente, pero pierdes el beneficio de validación instantánea.
• A partir de la entrada en vigor de la factura electrónica B2B obligatoria (Ley Crea y Crece, Ley 18/2022, desarrollada por el Real Decreto 238/2026), el receptor sí tendrá obligaciones adicionales: comunicar la aceptación o el rechazo y el pago de cada factura (artículos 10 y 12). Pero eso es factura electrónica B2B, no Verifactu. Son sistemas diferentes que conviven, para profundizar, lee la guía de recepción de la factura electrónica.

Resumen del marco legal: Verifactu no añade carga al pagador. La factura electrónica B2B sí lo hará. No mezcles los dos sistemas en tu plan de adaptación.

Cómo validar un QR Verifactu paso a paso

A continuación, el procedimiento manual para validar el QR de una factura Verifactu recibida. Está pensado para que un equipo financiero lo ejecute sin software especializado; más abajo verás cómo automatizarlo dentro de un workflow AP.

1. Identifica que la factura es Verifactu. Busca en la factura recibida (PDF, e-mail HTML, impresa) dos señales: la leyenda literal "VERIFACTU" o "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" (normalmente cerca del pie o junto al QR) y un código QR cuadrado, distinto del QR de pago o del QR de TicketBAI (si el emisor está en País Vasco). El QR Verifactu apunta a una URL del dominio aeat.es en el sistema definitivo de AEAT. Si no encuentras esas señales, la factura no es Verifactu: puede ser una factura ordinaria perfectamente válida, simplemente emitida por un proveedor que aún no se ha adherido al sistema.
2. Escanea el QR con tu móvil o lector. Usa cualquier lector de QR estándar (cámara nativa del móvil, app de lectura de códigos, módulo de tu software de gestión documental). No necesitas una app oficial de la AEAT; el QR contiene una URL pública. Al escanear, el QR redirige a una página de la sede de AEAT que muestra los datos cotejados de la factura: NIF del emisor, número de factura, fecha, base imponible e importe total.
3. Compara los datos cotejados con los de la factura recibida. En la página de AEAT que aparece tras escanear, comprueba uno a uno: NIF del emisor coincide con el que figura en la factura; número de factura coincide letra a letra (cuidado con series alfanuméricas); fecha de expedición coincide; importe total coincide al céntimo. Si cualquiera de los cuatro campos no coincide, marca la factura como sospechosa y abre incidencia con el proveedor antes de contabilizar.
4. Confirma que la factura aparece como "remitida". La página de AEAT indicará si la factura ha sido remitida correctamente al sistema central. Si aparece como "no encontrada" o "pendiente", contacta con el proveedor: o bien usa modalidad "no verificable" (legal pero no consultable), o bien hubo un fallo de comunicación en su software de facturación.
5. Conserva el QR junto con la factura. Tu obligación de conservación durante 4 años aplica a la factura entera, incluido el QR si forma parte de la representación visual original. Cuando archives la factura en tu gestor documental, no recortes el QR: archiva el PDF completo o, si extraes datos a JSON, guarda al menos la URL del QR y el hash que aparezca en la factura.
6. Registra el resultado de la validación en tu sistema. En tu ERP o módulo de cuentas a pagar, añade un campo (booleano o estado) verifactu_validado con uno de tres valores: ok, discrepancia, no remitida. Esto te permite filtrar y auditar a final de mes. Automatizarlo exige una herramienta específica de cotejo del QR: ininvoice no lo hace (ver la sección siguiente).
7. Repite el control en muestra para proveedores no Verifactu. Para proveedores que todavía no emiten Verifactu (mientras dure la transición), añade controles compensatorios: verificación periódica del NIF en el censo de la AEAT, control cruzado con SII si aplica, y revisión manual de facturas de importe alto. La validación QR no sustituye al resto de controles AP, los complementa.

Dónde encaja el control de compras en tu workflow AP automation

Validar el QR factura a factura es viable cuando recibes 20 facturas al mes. Cuando recibes 200, 2.000 o 20.000, el cotejo manual contra AEAT se vuelve inasumible y se automatiza con una herramienta específica de validación de QR. Pero el cuello de botella operativo del receptor no es solo el QR: es controlar lo que recibes antes de pagarlo — que la factura cuadre con el pedido y el albarán, que no entre duplicada y que el IVA y el IRPF cuadren.

Ahí actúa ininvoice. No coteja el QR contra AEAT; se ocupa del control de compras previo al asiento. El flujo es:

1. Captura: la factura llega por Gmail (conexión OAuth, solo lectura) o por subida manual.
2. Extracción con IA: ininvoice lee la factura en PDF o imagen y extrae emisor, número, fecha, base, IVA, IRPF, total y líneas.
3. Duplicados: comparación multi-criterio con bloqueo antes de aprobar, para no pagar dos veces la misma factura.
4. Validación fiscal: total = base + IVA − IRPF, NIF de la factura contra el proveedor del pedido, fechas e IVA intracomunitario (inversión del sujeto pasivo).
5. Matching tres bandas + workflow: la factura pasa al matching a tres bandas línea a línea (pedido + albarán + factura), con tolerancias configurables (por defecto, 2 % o 1,50 € por línea) y entregas parciales. Lo que no cuadra queda en el panel para aprobar, rechazar o pedir aclaración.

El valor de esta capa de control para el receptor no es el "cumplimiento" (recordemos que el receptor no tiene obligación) sino tres ganancias operativas concretas:

• Menos excepciones y menos reproceso. Cada factura llega al aprobador ya cruzada con pedido y albarán; lo que cuadra queda listo para aprobar y el equipo financiero dedica su tiempo a lo que no cuadra.
• Duplicados bloqueados antes del pago. La comparación multi-criterio con bloqueo evita el doble pago, el error más caro de una bandeja de facturas.
• Auditoría preparada. Cada factura guarda su historial de aprobación y se exporta a Excel con hoja de audit trail. Cuando llegue inspección, no recompones nada a posteriori.

ininvoice cubre este control de compras y convive con tu ERP o tu contabilidad como capa previa, sin sustituirlos. El precio es a medida: así se hace la propuesta. También puedes ver cómo encaja en el impacto de Verifactu en touchless AP con un ejemplo numérico de pipeline real.

Calendario de Verifactu para receptores

Verifactu obliga al emisor, y sus plazos dependen de quién emite. El Real Decreto-ley 15/2025 fijó en la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023 estas fechas límite para tener los sistemas de facturación adaptados (ver también la nota de la AEAT sobre la ampliación del plazo):

El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que quiere aplazar estas obligaciones hasta octubre de 2028 (nota informativa). Es solo un anuncio: mientras no se publique en el BOE, las fechas vigentes son las de la tabla. El detalle, con cada fecha y su fuente, está en el calendario de la factura electrónica y Verifactu.

Lectura para el receptor: durante la transición recibirás a la vez facturas con QR Verifactu y facturas sin él. Las dos son válidas. El control que no cambia es el de siempre: que la factura cuadre con el pedido y el albarán, que no esté duplicada y que el IVA y el IRPF sean correctos.

Factura electrónica B2B, que es otra obligación: el Real Decreto 238/2026 desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresas (Ley 18/2022, «Crea y Crece»). Según el calendario de la AEAT, empieza el 6 de octubre de 2027 para quien factura más de 8 millones de euros y el 6 de octubre de 2028 para el resto. Afecta a cómo se intercambian las facturas, no a cómo las registra el emisor: ver la guía de recepción de la factura electrónica.

Errores típicos al validar Verifactu recibido

Errores que conviene evitar cuando empiezan a llegar facturas Verifactu de tus proveedores.

Error 1: validar el QR sólo al cierre de mes

Síntoma: el equipo financiero acumula facturas durante el mes y al cierre intenta validar todos los QR de golpe. Encuentra discrepancias tarde, cuando ya no hay margen para pedir corrección al proveedor.

Solución: validar al recibir. Comprobar cada factura cuando llega evita acumular el trabajo al cierre, cuando ya no hay margen para pedir correcciones.

Error 2: confundir QR Verifactu con QR TicketBAI

Síntoma: un proveedor del País Vasco emite con TicketBAI y el equipo intenta validar contra el sistema central de AEAT. La validación falla siempre porque TicketBAI tiene su propio sistema (BATUZ).

Solución: el detector debe distinguir por dominio de la URL del QR. TicketBAI apunta a bizkaia.eus, gipuzkoa.eus, o araba.eus. Verifactu apunta a aeat.es.

Error 3: rechazar facturas sin QR como "no válidas"

Síntoma: una factura sin QR Verifactu se trata como factura defectuosa. Devolución al proveedor. Fricción innecesaria.

Solución: hasta 2027/2028 muchos proveedores legítimos no emiten Verifactu. La ausencia de QR no es un defecto. Solo es relevante si el proveedor te ha confirmado que ya está en Verifactu y aun así emite sin QR: entonces sí pide corrección.

Error 4: archivar la factura sin el QR

Síntoma: el OCR extrae los datos a JSON y descarta el PDF original. Pasados meses, en una inspección, no hay manera de revalidar.

Solución: archivar siempre el PDF original junto con los datos extraídos. Conservación 4 años, igual que cualquier factura.

Error 5: tratar Verifactu como sustituto del three-way matching

Síntoma: el equipo financiero asume que "factura Verifactu = factura correcta" y baja el rigor del control contra pedido y albarán.

Solución: Verifactu certifica emisión válida, no importe correcto. Una factura puede ser perfectamente Verifactu y a la vez estar duplicada, mal facturada o no corresponder con lo entregado. El manual de three-way matching sigue siendo el control que detecta varianza de precio o cantidad: Verifactu es una capa anterior, no un sustituto.

Error 6: pánico regulatorio en cierre 2025

Síntoma: equipos de AP detienen pagos a proveedores que "no han implementado Verifactu" creyendo que está vigente desde 2025.

Solución: Verifactu no obliga a nadie todavía: los sistemas de facturación de las sociedades tienen que estar adaptados antes del 1 de enero de 2027 y los del resto antes del 1 de julio de 2027 (Real Decreto-ley 15/2025), y quien lleva el SII queda fuera. Una factura sin QR Verifactu es plenamente válida y se procesa con normalidad.

FAQ

¿El receptor de una factura Verifactu está obligado a validar el QR?

No. El Real Decreto 1007/2023 y el Real Decreto-ley 15/2025 imponen obligaciones al emisor y al fabricante del software de facturación, no al receptor. Validar el QR es best practice por trazabilidad y detección temprana de errores del proveedor, pero no es exigible legalmente.

¿Qué pasa si recibo una factura Verifactu cuyo QR no valida contra AEAT?

La factura sigue siendo válida formalmente si cumple los requisitos del Reglamento de Facturación (NIF, número, fecha, base, IVA). Que el QR no valide indica que el emisor no remitió correctamente el registro a AEAT, es un problema del emisor, no tuyo. Best practice: comunicarlo al proveedor para que regularice, y conservar la factura como recibida.

¿Verifactu sustituye al SII?

No. Verifactu y SII son sistemas paralelos. SII es el suministro inmediato de información de los libros registro y aplica a empresas grandes (>6M€) y voluntarios. Verifactu es el sistema verificable de facturación. Una empresa puede estar obligada a ambos, a uno solo, o a ninguno según su tamaño y actividad.

¿Cómo se diferencia un QR Verifactu de un QR TicketBAI?

Por el dominio de la URL a la que apunta. Verifactu apunta a aeat.es (sede electrónica nacional). TicketBAI apunta a bizkaia.eus, gipuzkoa.eus o araba.eus según el territorio histórico vasco. Visualmente son iguales (códigos QR cuadrados), funcionalmente equivalen, pero los sistemas centrales son distintos.

¿Tengo que conservar el QR Verifactu durante 4 años?

Sí, como parte integral de la factura. La obligación de conservación durante 4 años (art. 165 LIVA + RD 1619/2012) aplica a la representación visual completa. Si archivas en PDF, no recortes el QR. Si extraes a JSON, conserva la URL del QR y el hash.

¿Y si mi proveedor emite con "factura no verificable" (modalidad no Verifactu)?

Es plenamente legal. El RD 1007/2023 contempla dos modalidades: Verifactu (con remisión a AEAT) y no verificable (sin remisión, pero con los mismos requisitos de integridad criptográfica e inalterabilidad). En la modalidad no verificable no podrás escanear el QR contra el sistema central, pero la factura es válida igualmente. Como receptor, tu única acción es archivar normalmente.

¿La validación QR Verifactu funciona offline?

No. La validación requiere consultar la sede electrónica de AEAT en tiempo real. Si no tienes conexión, no puedes validar. Esto es esperable: el valor de la validación está en el cotejo contra el registro central, que vive en AEAT.

¿Cómo ayuda ininvoice a controlar las facturas Verifactu que recibo?

ininvoice no valida el QR contra AEAT: ese cotejo es un control manual del receptor o de una herramienta específica. Lo que ininvoice sí hace sobre cada factura recibida, tenga QR o no, es leerla en PDF o imagen, cruzarla con tu pedido y albarán línea a línea, bloquear duplicados antes de aprobar y validar IVA, IRPF, NIF y fechas. Lo que cuadra queda listo para que una persona lo apruebe; el equipo financiero dedica su tiempo a las excepciones. Lee cómo encaja en un flujo touchless AP.

Próximos pasos para tu empresa receptora

Tres acciones concretas que puedes empezar esta semana, en orden de impacto:

1. Inventaria a tus proveedores por tamaño. Separa a los que llevan el SII (quedan fuera de Verifactu como emisores), las sociedades (plazo: antes del 1 de enero de 2027) y los autónomos (antes del 1 de julio de 2027). Esa segmentación te dice qué parte de tu volumen llegará con QR Verifactu y cuándo.
2. Decide modo de validación: manual (procedimiento de los 7 pasos descrito arriba, viable hasta ~50 facturas/mes), o automatizado (integrado en tu sistema AP). La decisión no es ideológica, es de coste/hora financiera.
3. Ajusta tu archivo digital. Verifica que tu gestor documental conserva los PDF completos con QR, no solo los datos extraídos. Si trabajas con un sistema que recorta o normaliza el PDF, pídeles que mantengan la versión original.

Si quieres ver cómo controlar las facturas Verifactu que recibes en un workflow AP real, lee la guía de recepción de factura electrónica, revisa la comparativa específica de verifactu pyme recepción, o profundiza en el impacto de Verifactu en touchless AP.

Fuentes oficiales

• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos de los sistemas y programas informáticos de facturación. BOE-A-2023-24840.
• Real Decreto-ley de aplazamiento Verifactu: consulta el Real Decreto-ley 15/2025.
• Orden Ministerial HAC/1177/2024, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas de Verifactu: BOE-A-2024-22138.
• Sede electrónica AEAT: Sistemas informáticos de facturación y Verifactu: sede.agenciatributaria.gob.es.
• Ley 18/2022, "Crea y Crece" (factura electrónica B2B, sistema independiente de Verifactu): BOE-A-2022-15818.