Cuentas a pagar en hoteles y restauración: albaranes de cocina, precios de campaña, mermas y varios locales

En hostelería, el gasto en proveedores se reparte en muchas entregas pequeñas: el pescado llega cada mañana, las bebidas dos veces por semana y la lavandería factura cada mes. El cocinero o el encargado firma el albarán en la puerta, a menudo con prisa, y la factura llega días o semanas después a administración, que no estuvo en la recepción. Cuentas a pagar necesita saber, antes de aprobar, si lo cobrado es lo que se pidió, al precio pactado, y lo que de verdad entró en la cocina.

Cómo llegan las facturas a un hotel o a un grupo de restauración

Una parte de las compras se hace por teléfono o por mensaje, sin pedido escrito. Esas facturas no tienen precio pactado contra el que compararse, y son las que más conviene mirar.

Ejemplo en euros: precio de campaña y género rechazado (datos sintéticos)

Ejemplo construido para esta guía con cifras redondas; no corresponde a ninguna empresa real.

Un hotel pide 60 kg de salmón para la semana a 14,20 €/kg sin impuestos, el precio de campaña pactado con el proveedor. Llegan tres entregas de 20 kg; en la del viernes, cocina rechaza 4 kg y lo anota en el albarán, así que lo recibido son 56 kg. La factura semanal cobra 60 kg a 15,10 €/kg, el precio de tarifa.

Son 110,80 € en una línea de una semana. Si el rechazo de los 4 kg solo se hubiera dicho de palabra al repartidor y el albarán se hubiera firmado completo, la cantidad cuadraría y la merma se pagaría. Y si el precio de campaña no estuviera en el pedido, no habría nada contra lo que comparar los 15,10 €.

Compras sin pedido: lo que se puede comprobar y lo que no

Sin pedido, lo que no se puede comprobar es el precio, salvo que el albarán venga valorado. Lo que sí se puede comprobar es que la factura cobre lo entregado: que los albaranes que cita hayan llegado, que no cite uno que no es suyo y que las cantidades o los importes coincidan. Para los proveedores de más gasto, un pedido abierto con el precio de la semana o de la campaña es lo que permite comprobar también el precio. El método general, con sus seis casos, está en la guía de conciliación de facturas con pedidos y albaranes.

Precios de mercado y precios de campaña

El precio de los frescos cambia con el mercado, a veces cada semana, y el de las bebidas con las campañas y promociones del distribuidor. En los dos casos, la referencia para comprobar una factura es el precio que figura en el pedido. Si la campaña se aplica en la factura, una línea a precio de tarifa se ve en cuanto se compara con el pedido. Si la campaña o el rappel se liquidan después con un abono, ese abono no corrige ninguna factura concreta: es un saldo a favor que hay que aplicar a la cuenta del proveedor y comprobar contra lo pactado.

Mermas, devoluciones y envases

El género rechazado en la recepción tiene que quedar en el albarán o volver como abono del proveedor; lo que no está en el albarán no existe para el cruce. Las devoluciones posteriores, igual: su abono debería citar el número de la factura que corrige. Los envases retornables (barriles, cajas, palés) suelen ir en líneas propias, con su cargo al entregar y su abono al devolver; un cargo de envases que el pedido no recoge aparece como una línea sin pareja en el pedido y hay que mirarlo.

Varios hoteles, varios locales, varias sociedades

Muchas cadenas trabajan con una sociedad por hotel, por marca o por país, y con una central de compras que negocia con los proveedores para todos. Las facturas llegan a uno o varios buzones compartidos y, en una misma semana, el mismo proveedor factura a varias sociedades. El primer control es asignar cada factura a su sociedad por el NIF del receptor y no cruzarla nunca con un pedido de otra; cómo se hace está en facturas de un grupo con varias sociedades. Cuando varios locales comparten una misma sociedad, lo que distingue la factura de un local es el pedido con el que se cruza; si los locales compran sin pedido, la separación por local se hace fuera de la herramienta.

Qué hace ininvoice con estas facturas

• Entrada. Conectas el buzón de Gmail en modo lectura o subes los documentos; los pedidos y los albaranes entran igual que las facturas. Lee PDF, imagen, escaneado o foto, también el albarán fotografiado en la cocina.
• Con pedido. Cruza cada línea con el pedido y con el albarán, con la tolerancia que fije la organización (por defecto retiene la línea que supera 1,50 € o el 2 %), y muestra cada diferencia de precio o de cantidad en euros. Lleva la cuenta de lo recibido y lo facturado por línea de pedido, así que una factura semanal que agrupa entregas se compara con lo recibido y aún no facturado.
• Sin pedido. La factura no se da por buena: queda retenida para que la apruebe una persona. Si cita sus albaranes, los compara con ella (importes si vienen valorados, cantidades si no) y avisa si falta alguno, si cita uno que no es suyo o si no cuadran.
• Peso y unidades. Compara kilos con kilos y convierte unidades solo cuando la equivalencia se puede demostrar; si no, la línea queda para revisión.
• Abonos. Se enlazan a la factura original por el número que citan y el mismo NIF, nunca por importe; los que no citan factura quedan como crédito pendiente de aplicar.
• Portes y cargos. Los portes se tratan como cargo aparte, con aviso; una línea con valor que no tiene pareja en el pedido se señala con su causa.
• Duplicados. Retiene la factura con el mismo número normalizado del mismo proveedor y avisa de la que repite proveedor e importe al céntimo en menos de 30 días, el caso típico de las cuotas de servicio; ver los tipos de factura duplicada.
• Sociedades y ERP. Asigna cada factura a su sociedad por el NIF del receptor. No hay conexión directa con ningún ERP: lo aprobado se exporta en CSV o Excel; ver cómo entran las facturas de proveedor en A3, Sage, Holded y Quipu.

Límites de hoy: ininvoice no asigna la factura a un local, un hotel o un centro de coste dentro de una misma sociedad; no calcula el rappel ni el importe de una promoción según el acuerdo comercial; y no lleva un control propio de envases ni de mermas: los ve si están en el albarán o llega su abono. La lectura directa de factura electrónica estructurada está en desarrollo. Quién aprueba cada tramo se explica en automatizar la aprobación de facturas de proveedores.

Factura electrónica 2027 en hostelería

Según el calendario de la Agencia Tributaria, una empresa de más de 8 millones de euros de volumen de operaciones recibirá factura electrónica estructurada desde el 6 de octubre de 2027, y el Real Decreto 238/2026 (artículo 10) le obliga a comunicar al proveedor el rechazo y el pago completo de cada factura en cuatro días, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Con proveedores de frescos que facturan cada semana, el cruce con el albarán tiene que estar hecho antes de decidir un rechazo. El detalle, en factura electrónica obligatoria 2027 para empresas.

Preguntas frecuentes

Pruébalo con tus propias facturas

Mándame 3–5 facturas de proveedor y, si los tienes, el pedido y el albarán de alguna.

Solicitar demo