Preguntas frecuentes
Empieza por la guía para elegir software AP automation: criterios de ingesta, matching, integraciones y precio. Sirve para evaluar cualquier vendor, no solo ininvoice.
Solo necesitas una cuenta de correo (Gmail). Conectas tu bandeja de entrada y, en unos minutos, ininvoice empieza a recoger, clasificar y conciliar tus facturas con sus pedidos y albaranes de forma automática. No hay nada que instalar ni configurar.
Sí, ininvoice cumple con el RGPD y almacena todos los datos en servidores europeos (Frankfurt, Alemania), cifrados en reposo con AES-256 y en tránsito con TLS 1.2+. Nunca modificamos ni eliminamos ningún email. El acceso se protege con credenciales individuales y sesiones firmadas.
La factura se registra con estado «pendiente de pedido». Puedes subir el pedido de compra manualmente o esperar a que llegue a tu correo electrónico. En cuanto ininvoice detecta el pedido correspondiente, lo cruza automáticamente con la factura y genera el resultado de conciliación.
Sí, ininvoice procesa PDF, imágenes (JPG, PNG) y documentos escaneados en cualquier idioma y moneda. La IA extrae automáticamente los datos (proveedor, NIF, líneas de producto, importes) y los organiza para la conciliación. Si un dato no queda claro, va a revisión humana antes de pasar a la contabilidad: nunca se aprueba un dato dudoso de forma automática.
«Producto por producto» significa que ininvoice compara cada línea de la factura con la línea equivalente del pedido de compra y del albarán de entrega. Es decir, no compara solo el total (lo que oculta errores de precio o cantidad en líneas individuales), sino que revisa cada producto, con su precio unitario y su cantidad, por separado. Si una línea tiene un descuadre de 0,20 EUR pero el total coincide porque otra línea compensa, ininvoice lo detecta igualmente.
ininvoice aplica un margen de tolerancia configurable (por defecto, 5% por línea). Si la varianza de precio unitario entre la factura y el pedido está dentro de ese margen, la línea se marca como conciliada. Solo se genera una alerta de descuadre cuando la diferencia supera la tolerancia definida. Fórmula: varianza = (precio_factura − precio_pedido) × cantidad_facturada.
ininvoice utiliza detección de duplicados multi-criterio: cruza número de factura, NIF del proveedor, importe total, fecha de emisión y hash del documento (SHA-256). Si dos o más criterios coinciden, la factura se bloquea automáticamente y se notifica al usuario antes de su aprobación. Esto previene pagos dobles incluso cuando el proveedor envía la misma factura con un número ligeramente diferente.
No, no necesitas cambiar nada. Tus proveedores siguen enviando facturas al mismo correo electrónico de siempre. ininvoice se conecta a tu bandeja y recoge los documentos automáticamente. Lo único que cambia es que ya no tienes que cuadrar las facturas a mano: el sistema lo hace por ti en minutos, en cuanto la factura llega a tu correo.
Sí, ininvoice no tiene permanencia ni penalizaciones por cancelación. Puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento desde la configuración de tu cuenta o por email. La cancelación es efectiva al final del periodo de facturación en curso. Tras la cancelación, tus datos se conservan 30 días para que puedas exportarlos, y después se eliminan completamente.
ininvoice está diseñado para empresas que reciben un volumen alto de facturas de proveedores y necesitan verificarlas antes de pagar. Los sectores principales son: distribución y logística (800–1.200 facturas/mes), construcción, industria y manufactura, hostelería organizada, retail y farmacia. En general, cualquier empresa que hoy cuadra facturas con Excel o a mano y quiere automatizar ese proceso.