Diferencia entre albarán y factura: la guía definitiva
Uno documenta que la mercancía entró; el otro, que hay que pagarla. Confundirlos es el origen de la mitad de los descuadres en cuentas a pagar.
Respuesta rápida
El albarán acredita la entrega de mercancía o servicio (qué llegó, cuánto y cuándo) y no tiene validez fiscal como justificante de gasto. La factura es el documento fiscal que exige el pago, con base imponible, IVA e IRPF. En un control de cuentas a pagar sano, la factura solo se paga si coincide con el pedido y con el albarán: eso es la triple conciliación.
Si eres CFO
Por qué el albarán, aunque no deduzca IVA, es tu única prueba de que lo facturado existió.
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Qué prueba cada documento, su validez fiscal y cuándo llega cada uno.
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Cómo se cruzan pedido, albarán y factura línea a línea.
Albarán y factura se confunden a diario, y esa confusión cuesta dinero. Uno prueba que la mercancía entró; el otro exige que se pague. Saber qué hace cada uno es el primer paso de cualquier control de facturas de proveedor.
Qué es cada documento
| Albarán | Factura | |
|---|---|---|
| Qué prueba | La entrega (cantidad, fecha, estado) | La obligación de pago |
| Validez fiscal | No deduce IVA | Sí: base, IVA, IRPF |
| Quién lo firma | Quien recibe la mercancía | Nadie: la emite el proveedor |
| Cuándo llega | Con la mercancía | Días o semanas después |
| Importes | A menudo sin precios | Siempre con precios |
| Obligatoriedad | Voluntario | Obligatorio emitirla |
| Conservación | Sin obligación; recomendado como prueba de entrega | Mínimo 4 años (plazo general de prescripción fiscal) |
Dos matices legales que la tabla resume: emitir factura es obligatorio para empresarios y profesionales, mientras que el albarán es voluntario. Y en conservación, la factura debe guardarse un mínimo de 4 años —el plazo general de prescripción fiscal—, mientras que el albarán no tiene obligación de conservación, pero conviene guardarlo como prueba de entrega ante disputas y auditoría.
Por qué el albarán importa aunque "no valga" fiscalmente
El albarán es la única prueba de que lo facturado existió. Sin él, pagar una factura es un acto de fe. Los fraudes más simples de proveedor —facturar de más, facturar dos veces, facturar lo no entregado— se detectan todos en el mismo sitio: comparando factura contra albarán. Además, la mercancía recibida sin factura (GRNI) es pasivo real que tu contabilidad no ve si nadie registra los albaranes.
El albarán valorado: el híbrido que confunde
Algunos proveedores emiten albaranes con precios ("albarán valorado"). Sigue sin ser una factura: no deduce IVA ni obliga al pago. Su utilidad es otra: permite detectar descuadres de precio ANTES de que llegue la factura, cuando reclamar es más fácil.
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Cómo se concilian entre sí
El flujo correcto tiene tres patas: pedido (lo acordado), albarán (lo recibido) y factura (lo cobrado). La comparación se hace línea a línea y con precios sin IVA: cantidad facturada contra cantidad recibida, precio facturado contra precio pedido. Con una tolerancia por línea (2% o 1,50 € es el estándar razonable), lo que cuadra fluye y lo que no, se retiene. Ese es exactamente el trabajo que ininvoice automatiza: lee factura, pedido y albarán de tu correo (conexión con Gmail) o de tu subida manual, los casa solos y te enseña únicamente los descuadres.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo deducir IVA con un albarán?
- No. La deducción exige factura completa con los requisitos del reglamento de facturación. El albarán solo acredita la entrega.
- ¿Y si el proveedor solo me manda albaranes?
- Reclama la factura: sin ella no hay gasto deducible. Mientras tanto, registra el albarán — esa mercancía recibida sin facturar es pasivo (GRNI) que conviene tener visible.
- ¿Debo guardar los albaranes?
- Sí. Son la evidencia de recepción ante disputas con el proveedor y ante auditoría, y el tercer pilar de la triple conciliación.
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