Cuentas a pagar en la industria: materias primas, componentes, servicios de planta y portes

En una empresa industrial, las facturas de proveedor llegan de tres mundos con controles distintos: materias primas y componentes, que tienen pedido y albarán y se cruzan línea a línea en precio y cantidad; servicios de planta (mantenimiento, subcontratación, calibraciones), que no tienen albarán de mercancía; y portes y recargos, que acompañan a las otras dos. Un único control para todo retiene servicios que nunca tendrán albarán o deja pasar materiales que no llegaron.

Tres tipos de factura, tres controles

Ejemplo en euros: entrega parcial facturada completa (datos sintéticos)

Ejemplo construido para esta guía con cifras redondas; no corresponde a ninguna empresa real.

Una planta pide 2.000 kg de granza de polipropileno a 1,35 €/kg y 300 unidades de un rodamiento a 18,40 €. El proveedor sirve 1.500 kg y las 300 unidades, y factura el pedido completo más 85 € de portes pactados.

La factura es correcta contra el pedido y cobra 675 € de material que no ha llegado. La forma correcta de resolverla no es pagar y esperar a la segunda entrega: es retener la línea de la granza hasta que el resto se reciba o pedir una factura por lo servido. Lo que cuadra (el rodamiento y los portes) tiene que quedar identificado como correcto para que la conversación con el proveedor se limite a la granza.

Servicios de planta: sin albarán, pero con pedido

Un mantenimiento, una calibración o una subcontratación no generan albarán de mercancía. Exigírselo bloquea facturas correctas; no exigir nada deja pasar horas no pactadas. El punto medio es un pedido de servicio con importe o tarifa, contra el que se comprueba la factura (two-way matching), y la aprobación de quien pidió el trabajo para lo que se sale del pedido (quién firma cada tramo, en automatizar la aprobación de facturas de proveedor). Cuándo basta con dos documentos y cuándo hacen falta tres está en doble frente a triple conciliación.

Tolerancias: cuánto se acepta y dónde se fija

Las materias primas casi nunca se sirven al gramo pedido. Una tolerancia por línea, en euros y en porcentaje, evita retener cada factura por diferencias pequeñas; la tolerancia que pacta el propio pedido («±5 % sobre cantidad pedida», por ejemplo) es más precisa, porque es la que aceptó el proveedor. Una diferencia de precio unitario merece revisarse aunque entre en tolerancia: si el precio cambia, cambia en todas las entregas. La lógica de las tolerancias por línea está en cómo funcionan las tolerancias del three-way matching.

Qué hace ininvoice con estas facturas

• Materiales y componentes. Cruza cada línea con el pedido y el albarán y muestra la diferencia en euros, con la tolerancia que fije la organización (por defecto retiene la línea que supera 1,50 € o el 2 %). Si el pedido imprime su propia tolerancia de cantidad, la lee y la aplica cuando el precio unitario es el del pedido.
• Entregas parciales. Varios albaranes pueden cubrir una misma línea de pedido, y cada factura consume cantidades del pedido; lo no servido sigue abierto.
• Servicios. Un pedido marcado como de servicio, sin recepción, se cruza solo contra el pedido. Los portes y otros cargos de servicio dentro de un pedido de material no esperan albarán si coinciden con los conceptos de servicio que configure la organización.
• Sin pedido. Una factura sin pedido no se da por buena: queda retenida para que la revise y apruebe una persona.
• Unidades. Convierte equivalencias demostrables (gramos y kilos, docenas, cajas cuyo contenido figura en la línea); si no hay equivalencia demostrable, la línea queda para revisión.

Límites de hoy: el emparejamiento de líneas se hace por la descripción, no por código de componente; ininvoice no lee lotes, números de serie ni fechas de caducidad, y no hace four-way matching con la inspección de calidad. Lee las facturas en PDF, imagen, escaneado o foto; la lectura directa de factura electrónica estructurada está en desarrollo. Si el fabricante es un grupo con varias plantas y sociedades, el encaje general está en software de cuentas por pagar para grandes empresas y grupos.

Factura electrónica 2027 en la industria

Según el calendario de la Agencia Tributaria, un fabricante de más de 8 millones de euros de volumen de operaciones recibirá factura electrónica estructurada desde el 6 de octubre de 2027, y el Real Decreto 238/2026 (artículo 10) le obliga a comunicar al proveedor el rechazo y el pago completo de cada factura en cuatro días, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. La factura estructurada facilita la lectura, pero no dice si los 2.000 kg llegaron. Ver qué cambia en 2027 para la empresa que recibe facturas.

Preguntas frecuentes