Proceso de compras y cuentas a pagar
Procure-to-pay: las fases de la compra al pago y los KPIs que de verdad las miden
El procure-to-pay (P2P, «de la compra al pago») es el ciclo que recorre una compra desde que alguien detecta una necesidad hasta que la factura del proveedor se paga: solicitud, aprobación, pedido, recepción, factura, conciliación, contabilización y pago. Compras gobierna la primera mitad y cuentas a pagar la segunda; el dinero se pierde casi siempre en la costura entre las dos.
Las ocho fases del procure-to-pay
Cada fase deja un documento. El control de la fase siguiente consiste en comparar el documento nuevo con el anterior: el pedido con la solicitud aprobada, el albarán con el pedido, la factura con el pedido y el albarán.
| Fase | Qué ocurre | Documento que deja | Quién la lleva | Control clave |
|---|---|---|---|---|
| 1. Necesidad | Un área detecta que necesita un bien o un servicio | — | Área solicitante | Presupuesto disponible |
| 2. Solicitud de compra | Se pide formalmente, con importe estimado | Solicitud | Área solicitante | Aprobación según importe y centro de coste |
| 3. Selección de proveedor | Se elige proveedor homologado o se pide oferta | Oferta, contrato marco | Compras | Proveedor dado de alta y con datos verificados |
| 4. Pedido | Se emite el pedido con cantidades y precios pactados | Pedido de compra | Compras | Precio dentro de contrato o tarifa |
| 5. Recepción | Llega la mercancía o se presta el servicio | Albarán, confirmación de servicio | Almacén o área usuaria | Contar lo recibido contra el pedido |
| 6. Factura y conciliación | Llega la factura y se cruza con pedido y albarán | Factura de proveedor | Cuentas a pagar | Three-way matching línea a línea, duplicados |
| 7. Aprobación y registro | Se aprueba lo que no cuadra o no tiene pedido; se contabiliza | Asiento contable | Aprobadores, contabilidad | Quién aprueba qué y hasta qué importe |
| 8. Pago | Se paga en el vencimiento | Orden de pago, movimiento bancario | Tesorería | Cuenta bancaria verificada, plazo legal |
Dónde se pierde el dinero en cada fase
- Compras sin pedido. Una factura sin pedido solo se puede comprobar contra la memoria de alguien. Cuantas más compras se hacen sin pedido, menos facturas pueden conciliarse solas y más aprobaciones manuales hay al final del ciclo.
- Recepciones que no se registran. Si el almacén firma el albarán sin contar, o no lo registra, la factura no tiene contra qué compararse en cantidad. La diferencia entre lo facturado y lo recibido se paga sin que nadie la vea.
- Facturas que se comparan por totales. Dos líneas pueden compensarse (un precio de más en una y de menos en otra) y el total cuadrar. La comparación útil es línea a línea, con precios unitarios sin impuestos.
- Facturas que entran dos veces. El mismo documento por dos buzones, el reenvío de un recordatorio o la misma factura en PDF y en otro formato generan pagos duplicados que solo aparecen cuando el proveedor ya ha cobrado.
- Abonos que no se enlazan. Una devolución reconocida por el proveedor con un abono que nadie enlaza a su factura original es dinero que no se recupera.
- Cambios de cuenta bancaria sin verificar. El fraude más habitual en la fase de pago no ataca a la factura, sino a los datos del proveedor.
Los KPIs del procure-to-pay, con su fórmula
Un indicador sin fórmula escrita se calcula cada mes de una manera. Estos son los que más información dan sobre la parte de cuentas a pagar, con la forma de calcularlos y lo que los distorsiona:
| KPI | Fórmula | Qué lo distorsiona |
|---|---|---|
| Coste por factura | Coste anual del proceso de cuentas a pagar (personas, herramientas, reclamaciones) ÷ facturas del año | Contar solo al equipo de cuentas a pagar y olvidar las horas de aprobadores, compras y almacén resolviendo incidencias |
| Tasa de conciliación automática | Facturas con pedido que cuadran con pedido y albarán sin intervención ÷ facturas con pedido | Meter en el denominador las facturas sin pedido, que no pueden cuadrar por definición |
| Facturas sin pedido | Facturas sin pedido asociado ÷ facturas totales | Contar como «con pedido» las que llevan un número de pedido genérico abierto todo el año |
| Tasa de excepciones | Facturas retenidas por diferencia, duplicado o dato fiscal ÷ facturas totales | Tolerancias tan amplias que nada se retiene |
| Tiempo de ciclo | Días entre la llegada de la factura y la aprobación (o el registro) | Medir desde la fecha de la factura en lugar de desde su llegada |
| DPO (periodo medio de pago) | Saldo medio de proveedores ÷ compras del periodo × días del periodo | Pagar tarde por un proceso lento y presentarlo como gestión de caja |
| GRNI antiguo | Importe de albaranes recibidos sin factura con más de 60 días | No revisar nunca el saldo y provisionar lo que nunca se facturará |
Ejemplo de cálculo en euros (datos sintéticos)
Ejemplo construido para esta guía con cifras redondas; no corresponde a ninguna empresa real.
Un grupo con tres sociedades recibe 36.000 facturas de proveedor al año, de las cuales 27.000 traen pedido. El proceso de cuentas a pagar cuesta 252.000 € al año entre personas y herramientas, y las horas de aprobadores y almacén resolviendo incidencias se estiman en otros 36.000 €. De las 27.000 facturas con pedido, 18.900 cuadran con pedido y albarán sin que nadie intervenga.
| KPI | Cálculo | Resultado |
|---|---|---|
| Coste por factura | (252.000 € + 36.000 €) ÷ 36.000 facturas | 8,00 € |
| Tasa de conciliación automática | 18.900 ÷ 27.000 | 70 % |
| Tasa de conciliación mal calculada | 18.900 ÷ 36.000 (con las facturas sin pedido en el denominador) | 52,5 % |
| Facturas sin pedido | 9.000 ÷ 36.000 | 25 % |
La lectura útil del ejemplo es la diferencia entre el 70 % y el 52,5 %: las 9.000 facturas sin pedido no se arreglan con una herramienta de cuentas a pagar, se arreglan en la fase 4, consiguiendo que esas compras pasen por un pedido. Si solo se mira el 52,5 %, se culpa al equipo de cuentas a pagar de un problema que nace en compras.
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El plazo legal de pago condiciona el DPO
El DPO no se puede alargar a voluntad. El artículo 4 de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija un plazo de pago por defecto de 30 días naturales desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio; si hay un procedimiento de aceptación o verificación, este no puede durar más de 30 días naturales desde la recepción, y por pacto entre las partes el plazo nunca puede superar los 60 días naturales. Cómo se calculan el DSO y DPO y cómo se mueven juntos en el ciclo de caja está en su guía.
La consecuencia práctica para cuentas a pagar: el plazo cuenta desde la recepción, no desde que la factura se aprueba. Una factura que pasa tres semanas retenida porque nadie sabe si la mercancía llegó consume el plazo de pago igual que una que se aprueba el primer día.
Procure-to-pay frente a otros ciclos
| Ciclo | Empieza en | Termina en | Relación con cuentas a pagar |
|---|---|---|---|
| Source-to-pay | Estrategia de compras y selección de proveedores | Pago | Incluye el procure-to-pay y le añade la negociación y los contratos |
| Procure-to-pay | Necesidad de compra | Pago | Cuentas a pagar es su segunda mitad |
| Cuentas a pagar | Llegada de la factura | Factura lista para pagar (o pagada) | — |
| Order-to-cash | Pedido del cliente | Cobro | Es el ciclo simétrico, del lado de las ventas |
Qué parte del procure-to-pay cubre ininvoice
ininvoice es software de cuentas a pagar: trabaja en las fases 6 y 7 y recibe lo que necesita de las fases 4 y 5. Los criterios para elegir la herramienta de esas dos fases están en la guía de software de cuentas por pagar.
- Lee las facturas de proveedor (PDF, imagen, escaneado o foto) desde el buzón de correo o por subida manual, sin plantillas, línea a línea: descripción, cantidad, precio e impuesto.
- Cruza cada línea con el pedido y el albarán con la tolerancia que fije la organización (por defecto se retiene la línea que supera 1,50 € o el 2 %) y muestra cada diferencia en euros.
- Retiene posibles duplicados y valida base, IVA, IRPF, NIF e inversión del sujeto pasivo.
- Permite aprobar, rechazar o pedir aclaración desde el panel, con el historial de cada factura.
- Exporta lo validado en CSV o Excel importable en el ERP.
Lo que ininvoice no hace: no gestiona solicitudes de compra ni emite pedidos (fases 2 a 4), no es un ERP y no ejecuta pagos (fase 8).
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre procure-to-pay y cuentas a pagar?
El procure-to-pay es el ciclo completo de una compra, desde la necesidad hasta el pago. Cuentas a pagar es la parte final de ese ciclo: recibir la factura, comprobarla contra el pedido y el albarán, aprobarla, registrarla y dejarla lista para pagar.
¿Procure-to-pay y purchase-to-pay son lo mismo?
Sí. Las dos expresiones, y su abreviatura P2P, nombran el mismo ciclo de la compra al pago. En español se usa también «ciclo de compra a pago».
¿Cuál es el KPI más importante del procure-to-pay?
Depende de la pregunta. El coste por factura mide la eficiencia del proceso; la tasa de conciliación automática mide cuántas compras están bien documentadas desde el pedido; el DPO mide cuánto tarda la empresa en pagar. Mirar uno solo lleva a mejorar ese número a costa de los otros dos.
¿Cuál es el plazo máximo de pago a proveedores en España?
Según el artículo 4 de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad, el plazo por defecto es de 30 días naturales desde la recepción de la mercancía o del servicio, y por pacto no puede superar los 60 días naturales.
¿ininvoice cubre todo el procure-to-pay?
No. ininvoice cubre la parte de cuentas a pagar: lee las facturas de proveedor, las cruza línea a línea con el pedido y el albarán, avisa de duplicados y diferencias, permite aprobarlas y exporta lo validado al ERP. Los pedidos se crean en el ERP o en el sistema de compras, y el pago lo ejecuta el banco o el ERP.
Cada línea de la factura, cruzada con su pedido y su albarán
ininvoice cruza cada línea con su pedido y su albarán, con entregas parciales, facturas agrupadas, abonos y rappels, y tolerancias configurables (2 % o 1,50 € por defecto). Mándame 3–5 facturas de proveedor y, si los tienes, el pedido y el albarán de alguna.
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