Glosario de cuentas a pagar y conciliación de facturas

Un glosario de cuentas a pagar recoge el vocabulario con el que trabajan el equipo de proveedores, el controller y el director financiero: los documentos (pedido, albarán, factura, abono), los controles (three-way matching, tolerancias, duplicados), los indicadores (DPO, coste por factura) y la normativa española de factura electrónica. Cada definición se puede leer sola.

47 términos, ordenados alfabéticamente. Los conceptos se explican con el detalle de cómo se comprueban en la práctica; las normas citadas enlazan a su fuente oficial.

A

Abono

Factura rectificativa con importe negativo que emite el proveedor para devolver o descontar una cantidad ya facturada: una devolución, una rotura, un error de precio o un rappel. Un abono debe enlazarse con la factura original que corrige; si se trata como una factura suelta, el saldo del proveedor queda mal y la diferencia se paga dos veces o no se recupera.

También: nota de crédito, factura de abono.

Ver también: Factura rectificativa · Rappel

Albarán de entrega

Documento que acompaña a la mercancía y deja constancia de qué se entregó, en qué cantidad y en qué fecha. En la conciliación de facturas, el albarán prueba la cantidad recibida: sin albarán no se puede saber si la factura cobra lo que de verdad entró en el almacén. El albarán no es un documento fiscal; la factura sí.

También: nota de entrega, albarán de recepción, goods receipt.

Ver también: Albarán valorado · Cómo se concilia la factura con el albarán

Albarán valorado

Albarán que, además de las cantidades entregadas, incluye el precio de cada línea. Un albarán valorado permite comprobar el precio sin esperar a la factura; un albarán sin valorar solo prueba cantidades, y el precio se comprueba contra el pedido.

También: albarán con precios.

Ver también: Albarán de entrega

Aprobación de facturas

Decisión de una persona con autoridad de que una factura de proveedor puede contabilizarse y pagarse. En un proceso con pedido, la aprobación del gasto suele estar ya en el pedido, y la aprobación de la factura se concentra en las que no cuadran o no tienen pedido.

También: visto bueno, autorización de pago.

Ver también: Excepción

ASN (aviso de envío anticipado)

Aviso que el proveedor transmite antes de que llegue la mercancía, con qué se va a entregar, en qué cantidad y cuándo. En EDI se envía como mensaje DESADV. El ASN anuncia la entrega; el albarán firmado la confirma.

También: Advanced Shipping Notice, DESADV.

Ver también: EDI

C

Coste por factura

Coste total de tramitar una factura de proveedor, desde que llega hasta que se paga: horas del equipo de cuentas a pagar, aprobadores, herramientas, reclamaciones y errores. Se calcula dividiendo el coste anual del proceso entre el número de facturas del año, y es el indicador más usado para comparar el proceso antes y después de automatizarlo.

También: coste de procesar una factura.

Ver también: Procure-to-pay: fases y KPIs

Conciliación a dos bandas (two-way matching)

Comprobación de que la factura coincide con el pedido de compra, línea a línea, en precio unitario y cantidad, sin mirar el albarán. Basta en servicios y suscripciones, donde no hay mercancía que contar; en compras de mercancía deja sin comprobar si lo facturado llegó.

También: doble conciliación, 2-way match.

Ver también: Doble o triple conciliación: cuál usar

Conciliación a tres bandas (three-way matching)

Comprobación, antes de pagar, de que la factura de proveedor coincide con el pedido de compra (precio y cantidad pactados) y con el albarán (cantidad recibida), línea a línea y con precios unitarios sin impuestos. Si todas las líneas quedan dentro de la tolerancia, la factura cuadra; si alguna la supera, la factura se retiene para revisión.

También: triple conciliación, 3-way match, cruce factura–pedido–albarán.

Ver también: Three-way matching paso a paso · Triple conciliación en una empresa española

Conciliación a cuatro bandas (four-way matching)

Conciliación a tres bandas a la que se añade un cuarto documento: la inspección o control de calidad de lo recibido. Se usa cuando no basta con que la mercancía llegue, sino que tiene que superar una inspección antes de pagarse (materias primas críticas, componentes con especificación técnica).

También: 4-way match.

Cuentas a pagar

Deudas de la empresa con sus proveedores por bienes y servicios recibidos y todavía no pagados; por extensión, el departamento y el proceso que reciben, comprueban, registran y preparan para el pago las facturas de proveedor.

También: cuentas por pagar, proveedores, accounts payable, AP.

Ver también: Software de cuentas por pagar

D

DPO (periodo medio de pago)

Número medio de días que una empresa tarda en pagar a sus proveedores. Se calcula como saldo medio de proveedores dividido entre las compras (o el coste de ventas) del periodo, por el número de días del periodo. Un DPO alto retiene caja, pero no puede superar los plazos legales ni los pactados; un proceso lento de comprobación de facturas alarga el DPO sin que nadie lo decida. Las dos fórmulas, la de cobro y la de pago, están en la guía de DSO y DPO.

También: Days Payable Outstanding, días de pago a proveedores.

Diferencia de precio (varianza de precio)

Diferencia entre el precio unitario facturado y el pactado en el pedido, multiplicada por la cantidad facturada: (precio de la factura − precio del pedido) × cantidad facturada. Se calcula línea a línea y sin impuestos.

También: price variance.

Ver también: Diferencia de cantidad

Diferencia de cantidad (varianza de cantidad)

Diferencia entre la cantidad facturada y la cantidad de referencia (la pedida o la recibida), multiplicada por el precio del pedido: (cantidad facturada − cantidad de referencia) × precio del pedido. Se usa el precio del pedido para no mezclar en la cifra un error de precio.

También: quantity variance.

Ver también: Diferencia de precio

E

EDI (intercambio electrónico de datos)

Intercambio de pedidos, albaranes y facturas entre los sistemas del comprador y del proveedor en un formato estándar, sin documentos en papel ni PDF. EDIFACT es el estándar más extendido en la distribución europea.

También: Electronic Data Interchange.

Ver también: EDIFACT

EDIFACT

Estándar internacional de mensajes EDI: ORDERS para pedidos, DESADV para avisos de envío e INVOIC para facturas. El Real Decreto 238/2026 admite el mensaje EDIFACT de factura como una de las cuatro sintaxis de la factura electrónica obligatoria entre empresas.

También: UN/EDIFACT.

Ver también: Factura electrónica B2B

Entrega parcial

Entrega de solo una parte de lo pedido; el resto llega en otros envíos con sus propios albaranes. La factura puede cubrir una entrega, varias o el pedido completo, por lo que la conciliación tiene que sumar los albaranes del pedido y comparar con lo que ya se facturó antes, no con el pedido entero.

También: recepción parcial, entrega fraccionada.

Estados de la factura electrónica

Información que el destinatario de una factura electrónica debe comunicar al emisor: la aceptación o el rechazo comercial y la fecha, y el pago efectivo completo y su fecha. Según el Real Decreto 238/2026 (art. 10), el plazo máximo es de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales, y una factura que no se rechaza se presume aceptada (art. 12).

También: aceptación, rechazo, pago efectivo.

Ver también: Factura electrónica B2B

Excepción

Factura que no puede seguir sola porque algo no cuadra o falta: una línea por encima de la tolerancia, una factura sin pedido o sin albarán, un posible duplicado o un dato fiscal incoherente. Un buen proceso de cuentas a pagar concentra el trabajo del equipo en las excepciones y deja pasar las facturas que cuadran.

También: incidencia, factura retenida, descuadre.

Ver también: Tolerancia

F

Factura duplicada

Segunda entrada de una factura que ya estaba registrada: el mismo PDF reenviado, la misma factura por dos canales, un recordatorio de pago tratado como factura o la misma factura con el número escrito de otra forma. Se detecta combinando el NIF del proveedor, el número, el importe, la fecha y la huella del fichero.

También: pago duplicado, duplicado por número, duplicado por huella.

Ver también: Detección de facturas duplicadas · Huella del fichero

Factura agrupada

Factura que reúne varias entregas, y a veces varios pedidos, en un solo documento, habitual en suministros recurrentes con facturación mensual. Para conciliarla hay que repartir cada línea facturada entre los pedidos y albaranes a los que corresponde.

También: factura resumen, factura mensual de varios albaranes.

Factura electrónica B2B

Factura expedida, transmitida y recibida en un mensaje informático estructurado entre empresarios y profesionales. El Real Decreto 238/2026 admite cuatro sintaxis (UBL, CII, EDIFACT y Facturae); un PDF o una imagen no son factura electrónica a estos efectos. Según la Agencia Tributaria, la obligación empieza el 6 de octubre de 2027 para quien supere 8 millones de euros de volumen de operaciones y el 6 de octubre de 2028 para el resto.

También: factura electrónica obligatoria entre empresas, Ley Crea y Crece.

Ver también: Estados de la factura electrónica

Factura rectificativa

Factura que corrige otra ya expedida: un error en los datos, un descuento posterior, una devolución o un precio mal aplicado. Debe identificar la factura que rectifica. Cuando reduce el importe se suele llamar abono.

También: rectificación de factura.

Ver también: Abono

Facturae

Formato XML de factura electrónica definido por la Administración española, obligatorio para facturar al sector público y admitido como una de las cuatro sintaxis de la factura electrónica entre empresas. La familia vigente es la 3.2.x: Facturae 3.2 es su base y la 3.2.2, su última revisión.

También: FacturaE, formato Facturae.

Ver también: Factura electrónica B2B

Factura sin intervención (touchless)

Factura que llega, se lee y se comprueba sin cotejo manual, porque todo cuadró, y queda lista para que una persona la apruebe. El porcentaje de facturas sin intervención depende sobre todo de cuántas compras tienen pedido y albarán registrados, no solo de la herramienta.

También: touchless AP, procesamiento sin manos.

Ver también: Automatización de cuentas a pagar de punta a punta

G

GLN (número de localización global)

Código GS1 de 13 dígitos que identifica una empresa o una ubicación concreta (almacén, tienda, departamento). En EDI permite saber sin ambigüedad qué sede pidió, recibió o debe pagar.

También: Global Location Number.

Ver también: EDI

GRNI (mercancía recibida pendiente de factura)

Saldo de la mercancía que ya se recibió, con su albarán, pero cuya factura todavía no ha llegado. Al cierre del mes, el GRNI se provisiona como gasto devengado; si nadie lo revisa, acumula albaranes que nunca se facturarán y otros que se facturarán dos veces.

También: Goods Received Not Invoiced, albaranes pendientes de facturar.

Ver también: Three-way matching y GRNI · Tratamiento contable del GRNI

GTIN (número global de artículo)

Identificador GS1 de un artículo comercial (EAN-13, ITF-14 y otros). Cuando el pedido, el albarán y la factura llevan el GTIN de cada línea, emparejar líneas deja de depender de que la descripción se escriba igual.

También: EAN-13, código de barras.

Ver también: Conciliación a tres bandas

H

Huella del fichero (hash)

Código calculado a partir del contenido exacto de un fichero. Dos ficheros con la misma huella son el mismo documento aunque se llamen distinto o lleguen por canales distintos; por eso la huella detecta el reenvío del mismo PDF, pero no una factura reimpresa o convertida a otro formato.

También: SHA-256 del documento.

Ver también: Factura duplicada

I

IDP (procesamiento inteligente de documentos)

Lectura de documentos que no se limita a convertir la imagen en texto, como el OCR, sino que entiende qué es cada dato (proveedor, número, líneas, bases e impuestos) sin una plantilla por proveedor, y lo devuelve estructurado.

También: Intelligent Document Processing, lectura de facturas con IA.

Ver también: OCR · OCR de facturas de proveedores

Inversión del sujeto pasivo

Supuesto en el que el IVA no lo repercute el proveedor, sino que lo declara el destinatario de la factura (compras intracomunitarias de bienes, algunas obras y servicios). La factura llega sin IVA repercutido y con una mención expresa; tratarla como una factura sin IVA por error da un IVA soportado mal declarado.

También: ISP, autorrepercusión del IVA.

Ver también: IVA soportado

IVA soportado

IVA que figura en las facturas recibidas de proveedores y que la empresa puede deducir si la factura cumple los requisitos. La conciliación de facturas no compara importes con IVA: la diferencia se calcula sobre precios unitarios sin impuestos, porque el tipo de IVA puede cambiar de una línea a otra.

Ver también: Varianza de precio

M

Maestro de proveedores

Registro de cada proveedor con sus datos de referencia: NIF, razón social, dirección, cuenta bancaria y condiciones de pago. Un maestro desactualizado genera falsas alarmas y facilita el fraude del cambio de cuenta bancaria.

También: vendor master, ficha de proveedor.

Ver también: NIF

Multisociedad

Situación de un grupo que recibe facturas de proveedor para varias sociedades con NIF propio, a menudo por un mismo buzón. Cada factura debe asignarse a la sociedad cuyo NIF figura como destinataria antes de cruzarla con pedidos y albaranes de esa misma sociedad.

También: grupo de empresas, varias sociedades.

Ver también: Asignar facturas a la sociedad del grupo

N

NIF

Número que identifica fiscalmente al emisor y al destinatario de una factura. En cuentas a pagar, el NIF del proveedor identifica quién cobra y el NIF del destinatario identifica qué sociedad del grupo debe registrar la factura.

También: número de identificación fiscal, CIF.

Ver también: Multisociedad

O

OCR (reconocimiento óptico de caracteres)

Tecnología que convierte la imagen de un documento (PDF escaneado, foto) en texto. El OCR por sí solo no sabe qué texto es el número de factura ni qué columnas forman una línea; para eso hacen falta plantillas por proveedor o una lectura que entienda el documento (IDP).

También: digitalización de facturas.

Ver también: IDP

P

Pedido de compra

Documento con el que la empresa autoriza una compra a un proveedor: qué, cuánto y a qué precio unitario. Es la referencia del precio pactado en la conciliación: la factura debe coincidir con lo autorizado en el pedido, no con lo que el proveedor decida cobrar.

También: orden de compra, purchase order, PO.

Ver también: Conciliación a tres bandas

Portes

Coste del transporte de la mercancía. Cuando el proveedor factura los portes en una línea que no estaba en el pedido, la línea no tiene con qué cruzarse: hay que decidir si los portes estaban pactados (y con qué importe) o si se reclaman.

También: gastos de envío, transporte, flete.

Procure-to-pay (P2P)

Ciclo completo de una compra: necesidad, solicitud, aprobación, pedido, recepción, factura, conciliación, contabilización y pago. Las cuentas a pagar cubren la parte final del ciclo, desde que llega la factura hasta que queda lista para pagar.

También: compra a pago, purchase-to-pay.

Propuesta de asiento

Asiento contable preparado a partir de una factura validada (cuentas de gasto, IVA, proveedor), listo para que el ERP lo registre. Evita teclear la factura dos veces.

También: precontabilización.

R

Rappel

Descuento que el proveedor concede cuando las compras de un periodo superan un volumen pactado. Suele llegar a final de trimestre o de año como abono, sin pedido ni albarán propios, y hay que enlazarlo con las compras a las que se aplica.

También: descuento por volumen.

Ver también: Abono

Retención de IRPF

Parte del importe de una factura de un profesional que el pagador retiene e ingresa en Hacienda. Reduce el importe a pagar, no la base imponible, y no debe tratarse como una diferencia de precio en la conciliación.

También: retención en factura.

Ver también: IVA soportado

S

SII (Suministro Inmediato de Información)

Sistema de llevanza de los libros registro de IVA en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, mediante el envío del detalle de cada factura emitida y recibida en un plazo corto desde su registro contable. Quién está obligado y los plazos exactos los publica la Agencia Tributaria en su página del SII; para cuentas a pagar, el SII significa que una factura recibida no puede quedarse semanas sin registrar.

También: libros registro de IVA en la AEAT.

Ver también: Agencia Tributaria: SII

T

Tasa de conciliación automática

Porcentaje de facturas con pedido que cuadran con el pedido y el albarán sin intervención de nadie. Se mide sobre las facturas con pedido; mezclarlas con las que no lo tienen hace que el indicador no diga nada.

También: match rate, porcentaje de facturas que cuadran solas.

Tolerancia

Diferencia máxima que se acepta entre la factura y el pedido o el albarán sin retener la factura. Se fija por línea, en importe y en porcentaje. En ininvoice, por defecto, una línea se retiene si su diferencia supera 1,50 € o supera el 2 % (basta con que supere uno de los dos) y la tolerancia se configura por organización.

También: umbral de tolerancia, margen de diferencia.

Ver también: Tolerancias en el three-way matching

U

UBL

Sintaxis XML internacional para documentos comerciales (pedidos, facturas). Es una de las cuatro admitidas para la factura electrónica entre empresas en España y la que exige la solución pública de facturación electrónica.

También: Universal Business Language.

Ver también: Factura electrónica B2B

Unidad de medida

Unidad en la que se expresa una cantidad: unidades, cajas, kilos, metros, palés. Si el pedido está en cajas de 12 y la factura en unidades, las cantidades no son comparables hasta convertirlas; muchas falsas diferencias de cantidad son en realidad diferencias de unidad.

También: unidad de compra, unidad de venta.

V

Verifactu

Requisitos que la normativa española impone a los programas con los que una empresa EXPIDE sus facturas, para que los registros no se puedan alterar y puedan remitirse a la Agencia Tributaria. Verifactu afecta a quien factura, no a la recepción de facturas de proveedor; la obligación del receptor llega con la factura electrónica B2B.

También: sistema de facturación verificable.

Ver también: Verifactu frente a factura electrónica obligatoria

Preguntas frecuentes