Cuentas a pagar en moda y calzado: facturas con tallas, colores, entregas por temporada y devoluciones

En moda y calzado, una factura de proveedor no se puede comprobar por su total: cada línea es un modelo en una talla y un color, el pedido de temporada llega en varias entregas y parte de la mercancía vuelve como devolución. El control útil es línea a línea y talla a talla contra el pedido y los albaranes, porque una factura puede cuadrar en pares y en euros y, aun así, cobrar tallas que no llegaron.

Por qué las facturas de moda y calzado son distintas

Ejemplo en euros: el total cuadra y las tallas no (datos sintéticos)

Ejemplo construido para esta guía con cifras redondas; no corresponde a ninguna empresa real.

Una cadena pide 240 pares de un botín para la temporada de otoño, a 24,00 € el par sin impuestos, en tallas 38 a 41. El proveedor sirve en dos entregas y emite una sola factura por los 240 pares.

Comparada con el pedido, la factura cuadra: 240 pares a 24,00 €, 5.760 € de base. Comparada con los albaranes, cobra 12 pares de la talla 40 que no han llegado: 288 € de más. Si el segundo albarán hubiera traído 12 pares de la 41 en lugar de la 40, el total recibido sería 240 y solo el cruce talla a talla vería que la factura cobra una talla que no se recibió y no cobra otra que sí.

Entregas parciales por temporada

Un pedido de temporada se sirve en varias entregas y se factura a veces por entrega y a veces al final. La regla que evita pagar dos veces es que cada factura consuma cantidades del pedido: lo facturado se descuenta de lo pendiente, y una segunda factura solo puede cobrar lo que queda por facturar y ya se ha recibido. Una línea de pedido de 30 unidades servida en dos albaranes de 18 y 12 está completa; una tercera factura por esa línea es, como mínimo, una pregunta para el proveedor.

Devoluciones y abonos

La devolución en moda es habitual: tallas que no rotan, defectos, fin de temporada. El riesgo para cuentas a pagar no es la devolución, sino el abono que nunca se enlaza: el proveedor reconoce el importe, pero si nadie lo asocia a la factura original, el saldo se queda sin aplicar. El abono debería citar el número de la factura que corrige, y esa cita es lo que permite enlazarlo sin adivinar por importes.

Qué hace ininvoice con estas facturas

• Talla y color en la línea. Las líneas de la factura se emparejan con las del pedido y del albarán por el texto de su descripción, así que una línea que dice «talla 40» y otra que dice «talla 41» son líneas distintas. Cuando la factura trae una rejilla con una columna por talla, la convierte en una línea por talla.
• Cajas surtidas. Convierte las cajas en pares con la curva de tallas impresa en la línea. Si la curva no suma lo que dice la caja, la factura se retiene para revisión y nunca se da por cuadrada.
• Entregas parciales. Varios albaranes pueden cubrir una misma línea de pedido, y varias facturas de un mismo pedido van consumiendo sus cantidades; lo que no se ha facturado sigue abierto.
• Devoluciones. El abono se enlaza a su factura original por el número de factura que cita, con el mismo NIF de proveedor, nunca por coincidencia de importes; la cantidad devuelta vuelve a quedar abierta en la línea del pedido.
• Tolerancia por línea. Cada línea se compara con la tolerancia que fije la organización; por defecto se retiene la línea que supera 1,50 € o el 2 %.

Límites de hoy: el emparejamiento se hace por la descripción de la línea, no por código EAN; si dos líneas son indistinguibles, ininvoice no elige una al azar y las deja para que las asigne una persona. Una devolución solo se refleja cuando llega el abono del proveedor: no hay un documento de «nota de devolución» propio. ininvoice no asigna hoy la factura a una tienda concreta; la separa por sociedad del grupo.

La factura electrónica de 2027 en moda y calzado

Según el calendario de la Agencia Tributaria, desde el 6 de octubre de 2027 las empresas de más de 8 millones de euros de volumen de operaciones recibirán las facturas de sus proveedores de más de 8 millones en formato electrónico estructurado, y tendrán que comunicar al proveedor el rechazo y el pago de cada una en cuatro días (Real Decreto 238/2026, artículo 10). Con decenas de líneas por factura, decidir un rechazo en ese plazo exige tener el cruce talla a talla hecho antes. Lo que cambia está en la factura electrónica vista desde quien la recibe.

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