Integraciones
Facturas de proveedor en Sage 50 y Sage 200: qué comprobar antes de registrarlas
Las facturas de proveedor entran en Sage 50 o Sage 200 tecleándolas, facturando contra un pedido registrado, digitalizando el PDF o importando un fichero. Ninguna de esas vías comprueba por sí sola tres cosas: que el precio es el del pedido, que la cantidad es la que llegó según el albarán y que la factura no se registró ya. ininvoice hace esas comprobaciones línea a línea antes de Sage. Después le entrega las facturas aprobadas en un fichero CSV o Excel para importar; no tiene conector nativo con Sage.
¿Qué queda sin comprobar al registrar una factura de proveedor en Sage?
Registrar una factura en Sage, como en cualquier programa de contabilidad, resuelve cómo llega el dato a los libros. Si la factura debería pagarse queda fuera, sea cual sea la vía de entrada, y eso es lo que ininvoice comprueba antes:
| Vía de entrada | Qué resuelve | Qué deja sin comprobar |
|---|---|---|
| Teclear la factura a mano | Que el dato entre | Todo lo demás: lo que se teclea es lo que se contabiliza |
| Facturar contra un pedido ya registrado | No teclear de nuevo precios y cantidades del pedido | Si llegó lo facturado, cuando la recepción no está registrada |
| Digitalizar el PDF para proponer el asiento | Ahorrar tecleo | Si el precio y la cantidad coinciden con pedido y albarán |
| Importar un fichero | Volumen: muchas facturas a la vez | Lo que no se haya comprobado antes de generar el fichero |
¿Qué encuentra ininvoice en dos facturas antes de que entren en Sage? (datos sintéticos)
Proveedor y facturas inventados para el ejemplo.
| Factura | Qué encuentra ininvoice | Importe en juego | Resultado |
|---|---|---|---|
| «FV-2026/0042» de un proveedor de material eléctrico, 1.284,00 € | Ya había recibido la «FV 2026 0042» del mismo proveedor: mismo número escrito de otra forma | 1.284,00 € | Retenida como posible duplicado |
| «FV-2026/0057», 40 bobinas a 18,40 € (pedido a 17,90 €) | Precio por encima del pedido: (18,40 € − 17,90 €) × 40 = 20,00 €, un 2,8 % de la línea | 20,00 € | Retenida por diferencia de precio |
Si las dos facturas se hubieran tecleado o importado directamente, la primera se habría pagado dos veces y la segunda con 20,00 € de más. Ninguna de las dos llega al fichero para Sage hasta que una persona la decide.
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¿Cómo pasan las facturas de proveedor de ininvoice a Sage?
- Las facturas llegan al buzón de facturas conectado a ininvoice (solo lectura) o se suben a mano; pedidos y albaranes, como PDF, imagen u hoja de cálculo.
- ininvoice lee cada documento línea a línea, valida NIF, base, IVA, IRPF e inversión del sujeto pasivo, y cruza la factura con pedido y albarán.
- Las facturas que no cuadran, y los posibles duplicados, se retienen para que una persona las apruebe, las rechace o pida aclaración.
- Las facturas aprobadas se exportan en CSV (una fila por línea) o Excel (columnas a elegir).
- El fichero se importa en Sage, que contabiliza, liquida impuestos y paga.
¿Qué hace Sage y qué hace ininvoice?
| Tarea | Sage | ininvoice |
|---|---|---|
| Recoger facturas del buzón y leerlas sin plantillas | — | Sí |
| Conciliar cada línea con pedido y albarán, con tolerancia | — | Sí |
| Retener posibles duplicados antes de registrar | — | Sí |
| Contabilizar, liquidar impuestos y presentar modelos | Sí | No |
| Pagar y conciliar el banco | Sí | No |
La columna de Sage solo recoge lo que se hace en Sage dentro de este flujo; las funciones concretas de cada versión de Sage dependen de la versión, los módulos contratados y la implantación.
¿Qué cambia para las facturas recibidas en Sage con la factura electrónica de 2027?
Según la Agencia Tributaria, la factura electrónica entre empresas es obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para quien supere 8 millones de euros de volumen de operaciones y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto. Las facturas recibidas llegarán entonces como mensaje estructurado, pero la comprobación contra pedido y albarán seguirá siendo necesaria. ininvoice lee hoy PDF, imagen, escaneado, foto y hojas de cálculo; la lectura de factura electrónica en XML está en desarrollo.
Preguntas frecuentes
¿ininvoice sustituye a Sage?
No. Sage sigue siendo el ERP o el programa de contabilidad: registra, liquida impuestos y paga. ininvoice trabaja antes, comprobando cada factura de proveedor contra el pedido y el albarán.
¿ininvoice tiene un conector nativo con Sage?
No. La entrega a Sage es un fichero CSV o Excel con las facturas aprobadas, que se importa en Sage. No hay escritura directa en Sage.
¿Funciona con Sage 50 y con Sage 200?
Sí, porque no depende de la versión: ininvoice lee los documentos y entrega un fichero. La correspondencia entre las columnas del fichero y los campos de cada versión de Sage se define una vez.
¿Detecta una factura que ya se registró en Sage?
ininvoice compara cada factura con las que ya ha recibido: mismo número del mismo proveedor (aunque se escriba con guiones o espacios distintos), mismo importe y fecha, y mismo fichero. Las facturas registradas en Sage por otra vía, sin pasar por ininvoice, no las ve.
¿Qué conviene recordar de las facturas de proveedor en Sage?
Sage registra, liquida impuestos y paga. ininvoice comprueba antes cada línea de la factura contra su pedido y su albarán, y retiene los posibles duplicados. Lo aprobado llega a Sage en un fichero CSV o Excel, sin conector nativo.
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