Diferencia entre albarán y factura: la guía

Uno documenta que la mercancía entró; el otro, que hay que pagarla. Confundirlos es el origen de la mitad de los descuadres en cuentas a pagar.

Albarán y factura se confunden a diario, y esa confusión cuesta dinero. Uno prueba que la mercancía entró; el otro exige que se pague. Saber qué hace cada uno es el primer paso de cualquier control de facturas de proveedor.

Qué es cada documento

¿Qué es un albarán?

Es el documento que acompaña a una entrega y deja constancia de qué se entregó, en qué cantidad, cuándo y a quién; quien recibe la mercancía suele firmarlo. Puede llevar precios (albarán valorado) o no. No es una factura: el Reglamento de facturación, que fija los datos que debe tener toda factura (art. 6 del RD 1619/2012, consultado el 27 de octubre de 2026), no lo menciona ni una vez.

¿Es obligatorio facturar un albarán?

Lo obligatorio es facturar la entrega que el albarán documenta. El Reglamento de facturación exige factura por toda entrega de bienes, salvo sus propias excepciones (art. 2.1), y, si el cliente es una empresa, antes del día 16 del mes siguiente (art. 11.1). La Ley 3/2004 pide además que le llegue en quince días desde la recepción (art. 4.1). Consultado el 27 de octubre de 2026.

	Albarán	Factura
Qué prueba	La entrega (cantidad, fecha, estado)	La obligación de pago
Validez fiscal	No deduce IVA	Sí: base, IVA, IRPF
Quién lo firma	Quien recibe la mercancía	Nadie: la emite el proveedor
Cuándo llega	Con la mercancía	Días o semanas después
Importes	A menudo sin precios	Siempre con precios
Obligatoriedad	Voluntario	Obligatorio emitirla
Conservación	Como justificante de la operación, 6 años a efectos mercantiles (art. 30 del Código de Comercio)	4 años de prescripción tributaria (art. 66 de la Ley General Tributaria) y 6 años a efectos mercantiles

Dos matices legales que la tabla resume: emitir factura es obligatorio para empresarios y profesionales, mientras que el albarán es voluntario. Y en conservación, la factura debe guardarse 4 años de prescripción tributaria (art. 66 de la Ley General Tributaria) y 6 años a efectos mercantiles (art. 30 del Código de Comercio); el albarán, como justificante de la operación, entra también en esos 6 años y sirve de prueba de entrega ante disputas y auditoría.

Por qué el albarán importa aunque "no valga" fiscalmente

El albarán es la única prueba de que lo facturado existió. Sin él, pagar una factura es un acto de fe. Los fraudes más simples de proveedor —facturar de más, facturar dos veces, facturar lo no entregado— se detectan todos en el mismo sitio: comparando factura contra albarán. Además, la mercancía recibida sin factura (GRNI) es pasivo real que tu contabilidad no ve si nadie registra los albaranes.

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El albarán valorado: el híbrido que confunde

Algunos proveedores emiten albaranes con precios ("albarán valorado"). Sigue sin ser una factura: no sirve para deducir el IVA, porque solo la factura original lo justifica (art. 97.Uno.1.º de la Ley del IVA), y no exime al proveedor de expedir la factura por esa entrega (art. 2.1 del Reglamento de facturación). Consultado el 27 de octubre de 2026. Su utilidad es otra: permite detectar descuadres de precio ANTES de que llegue la factura, cuando reclamar es más fácil.

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Cómo se concilian entre sí

El flujo correcto tiene tres patas: pedido (lo acordado), albarán (lo recibido) y factura (lo cobrado). La comparación se hace línea a línea y con precios sin IVA: cantidad facturada contra cantidad recibida, precio facturado contra precio pedido. Con una tolerancia por línea (2% o 1,50 € es el estándar razonable), lo que cuadra queda listo para que una persona lo apruebe y lo que no, se retiene. Ese es exactamente el trabajo que ininvoice automatiza: lee factura, pedido y albarán de tu correo (conexión con Gmail) o de tu subida manual, los casa solos, te enseña los descuadres y deja lo que cuadra listo para que una persona lo apruebe.

¿Qué va primero, el albarán o la factura?: Casi siempre el albarán, que viaja con la mercancía. La factura puede expedirse en ese mismo momento (art. 11.1 del Reglamento de facturación), pero entre empresas basta con hacerlo antes del día 16 del mes siguiente, y las entregas de un mes pueden ir juntas (art. 13). Si se adelanta, el plazo legal de pago se cuenta igualmente desde la recepción (art. 4.1 de la Ley 3/2004). Consultado el 27 de octubre de 2026.
¿Qué es la conciliación de facturas?: Es comprobar, antes de pagar una factura de proveedor, que cada línea cobra el precio del pedido por la cantidad recibida según el albarán, con precios sin impuestos. Se puede hacer porque toda factura completa trae el precio unitario sin IVA y los descuentos que no lleve incluidos (art. 6.1.f del RD 1619/2012). Consultado el 27 de octubre de 2026.
¿Qué es la conciliación de proveedores?: Es comprobar que lo que la empresa debe a cada proveedor según su contabilidad coincide con la realidad. Se hace en dos niveles: cada factura, contra su pedido y su albarán, línea a línea, antes de pagarla; y el saldo de la cuenta del proveedor (la 400, «Proveedores», del Plan General de Contabilidad, consultado el 27 de octubre de 2026) contra el extracto que envía el propio proveedor.

Preguntas frecuentes

¿El albarán lleva IVA?: No como impuesto repercutido. La Ley del IVA exige repercutirlo mediante factura, con la cuota separada de la base y el tipo indicado (art. 88.Dos), y solo la factura original permite deducirlo (art. 97.Uno.1.º). Lo que el albarán sí fecha es la entrega: en la venta de bienes, el IVA se devenga al poner la mercancía a disposición del comprador (art. 75.Uno.1.º). Consultado el 27 de octubre de 2026.
¿Puedo deducir IVA con un albarán?: No. La deducción exige factura completa con los requisitos del reglamento de facturación. El albarán solo acredita la entrega.
¿Y si el proveedor solo me manda albaranes?: Reclama la factura: sin ella no hay gasto deducible. Mientras tanto, registra el albarán — esa mercancía recibida sin facturar es pasivo (GRNI) que conviene tener visible.
¿Debo guardar los albaranes?: Sí. Son la evidencia de recepción ante disputas con el proveedor y ante auditoría, y el tercer pilar de la triple conciliación.

Diferencia entre albarán y factura: la guía definitiva