Conciliación de facturas y albaranes con su pedido, línea a línea: seis casos con la diferencia en euros

La conciliación de facturas y albaranes consiste en comprobar, línea a línea y con precios sin impuestos, que el proveedor cobra el precio pactado en el pedido por la cantidad que de verdad se recibió. Cuando una línea se sale de la tolerancia, la factura se retiene y la diferencia se expresa en euros, con el responsable que tiene que resolverla.

El albarán viaja con la mercancía y deja constancia de qué se entregó, cuánto y cuándo; la factura es la que cobra. En la gestión de albaranes y facturas, conciliar es el paso que decide si una factura se paga tal cual, se retiene o se reclama. Qué distingue a uno de otro, con su base legal, está en la guía de la diferencia entre albarán y factura.

Cómo se concilia, en cuatro pasos

1. Asignar la factura a la sociedad y al proveedor correctos. En un grupo, por el NIF del destinatario; un pedido de una sociedad nunca se cruza con la factura de otra (ver cómo se asigna cada factura a su sociedad).
2. Emparejar cada línea de la factura con su línea de pedido y con las recepciones registradas de ese pedido.
3. Calcular dos diferencias por línea: de precio, (precio facturado − precio del pedido) × cantidad facturada, y de cantidad, lo facturado frente a lo recibido valorado al precio del pedido.
4. Aplicar la tolerancia y decidir: la factura cuadra si todas las líneas están dentro; si alguna se sale, se retiene con la línea y el importe a la vista.

La comparación de totales no forma parte del método: una factura puede cuadrar en total con dos líneas mal y no cuadrar en total con todas las líneas bien (una entrega parcial). El three-way matching explicado con sus fórmulas desarrolla el cálculo.

Qué tiene que traer la factura para poder conciliarla

La comparación línea a línea se apoya en datos que el Reglamento de facturación ya exige en toda factura completa (art. 6.1 del RD 1619/2012): la descripción de cada operación con su precio unitario sin impuesto y los descuentos que no estén incluidos en ese precio (letra f), el tipo de IVA y la cuota por separado (letras g y h) y la fecha de las operaciones cuando es distinta de la de expedición (letra i).

Si a una factura completa le falta alguno de esos datos, lo que corresponde es una factura rectificativa (art. 15.1). La factura simplificada (art. 7) no exige precio unitario: en lugar de la descripción de cada operación le basta identificar el tipo de bienes y dar la contraprestación total. Con ella, la comparación por línea depende de lo que el proveedor quiera desglosar.

Seis casos con la diferencia en euros

Casos sintéticos. Proveedores, artículos y cifras inventados para esta guía. La tolerancia aplicada es la que ininvoice usa por defecto: se retiene la línea cuya diferencia supera 1,50 € o supera el 2 % del importe de la línea.

Caso 1. Entrega parcial: el pedido llega en dos camiones

Pedido de 1.000 cajas de envase a 4,20 €. El primer camión trae 600 cajas y el segundo, dos semanas después, 400. El proveedor emite una factura por cada entrega.

Resultado. La factura 1 cuadra: factura lo recibido al precio pactado, y el pedido queda abierto con 400 cajas pendientes. La factura 2 cobra 450 cajas cuando solo quedaban 400 recibidas y pendientes de facturar: (450 − 400) × 4,20 € = 210,00 € facturados de más. La factura 2 se retiene por exceso de cantidad.

Qué se hace. Almacén confirma que llegaron 400; se pide al proveedor un abono de 210,00 € o una factura corregida. Comparar la factura 2 con el pedido completo (1.000 cajas) la habría dado por buena.

Caso 2. Precio distinto del pedido

Pedido de dos artículos a un proveedor de materia prima. El proveedor aplica una tarifa nueva en uno de ellos.

Resultado. La diferencia de la harina, (7,05 € − 6,80 €) × 300 = 75,00 €, supera los dos umbrales y retiene la factura. La de la levadura (1,20 €, 0,5 %) no supera ninguno y no la retiene por sí sola.

Qué se hace. Compras confirma si la tarifa nueva estaba pactada. Si lo estaba, se corrige el pedido; si no, se pide abono de 75,00 €.

Caso 3. Abono por una devolución

Factura F-2291 de 400 unidades a 12,00 € (4.800,00 €). Al recibir, el almacén rechaza 25 unidades dañadas y las devuelve. El proveedor emite después el abono A-118, que cita la factura F-2291, por 25 × 12,00 € = −300,00 €.

Resultado. ininvoice enlaza el abono con su factura original por el número de factura que el abono cita, del mismo proveedor (mismo NIF) y de la misma organización; nunca lo enlaza solo porque el importe encaje. Con el abono enlazado, lo pagado (4.500,00 €) coincide con lo recibido.

Qué se hace. Si el abono no cita la factura, o la cita mal, queda pendiente de que una persona lo enlace. Un abono suelto es dinero que no se recupera: los rappels y abonos tienen su propio circuito.

Caso 4. Un pedido con varias facturas (y una factura con varios pedidos)

Pedido marco de 2.000 metros de cable a 1,35 €/m, servido y facturado en tres veces.

Resultado. Cada factura se compara con lo recibido y todavía no facturado, no con el pedido entero. La factura 3 cobra 700 metros cuando solo quedan 500 por facturar: (700 − 500) × 1,35 € = 270,00 € de más. ininvoice lleva esa cuenta del pedido entre facturas, de modo que la misma recepción no se paga dos veces.

El caso inverso. Cuando una factura agrupa líneas de dos pedidos, la regla es la misma: cada línea se cruza con su propio pedido y sus propias recepciones. Lo que nunca debe hacerse es sumar los dos pedidos y comparar el total, porque un exceso en uno quedaría tapado por una entrega pendiente del otro.

Caso 5. Unidad de medida: cajas en el pedido, botellas en la factura

Pedido de 50 cajas de 12 botellas a 30,00 € la caja (1.500,00 €). La factura dice «Botella 75 cl, caja de 12» con 600 unidades a 2,50 €.

Resultado. Comparadas sin convertir, la cantidad sale 12 veces mayor y el precio 12 veces menor: dos diferencias falsas. ininvoice convierte cuando la equivalencia está demostrada, por definición (docena, gramos a kilos) o porque la propia línea declara el contenido de la caja; aquí la factura dice «caja de 12», así que la línea cuadra con 0,00 € de diferencia.

Qué se hace. Si la factura dijera solo «600 UD», sin el contenido de la caja, ininvoice no supone la equivalencia: deja la línea en revisión de unidad para que una persona la confirme, en lugar de darla por buena.

Caso 6. Portes que no estaban en el pedido

Pedido de mercancía por 2.400,00 € sin línea de transporte. La factura añade 95,00 € de portes.

Resultado. ininvoice lee los portes como un cargo aparte, no como una línea de mercancía, y avisa de su importe; si pesan mucho sobre la base de la factura (por ejemplo, un 10 %), el aviso sube de nivel. Si el proveedor los factura como un artículo más, se tratan como una línea que no estaba en el pedido y la factura se retiene.

Qué se hace. Compras comprueba si los portes estaban pactados (en la oferta, en el contrato marco o por debajo de un pedido mínimo). Si no lo estaban, se reclaman los 95,00 €.

Resumen de los seis casos

Una factura para todos los albaranes del mes

Muchos proveedores no facturan cada entrega: emiten una factura al mes con todo lo servido a ese cliente. El Reglamento de facturación lo permite cuando las operaciones son del mismo mes natural (art. 13.1 del RD 1619/2012) y pide que la factura indique la fecha de las operaciones si no coincide con la de expedición (art. 6.1.i).

El método es el mismo; cambia el orden. Primero se reúnen los albaranes del mes de ese proveedor y se suman, por línea de pedido, las cantidades recibidas. Después cada línea de la factura se compara con esa suma y con el precio del pedido, como en los seis casos. Hay un ejemplo con dos albaranes y una factura mensual, resuelto en euros.

Un albarán que no aparece en ninguna factura es mercancía recibida y aún no facturada; uno que aparece en dos facturas es un pago doble esperando a ocurrir. Ese albarán sin factura tampoco puede esperar sin límite. Si el cliente es una empresa, el proveedor tiene que expedir la factura antes del día 16 del mes siguiente al de la entrega (art. 11.1 del RD 1619/2012), también cuando agrupa el mes entero (art. 13.2), y hacérsela llegar en quince días desde la recepción (art. 4.1 de la Ley 3/2004). Pasado ese plazo, la factura se pide en vez de esperarla.

Y al cierre del mes esa lista ya tiene un uso contable. El Plan General de Contabilidad anota la deuda con el proveedor cuando la mercancía se recibe «a conformidad», no cuando llega la factura (cuenta 400, «Proveedores»), y su cuadro de cuentas tiene para lo que aún no se ha facturado la subcuenta 4009, «Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar» (grupo 4). Los albaranes del mes que no han encontrado factura son, por tanto, lo que el cierre necesita conocer. Consultado el 27 de octubre de 2026.

Cuando no cuadra: qué revisar antes de reclamar y qué pedir

Antes de escribir al proveedor conviene descartar que el fallo sea propio. Si una factura no encuentra su albarán, lo normal es que la recepción no se haya registrado todavía, que ese albarán ya esté asignado a otra factura (y entonces lo que hay es un cobro doble), que se registrara contra otro pedido o en otra sociedad del grupo, o que la factura identifique mal al proveedor o al destinatario. Si dos albaranes del mismo proveedor llevan la misma fecha y el mismo importe, el importe no sirve para elegir: decide el número de albarán que cite la factura o, si no cita ninguno, la línea de pedido de cada entrega. Cuando ni eso los separa, la pareja se deja pendiente y se pregunta al almacén, porque un emparejamiento al azar puede dar por buena una línea que no lo es.

Dos comprobaciones más antes de escribir. Si la diferencia es de precio, mirar si un documento da el precio bruto y el otro el neto: toda factura completa tiene que consignar los descuentos que no estén incluidos en el precio unitario (art. 6.1.f), así que un descuento pactado o ya está dentro de ese precio o figura aparte en la línea. Si es de cantidad, la que cuenta es la que se contó al recibir, no la impresa en el albarán ni la del pedido. Y el plazo para reclamarla es corto: quien examina la mercancía al recibirla y se da por satisfecho se queda sin acción por defecto de cantidad, y si llegó en bultos embalados, el Código de Comercio le da cuatro días desde que la recibe (art. 336). En la práctica, eso pide contar antes de firmar el albarán, o anotar en él lo que falta.

Una reclamación que se resuelve a la primera dice cinco cosas: factura y línea; qué pone el pedido; qué ponen los albaranes; qué se cobra, y la diferencia en euros con su cuenta. Con el caso 1: «Factura 2, cajas de envase: facturadas 450; recibidas y sin facturar, 400; (450 − 400) × 4,20 € = 210,00 €». Y dice qué se pide. Lo habitual es una factura rectificativa por la diferencia, que el Reglamento exige, entre otros supuestos, cuando las cuotas repercutidas se han calculado mal (art. 15.2 del RD 1619/2012). Consultado el 27 de octubre de 2026.

La respuesta del proveedor y la decisión final se anotan junto a la factura, para que quien la abra después no tenga que reconstruir el caso.

Cuando no hay pedido: factura contra albarán

Muchas compras recurrentes se hacen sin pedido escrito. Sin pedido, la factura solo se puede comparar con el albarán, y la comparación cubre la cantidad, no el precio. Si el albarán está valorado, también se comprueba el precio; si no, el precio queda a la revisión de quien aprueba. La gestión de facturas sin pedido explica cómo darles un circuito propio, y el árbol de decisión por tipo de compra ayuda a decidir qué compras deben llevar pedido.

Conciliación, three-way matching y triple conciliación: qué guía leer

• Qué es el three-way matching: la definición, la comparación entre 2-way, 3-way y 4-way, las tolerancias y el GRNI.
• La triple conciliación en España: cómo se organiza en una empresa española, con sus ERP y sus albaranes.
• Esta página: los casos que hacen que una factura no cuadre, con la diferencia en euros.

Cómo lo hace ininvoice

ininvoice cuadra de forma automática cada factura de proveedor con su pedido y sus albaranes: compara línea a línea el precio unitario antes de impuestos y la cantidad recibida, y retiene la factura cuando una línea se sale de la tolerancia, con la diferencia en euros a la vista para que decida una persona. ininvoice lee facturas, pedidos y albaranes en PDF, imagen, escaneado o foto, desde el buzón de correo o por subida manual, sin plantillas por proveedor y línea a línea (descripción, cantidad, unidad, precio, descuento e impuestos). Asigna cada factura a la sociedad por el NIF del destinatario, la cruza con los pedidos y albaranes de esa sociedad y aplica la tolerancia de la organización. Las facturas que cuadran quedan listas para aprobar y, una vez aprobadas, para exportar en CSV o Excel importable en el ERP; las que no, quedan retenidas con la línea y la diferencia en euros para que una persona las apruebe, las rechace o pida aclaración. ininvoice no ejecuta pagos ni sustituye al ERP.

Fuentes

1. Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, art. 6 (contenido de la factura), consultado el 27 de octubre de 2026.
2. Real Decreto 1619/2012, art. 7 (facturas simplificadas), consultado el 27 de octubre de 2026.
3. Real Decreto 1619/2012, art. 11 (plazo para expedir la factura), consultado el 27 de octubre de 2026.
4. Real Decreto 1619/2012, art. 13 (facturas recapitulativas), consultado el 27 de octubre de 2026.
5. Real Decreto 1619/2012, art. 15 (facturas rectificativas), consultado el 27 de octubre de 2026.
6. Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad, art. 4 (plazo de pago y de envío de la factura), consultado el 27 de octubre de 2026.
7. Código de Comercio, art. 336 (reclamación por defecto de cantidad o calidad), consultado el 27 de octubre de 2026.
8. Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad, cuenta 400 (Proveedores) y subcuenta 4009, consultado el 27 de octubre de 2026.

Preguntas frecuentes

Cada línea de la factura, cruzada con su pedido y su albarán

ininvoice cruza cada línea con su pedido y su albarán, con entregas parciales, facturas agrupadas, abonos y rappels, y tolerancias configurables (2 % o 1,50 € por defecto). Mándame 3–5 facturas de proveedor y, si los tienes, el pedido y el albarán de alguna.

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