Cuentas a pagar en distribución alimentaria: peso variable, mermas, rappels y abonos

En distribución alimentaria, la factura de proveedor casi nunca coincide al céntimo con el pedido: el producto se pesa al servirse, se pide en cajas y se factura en kilos, llega con mermas y se compensa meses después con rappels y abonos. Cuentas a pagar necesita distinguir la diferencia aceptable (el peso real dentro de lo pactado) de la que no lo es (kilos facturados que no llegaron), y enlazar cada abono a lo que corrige.

Qué hace distintas las facturas de alimentación

Ejemplo en euros: peso facturado que no llegó (datos sintéticos)

Ejemplo construido para esta guía con cifras redondas; no corresponde a ninguna empresa real.

Un distribuidor pide 500 kg de queso curado a 8,40 €/kg sin impuestos. El albarán firmado en el muelle recoge 486,2 kg. La factura cobra 500 kg a 8,40 €/kg.

Comparada con el pedido, la factura es perfecta. Comparada con el albarán, cobra 13,8 kg que no llegaron. En una sola línea son 115,92 €; repetido en cada entrega de un proveedor que sirve tres veces por semana, es una cantidad que nadie ve si la comprobación se hace contra el pedido.

Peso variable: tolerancia de la organización y tolerancia del pedido

El peso real nunca coincide exactamente con el pedido, y retener cada línea por unos gramos solo genera trabajo. Hay dos formas razonables de fijar qué diferencia se acepta: una tolerancia general por línea, en euros y en porcentaje, y la tolerancia que el propio pedido pacta con el proveedor (por ejemplo, «±7 % sobre peso teórico»). La segunda es más precisa, porque es la que el proveedor aceptó.

Mermas: en el albarán o en un abono

Una merma detectada en la recepción tiene que quedar en el albarán (lo rechazado no se recibe) o volver como abono del proveedor. Si el almacén firma el albarán completo y la merma solo se comenta por teléfono, la factura cuadrará con el albarán y la merma se pagará. El control de cuentas a pagar empieza, por tanto, en el muelle: lo que no está en el albarán no existe para el cruce.

Rappels y abonos

El rappel por volumen se suele liquidar con un abono al final del periodo pactado: por ejemplo, un 1,5 % sobre 240.000 € de compras anuales serían 3.600 € (cifras sintéticas). Ese abono no corrige ninguna factura concreta, así que no se puede enlazar a una línea: es un saldo a favor que hay que aplicar a la cuenta del proveedor y comprobar contra el contrato. Los abonos por devolución o por error de precio sí corrigen una factura concreta y deberían citar su número.

Precios de campaña y promociones

Muchos proveedores de alimentación pactan precios por campaña o por promoción: una referencia más barata durante unas semanas o un precio especial a cambio de volumen. La referencia para comprobar la factura es el precio que figura en el pedido. Si el pedido lleva el precio de campaña, una línea facturada a precio de tarifa se ve al cruzarla; si la promoción se paga después con un abono, ese abono se enlaza y se aplica como el de un rappel.

Varios almacenes, varias sociedades

Una distribuidora con varios almacenes o plataformas recibe del mismo proveedor facturas de entregas en sitios distintos y, si es parte de un grupo, para sociedades distintas. Cada factura se asigna a su sociedad por el NIF del receptor y se cruza solo con pedidos de esa sociedad; dentro de una misma sociedad, lo que distingue el almacén es el pedido y el albarán con los que se cruza. Cómo se hace está en asignar cada factura a su sociedad, y el resto de sectores en cuentas a pagar por sector.

Qué hace ininvoice con estas facturas

• Peso en la misma unidad (kg contra kg). Aplica la tolerancia de la organización (por defecto retiene la línea que supera 1,50 € o el 2 %). Si el pedido imprime su propia tolerancia de cantidad, la lee y la aplica cuando el precio unitario coincide con el del pedido.
• Unidades distintas. Convierte equivalencias que se pueden demostrar (docenas, gramos y kilos, cajas cuyo contenido figura en la línea). Si no hay equivalencia demostrable, no la supone: la línea queda para revisión.
• Varias entregas. Varios albaranes pueden cubrir una misma línea de pedido (18 + 12 unidades completan un pedido de 30), y cada factura consume cantidades del pedido.
• Abonos. Un abono se enlaza a su factura original solo por el número de factura que cita y el mismo NIF de proveedor, nunca por importe. Un abono de rappel que no cita ninguna factura queda como crédito pendiente para que una persona lo aplique.
• Portes. Se tratan como cargo aparte, con aviso, sin mezclarse con el precio del producto.

Límites de hoy: ininvoice no calcula el rappel que corresponde según el contrato ni tiene un tratamiento propio de las mermas: una merma solo se refleja si está en el albarán o llega su abono. Lee las facturas en PDF, imagen, escaneado o foto; la lectura directa de factura electrónica estructurada está en desarrollo. Para una distribuidora que es parte de un grupo con varias sociedades, la guía de software de cuentas por pagar para grandes empresas reúne lo que hay que pedir a la herramienta.

Factura electrónica 2027 en distribución

Según el calendario de la Agencia Tributaria, una distribuidora de más de 8 millones de euros de volumen de operaciones recibirá factura electrónica estructurada desde el 6 de octubre de 2027, y el Real Decreto 238/2026 (artículo 10) le obliga a comunicar al proveedor el rechazo y el pago completo de cada factura en cuatro días, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Con proveedores que facturan varias veces por semana, el cruce con el albarán tiene que estar hecho antes de que llegue la decisión de rechazar. El detalle, en la guía de factura electrónica para el receptor.

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