Política de privacidad

Última actualización: 25 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de ininvoice.com es:

2. Datos que recopilamos

Recopilamos los siguientes datos personales:

2.1. Datos proporcionados directamente por el usuario

  • Lista de espera y registro: nombre, email, nombre de empresa y cargo.
  • Comunicaciones: datos incluidos en emails que nos envíes.
  • Resultado de una herramienta por correo: si en la calculadora del coste de cuentas a pagar, el test de factura electrónica 2027, el autodiagnóstico de cuentas a pagar, el comprobador de descuadres o la lista de comprobación de 2027 pides el resultado por correo, guardamos tu correo, la herramienta, la página desde la que lo pediste, el idioma y los datos técnicos de la petición (navegador y un resumen cifrado de la dirección de red que cambia cada día; la dirección de red se usa además para limitar cuántas peticiones se aceptan), y avisamos al equipo de ininvoice de tu petición. Con tu correo viajan los datos de la herramienta que hacen falta para recalcular el resultado (en el comprobador, solo cuatro cifras del resumen, nunca las líneas): están en el correo que te enviamos y en el aviso al equipo, y no se guardan aparte. Solo te enviamos algo más si marcas la casilla de los dos correos siguientes (ver «Correos de seguimiento», justo debajo).
  • Correos de seguimiento: si al pedir el resultado de una herramienta marcas la casilla «Envíame también dos correos más», te enviamos dos correos más en los días siguientes (el primero, a partir del segundo día). Después de una demo, y solo si nos das permiso, te enviamos como mucho cuatro correos en las tres semanas siguientes. Guardamos el registro de ese permiso: el texto que aceptaste y su versión, la fecha, la página y la herramienta desde las que lo diste y los datos técnicos de la petición (navegador y el resumen cifrado de la dirección de red que cambia cada día) o, tras una demo, cómo nos lo diste. Cada correo trae un enlace para darte de baja con un clic; si te das de baja guardamos tu correo, la fecha y la vía de la baja (el enlace, el botón de tu programa de correo o tu petición) para no volver a escribirte. Para enviarlos guardamos también cada correo programado (cuándo toca, si salió y cuándo) y, tras una demo, los puntos del resumen que te enviamos al día siguiente y la fecha hasta la que vale la propuesta de prueba. Si pides una demo, dejamos de enviarte los correos de la herramienta que quedaran.

2.2. Datos del servicio (usuarios registrados)

  • Correo electrónico conectado: accedemos a tu cuenta de Gmail (API de Gmail) o a tu buzón vía IMAP para extraer facturas, pedidos de compra y albaranes de los adjuntos de email.
  • Documentos procesados: facturas, pedidos de compra y albaranes, recibidos por correo o subidos a la aplicación, que el sistema extrae, clasifica y concilia.
  • Datos de conciliación: resultados del three-way matching (varianzas, scores de riesgo, estados de aprobación).

2.3. Datos técnicos

  • Analítica web: utilizamos PostHog para analizar el uso del sitio web. Se recogen datos como páginas visitadas, duración de la visita y tipo de dispositivo. Las contraseñas siempre se enmascaran.
  • Estudio de factura electrónica: si en el test de preparación para la factura electrónica de 2027 o en la calculadora del coste de cuentas a pagar pulsas el botón «Sumar mis respuestas al estudio» o «Sumar mis supuestos al estudio», guardamos en PostHog tus respuestas o tus supuestos (estos, por tramos y nunca la cifra exacta) con los datos técnicos de la visita (página, página de entrada y de dónde llegas, navegador, tipo de dispositivo y dirección de red, de la que sale el país aproximado), sin correo, nombre ni empresa, para un estudio que solo publica recuentos agregados y nunca una cifra de menos de 30 aportaciones. Si no pulsas el botón, no se guardan.
  • Cookies: utilizamos cookies técnicas necesarias para el funcionamiento del sitio. No usamos cookies de publicidad ni de tracking de terceros con fines publicitarios.

3. Finalidad del tratamiento

Tratamos tus datos personales para las siguientes finalidades:

  • Gestionar tu registro y cuenta de usuario.
  • Prestar el servicio de conciliación automática de facturas.
  • Procesar documentos financieros (facturas, pedidos, albaranes) recibidos en tu correo electrónico.
  • Enviarte comunicaciones relacionadas con el servicio (notificaciones de descuadres, alertas de duplicados, actualizaciones del producto).
  • Mejorar el producto mediante análisis de uso agregado y anonimizado.
  • Enviarte por correo el resultado de una herramienta cuando lo pides y poder contestarte si respondes.
  • Enviarte, solo si lo has aceptado, los correos de seguimiento descritos en el apartado 2.1, y no volver a escribirte si te das de baja.
  • Elaborar el estudio de preparación para la factura electrónica con las respuestas que decidas sumar desde el test o la calculadora, publicando solo recuentos agregados.
  • Cumplir con obligaciones legales aplicables.

4. Base legal del tratamiento

  • Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD): para prestar el servicio contratado.
  • Consentimiento (art. 6.1.a RGPD): para el envío de comunicaciones comerciales, la inscripción en la lista de espera, las respuestas que sumas al estudio de factura electrónica (lo das al pulsar el botón y puedes no darlo), el envío del resultado de una herramienta por correo (lo das al pedirlo) y los correos de seguimiento (lo das al marcar la casilla o, tras una demo, de palabra o por escrito, y lo retiras con el enlace de baja de cada correo).
  • Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD): para mejorar el producto y prevenir fraude.
  • Obligación legal (art. 6.1.c RGPD): para cumplir con la normativa fiscal y de protección de datos.

5. Acceso al correo electrónico y datos de Google

Cuando conectas tu cuenta de Gmail, ininvoice solicita dos permisos de la API de Gmail, cada uno con una finalidad concreta:

  • Lectura (gmail.readonly): leemos los emails que contengan adjuntos susceptibles de ser documentos financieros (PDF, imágenes, XML) para extraer facturas, pedidos y albaranes. No accedemos al contenido de emails sin adjuntos financieros.
  • Envío (gmail.send): se usa únicamente cuando tú redactas y apruebas explícitamente un mensaje desde la aplicación (por ejemplo, reclamar un albarán a un proveedor). Nunca enviamos emails automáticos ni sin tu orden directa.
  • No modificamos ni eliminamos ningún email de tu buzón.
  • Puedes revocar el acceso en cualquier momento desde la configuración de seguridad de tu cuenta de Google o desde la sección Integraciones de la aplicación.

El uso que ininvoice hace de la información recibida de las APIs de Google cumple la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). En concreto:

  • Los datos de Gmail se usan solo para prestar las funciones visibles de ininvoice (extracción y conciliación de documentos financieros).
  • No transferimos datos de Gmail a terceros salvo para operar esas funciones (proveedores de infraestructura listados en la sección 8), por obligación legal o con tu consentimiento explícito.
  • No usamos datos de Gmail para publicidad, ni los vendemos, ni los usamos para entrenar modelos de IA generalistas.
  • Ningún humano lee tus datos de Gmail, salvo con tu consentimiento explícito para soporte, por motivos de seguridad (abuso o incidente) o por obligación legal.

6. Almacenamiento y seguridad

  • Ubicación: la base de datos y los documentos se almacenan en servidores de la Unión Europea (Frankfurt, Alemania), proporcionados por Supabase (infraestructura AWS eu-central-1). La aplicación y la API se ejecutan en Railway, en servidores de Europa.
  • Cifrado: los datos se transmiten cifrados mediante TLS 1.3 y se almacenan cifrados en reposo (AES-256).
  • Autenticación: acceso mediante credenciales individuales con política de contraseñas robustas y sesiones firmadas (JWT).
  • Acceso: el acceso a los datos está restringido mediante políticas de Row Level Security (RLS) que garantizan el aislamiento por organización: los datos de una organización solo son accesibles para las personas que pertenecen a ella.

7. Conservación de datos

  • Datos de cuenta: mientras la cuenta esté activa y durante 30 días adicionales tras la cancelación.
  • Documentos procesados: mientras la cuenta esté activa. Se eliminan dentro de los 30 días siguientes a la cancelación, salvo obligación legal de conservación.
  • Datos de la lista de espera: hasta 12 meses desde la inscripción o hasta que solicites su eliminación.
  • Correo de quien pide el resultado de una herramienta: el mismo plazo que los datos de la lista de espera, contado desde la petición, o hasta que solicites su eliminación.
  • Registro del permiso para los correos de seguimiento: el mismo plazo que los datos de la lista de espera, contado desde el último correo de la serie. La baja se conserva para no volver a escribirte.
  • Datos de analítica: 90 días en PostHog, anonimizados después.
  • Respuestas sumadas al estudio de factura electrónica: el mismo plazo que los datos de analítica; de ellas solo se conservan después los recuentos agregados.

8. Comunicación de datos a terceros

No vendemos ni compartimos tus datos personales con terceros con fines comerciales. Para prestar el servicio, los siguientes proveedores tratan datos por nuestra cuenta, como encargados del tratamiento:

  • Supabase Inc.: base de datos, almacenamiento de los documentos y autenticación, en servidores de la UE (Frankfurt, Alemania).
  • Railway: alojamiento de la aplicación y de la API, en servidores de Europa.
  • Google LLC (API de Gemini): procesa el contenido de los documentos que recibimos o que subes (facturas, pedidos de compra y albaranes) para extraer y clasificar sus datos, y las preguntas que haces al asistente de la aplicación.
  • Resend: envío del correo del servicio (invitaciones, avisos y comunicaciones de la cuenta), del resultado de una herramienta que pides por correo y de los correos de seguimiento que aceptas.

Además, los datos pueden ser comunicados a:

  • Google LLC / Microsoft Corp.: para la autenticación OAuth de tu cuenta de correo (solo tokens de acceso).
  • PostHog Inc.: analítica web (servidores EU).
  • Cal.com Inc.: gestión de citas y demos.
  • Autoridades competentes: cuando exista obligación legal.

9. Transferencias internacionales

Tus datos se almacenan en la Unión Europea. En los casos en que algún subprocesador tenga sede fuera de la UE (Google, Microsoft, Railway, Resend, PostHog), las transferencias están amparadas por las Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) aprobadas por la Comisión Europea o por decisión de adecuación del país de destino.

10. Derechos del usuario

De conformidad con el RGPD, tienes derecho a:

  • Acceso: solicitar una copia de tus datos personales.
  • Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
  • Supresión: solicitar la eliminación de tus datos ("derecho al olvido").
  • Limitación: restringir el tratamiento en determinadas circunstancias.
  • Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y legible por máquina.
  • Oposición: oponerte al tratamiento basado en interés legítimo.
  • Retirada del consentimiento: retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a hola@ininvoice.com. Responderemos en un plazo máximo de 30 días.

Tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en www.aepd.es.

11. Modificaciones

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política de privacidad. Cualquier cambio sustancial se comunicará por email a los usuarios registrados y se indicará en esta misma página con la fecha de última actualización.

12. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con la privacidad de tus datos: