Factura electrónica · lado receptor
Factura electrónica obligatoria 2027 para empresas: qué cambia en la recepción de factura electrónica B2B
La recepción de factura electrónica pasa a ser obligatoria entre empresas: las empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros tienen que recibir y emitir sus facturas entre empresas en formato electrónico estructurado desde el 6 de octubre de 2027, y el resto desde el 6 de octubre de 2028. La factura electrónica obligatoria 2027 para empresas no es solo una forma nueva de emitir: también obliga a recibir. Quien recibe la factura, además, debe comunicar al proveedor la aceptación o el rechazo y el pago completo de cada factura en un plazo de cuatro días que excluye sábados, domingos y festivos nacionales, y comunicar a la solución pública de la Agencia Tributaria el rechazo y el pago completo. Lo que no cambia para cuentas a pagar es lo esencial: una factura electrónica bien formada puede seguir cobrando más de lo pedido o de lo recibido, así que el cruce con el pedido y el albarán sigue siendo necesario.
Fuentes comprobadas el 24 de octubre de 2026: Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE núm. 79, de 31 de marzo de 2026), Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (BOE núm. 247, de 5 de octubre de 2026, en vigor el 6 de octubre de 2026) y el calendario de implantación de la Agencia Tributaria (actualizado el 13 de octubre de 2026). Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento fiscal.
Las fechas: desde cuándo tienes que recibir factura electrónica
El Real Decreto 238/2026 desarrolla la obligación de factura electrónica entre empresarios y profesionales que creó la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas. Sus plazos empezaron a contar el 6 de octubre de 2026, día en que entró en vigor la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria.
| Quién | Emitir y recibir factura electrónica | Comunicar estados (rechazo y pago) |
|---|---|---|
| Empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros | 6 de octubre de 2027 | 6 de octubre de 2027 |
| Resto de personas jurídicas (sociedades de 8 millones o menos) | 6 de octubre de 2028 | 6 de octubre de 2028 |
| Personas físicas (autónomos) y entidades en régimen de atribución de rentas de 8 millones o menos | 6 de octubre de 2028 | 6 de octubre de 2029 |
El calendario completo, con cada hito enlazado a su fuente y la fecha de la última revisión, está en el calendario de la factura electrónica 2027–2028.
Qué cambia si eres quien recibe las facturas
Casi todo lo que se ha publicado sobre la factura electrónica obligatoria mira al emisor: qué programa usar para facturar. Para un departamento de cuentas a pagar que recibe miles de facturas de cientos de proveedores, los cambios son estos:
| Aspecto | Hasta ahora | Con el Real Decreto 238/2026 | Artículo |
|---|---|---|---|
| Formato | PDF por correo, papel, portal del proveedor | Mensaje estructurado con el modelo semántico EN 16931, en sintaxis UBL, CII, EDIFACT o Facturae | Art. 7.1 |
| Canal | El que acuerden las partes | Una plataforma privada de intercambio, la solución pública de la Agencia Tributaria o ambas; sin acuerdo para recibir por una plataforma privada, se entiende que se opta por la solución pública | Art. 6.1 |
| Punto de entrada | No existe como tal | Quien recibe por una plataforma privada debe dar a conocer su punto o puntos de entrada de facturas | Art. 6.3 |
| Aceptación o rechazo | Interno: el proveedor no siempre se entera | Se informa al emisor de la aceptación o el rechazo comercial, con su fecha | Art. 10.1 |
| Pago | El proveedor lo ve en el banco | Se informa del pago efectivo completo y su fecha al emisor y a la solución pública, junto con la fecha de vencimiento | Arts. 10.1 y 12 |
| Plazo de esas comunicaciones | — | Cuatro días naturales, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produce el estado, para lo que se comunica al emisor y para el pago comunicado a la solución pública; para el rechazo ante la solución pública la norma no fija un plazo propio | Arts. 10.3 y 12.3 |
| Facturas no rechazadas | — | Se presumen aceptadas si no hay rechazo ni factura rectificativa posterior | Art. 12.1 |
| Transición | — | Los emisores de más de 8 millones acompañan cada factura electrónica de un PDF durante doce meses, salvo que el destinatario acepte recibir solo el formato original | Disposición transitoria 2.ª |
Formatos que vas a recibir
El artículo 7.1 del Real Decreto 238/2026 admite cuatro sintaxis, todas sobre el modelo de datos de la norma europea EN 16931: CII, UBL, el mensaje de factura EDIFACT y Facturae. Las plataformas privadas tienen que poder convertir entre los formatos admitidos (art. 7.2), y la solución pública trabaja en UBL (art. 11.2 del Real Decreto y art. 3.1 de la Orden HAC/1028/2026). El preámbulo del Real Decreto considera válido Peppol BIS en las plataformas privadas, porque usa UBL y la EN 16931.
Para un receptor grande, la consecuencia práctica es que el formato deja de ser un problema de lectura: los datos de cabecera y de línea llegan estructurados. El problema que queda es otro: decidir si lo que dice la factura es correcto.
Aceptación, rechazo y pago en cuatro días
El artículo 10.1 obliga al destinatario a informar al emisor de dos estados: la aceptación o el rechazo comercial de la factura, con su fecha, y el pago efectivo completo, con su fecha. El artículo 12.1 obliga además a comunicar a la solución pública el pago completo o el rechazo, sea cual sea el canal por el que llegó la factura; y el 12.3 pide incluir la fecha de vencimiento. Los pagos parciales, la aceptación o el rechazo parcial y la cesión de la factura a un tercero se pueden comunicar, pero no es obligatorio (art. 10.2).
Las comunicaciones al emisor tienen un plazo de cuatro días naturales excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, contados desde la fecha en que se produce el estado: desde que se decide la aceptación o el rechazo, o desde que se paga (art. 10.3). La comunicación del pago a la solución pública tiene el mismo plazo desde la fecha efectiva de pago (art. 12.3); para el rechazo ante la solución pública el Real Decreto no fija un plazo propio. Los festivos autonómicos y locales no se excluyen. El flujo paso a paso, con ejemplos de fechas, está en estados de la factura electrónica: aceptación, rechazo y pago.
Dos efectos para cuentas a pagar que conviene tener presentes desde el primer día:
- Una factura que no se rechaza se presume aceptada. Si el departamento descubre después que el precio no era el pactado, la vía es la factura rectificativa del proveedor, no un rechazo tardío.
- La fecha de vencimiento y la fecha de pago de cada factura quedan comunicadas a la solución pública. El plazo de pago a proveedores lo fija el artículo 4 de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad: 30 días naturales desde la recepción de la mercancía o el servicio por defecto, y nunca más de 60 por pacto.
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El PDF de la transición: la misma factura dos veces
La disposición transitoria segunda del Real Decreto 238/2026 dice que, durante los doce meses siguientes a la fecha en que el Real Decreto produzca sus efectos, los empresarios con facturación superior a 8 millones de euros acompañarán cada factura electrónica de un documento PDF que asegure su legibilidad, salvo que el destinatario acepte de forma voluntaria y expresa recibirla solo en su formato original. Según el calendario de la Agencia Tributaria, para ese grupo la obligación empieza el 6 de octubre de 2027. El PDF se envía por cualquier medio y nunca a la solución pública.
Para el receptor, ese PDF es una copia de lectura de una factura que ya ha llegado en formato estructurado. Si el PDF entra por el buzón de facturas y la factura electrónica por la plataforma, el mismo documento aparece dos veces en el circuito. Hay que tratarlo como un posible duplicado y enlazarlo a su factura electrónica, no registrarlo como una segunda factura. Cómo se detectan esos casos está en los tipos de factura duplicada y cómo pararlos.
Durante un año convivirán además dos tipos de proveedor. Los de más de 8 millones enviarán factura electrónica desde el 6 de octubre de 2027; los de 8 millones o menos no tienen esa obligación hasta el 6 de octubre de 2028. Un grupo que recibe facturas de cientos de proveedores tendrá durante ese tiempo una entrada mixta de facturas estructuradas, facturas con PDF acompañante y facturas solo en PDF.
Por qué sigues necesitando el pedido y el albarán
La factura electrónica garantiza que la factura llega estructurada, con los datos obligatorios y por un canal trazable. No comprueba que el precio sea el pactado en el pedido ni que la cantidad sea la que firmó el almacén en el albarán. La comprobación de precio y cantidad sigue siendo trabajo del receptor, y ahora tiene un plazo: si hay que rechazar la factura, el rechazo tiene que comunicarse al proveedor en cuatro días desde que se decide.
Ejemplo en euros (datos sintéticos)
Ejemplo construido para esta guía con cifras redondas; no corresponde a ninguna empresa real.
Un proveedor emite una factura electrónica en UBL, válida en formato, por 1.000 unidades de una referencia a 4,20 € la unidad, sin impuestos. El pedido de compra fijaba 4,00 € y el albarán firmado recoge 950 unidades recibidas.
| Comprobación | Cálculo | Diferencia |
|---|---|---|
| Precio (factura frente a pedido) | (4,20 € − 4,00 €) × 1.000 unidades facturadas | 200,00 € |
| Cantidad (factura frente a albarán) | (1.000 − 950) unidades × 4,00 € del pedido | 200,00 € |
| Facturado de más sobre lo recibido a precio pactado | 1.000 × 4,20 € − 950 × 4,00 € | 400,00 € |
La validación del formato da esa factura por buena. Sin el cruce línea a línea con el pedido y el albarán, los 400 € se pagan y la factura queda presumida aceptada. Con el cruce, la factura se retiene antes de que corra el plazo de pago y se decide si se rechaza o si se pide una rectificativa. El método completo está en la guía de cómo conciliar facturas con pedido y albarán y en qué es el three-way matching y cómo se aplica.
Lista de comprobación para cuentas a pagar antes del 6 de octubre de 2027
- Saber en qué tramo está cada sociedad del grupo. El umbral es el volumen de operaciones de 8 millones de euros; en un grupo, cada sociedad puede caer en un tramo distinto.
- Elegir el canal de recepción. Plataforma privada, solución pública o ambas. Si no hay acuerdo para recibir por una plataforma privada, el Real Decreto entiende que se recibe por la solución pública.
- Publicar los puntos de entrada si se recibe por plataforma privada, y comunicarlos a los proveedores.
- Clasificar a los proveedores por tramo. Así se sabe quién enviará factura electrónica en 2027, quién en 2028 y quién enviará además el PDF de transición.
- Definir quién decide un rechazo y en qué sistema. El plazo de cuatro días para comunicarlo al proveedor empieza cuando se decide; la decisión tiene que quedar registrada con su fecha y su motivo.
- Tener la fecha de vencimiento de cada factura. Se comunica con el pago, y debe respetar el artículo 4 de la Ley 3/2004.
- Conectar el pago con su comunicación. El pago lo ejecuta tesorería o el ERP; la comunicación del pago completo tiene que salir en cuatro días desde la fecha efectiva de pago.
- Preparar el control de duplicados para la factura electrónica y su PDF acompañante.
- Mantener el cruce con pedido y albarán para todas las facturas, lleguen en el formato que lleguen.
Para saber en qué punto está tu departamento, el test de preparación para la factura electrónica 2027 tiene diez preguntas y da el resultado en pantalla.
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¿Hay sanción por no recibir factura electrónica?
La obligación de recibir factura electrónica entre empresas y de informar de sus estados está en el artículo 2 bis.1 de la Ley 56/2007, en la redacción que le dio la Ley 18/2022. El Real Decreto 238/2026, que la desarrolla, no contiene un régimen sancionador propio.
La multa de hasta 10.000 euros que repiten muchas guías está en el apartado 9 de ese mismo artículo y se refiere a otro supuesto: las empresas que, estando obligadas, no ofrecen a sus usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no dejan a quienes ya no son clientes acceder a sus facturas, y las que prestan servicios al público en general de especial trascendencia económica y no cumplen las demás obligaciones del artículo 2.1. Es la relación con usuarios y consumidores, no la recepción entre empresas.
El artículo 201 de la Ley General Tributaria sanciona el incumplimiento de las obligaciones de facturación, entre otras la expedición, la remisión, la rectificación y la conservación de facturas, con multas del 1 % del importe de las operaciones afectadas, o del 2 % si la factura no se expide o no se conserva. No menciona expresamente la recepción ni la comunicación de estados. Para cuentas a pagar, la consecuencia inmediata de no rechazar a tiempo no es una multa: la factura se presume aceptada (art. 12.1 del Real Decreto 238/2026). Textos consultados en el BOE el 26 de octubre de 2026.
No confundir con Verifactu
Verifactu regula los sistemas informáticos con los que se emiten las facturas y obliga a quien factura, no a quien recibe. La factura electrónica B2B regula el formato y el intercambio entre empresas, y sí obliga al receptor a comunicar estados. Las diferencias, con sus fechas y el aplazamiento anunciado por Hacienda, están en Verifactu frente a factura electrónica obligatoria; el lado del pagador de Verifactu, en qué supone Verifactu para quien paga las facturas.
Qué hace ininvoice hoy y qué no
ininvoice es software de cuentas a pagar del lado receptor. No emite facturas, no es una plataforma de intercambio de factura electrónica y no comunica estados al emisor ni a la solución pública.
- Hoy: lee facturas de proveedor en PDF, imagen, escaneado o foto desde el buzón de correo o por subida manual, línea a línea; cruza cada línea con el pedido y el albarán con la tolerancia que fije la organización (por defecto retiene la línea que supera 1,50 € o el 2 %); retiene posibles duplicados; valida base, IVA, IRPF y NIF; y permite aprobar, rechazar o pedir aclaración desde el panel, con el historial de cada factura.
- En desarrollo: la lectura directa de factura electrónica estructurada (XML). No hay fecha comprometida.
- No hace: no comunica a la solución pública ni al proveedor la aceptación, el rechazo o el pago; esa comunicación la hace la plataforma de facturación electrónica o la solución pública. La decisión de aprobar o rechazar que se toma en ininvoice sirve para saber qué comunicar y cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la recepción de factura electrónica y qué cambia en cuentas a pagar?
Es la parte de la obligación que toca a quien recibe la factura: aceptar las facturas de sus proveedores en formato electrónico estructurado (Facturae, UBL, CII o EDIFACT) y comunicar al emisor la aceptación o el rechazo y el pago completo de cada una (Real Decreto 238/2026, artículos 7.1 y 10.1). En cuentas a pagar cambian el canal, el formato y aparece un plazo para rechazar; no cambia la comprobación de que lo facturado coincide con lo pedido y lo recibido.
¿Qué tiene que hacer una empresa que recibe facturas con la factura electrónica obligatoria B2B en España?
Cuatro cosas. Primera: estar preparada para recibir factura electrónica estructurada desde el 6 de octubre de 2027 si su volumen de operaciones superó 8 millones de euros el año anterior, o desde el 6 de octubre de 2028 en otro caso (calendario de la Agencia Tributaria). Segunda: comunicar al proveedor la aceptación o el rechazo y el pago completo de cada factura en un máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales, desde que se produce cada estado (Real Decreto 238/2026, artículo 10.3). Tercera: comunicar a la solución pública de la Agencia Tributaria el rechazo y el pago completo. Cuarta: seguir cruzando cada factura con su pedido y su albarán antes de aceptarla, porque una factura electrónica bien formada puede cobrar más de lo pedido o de lo recibido.
¿Qué formatos de factura electrónica son válidos?
El artículo 7.1 del Real Decreto 238/2026 admite CII, UBL, EDIFACT y Facturae, siempre sobre el modelo de datos de la norma EN 16931. La solución pública de la Agencia Tributaria trabaja en UBL. El preámbulo considera válido Peppol BIS en plataformas privadas.
¿Qué pasa si no rechazo una factura electrónica?
El artículo 12.1 del Real Decreto 238/2026 presume aceptada la factura si no hay rechazo ni una factura rectificativa posterior.
¿Podré seguir recibiendo facturas en PDF?
Sí, durante la transición. Los proveedores de 8 millones o menos no están obligados a emitir factura electrónica hasta el 6 de octubre de 2028, y los de más de 8 millones acompañan cada factura electrónica de un PDF durante doce meses salvo que el receptor acepte solo el formato original (disposición transitoria segunda).
¿La factura electrónica sustituye al three-way matching?
No. La factura electrónica asegura el formato y el canal, no que el precio y la cantidad coincidan con el pedido y el albarán. Ese cruce sigue siendo trabajo del receptor, y ahora con plazo para rechazar.
Cada línea de la factura, cruzada con su pedido y su albarán
ininvoice lee hoy la factura de proveedor en PDF, imagen o escaneado, línea a línea, y cruza cada línea con su pedido y su albarán; la lectura de Facturae en XML está en desarrollo. Mándame 3–5 facturas de proveedor y lo vemos con las tuyas.
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