Integraciones
Conciliación de albaranes con Business Central: cada factura frente a su pedido y su albarán antes de registrarla
ininvoice no tiene hoy un conector nativo con Microsoft Dynamics 365 Business Central: lee las facturas, los pedidos y los albaranes como documentos, comprueba cada línea contra lo pedido y lo recibido, y entrega las facturas aprobadas en un fichero Excel o CSV que se importa en Business Central. Su aportación está en la parte que más se queda a medias en las empresas medianas: el albarán.
Qué hay hoy y qué no
| Pieza | Hoy |
|---|---|
| Conector nativo con Business Central | No existe |
| Escritura directa de facturas en Business Central | No |
| Lectura de facturas, pedidos y albaranes en PDF, imagen, escaneado, foto u hoja de cálculo | Sí |
| Conciliación línea a línea con pedido y albarán, entregas parciales incluidas | Sí |
| Exportación de las facturas aprobadas a Excel (columnas a elegir) o CSV (una fila por línea) | Sí |
| Lectura de factura electrónica en XML (Facturae, UBL) | En desarrollo |
Qué campos lleva una factura Facturae, y en qué orden, lo define el XSD de Facturae del Ministerio de Hacienda; la guía técnica lo recorre etiqueta a etiqueta.
El albarán, la pieza que falta
En muchas empresas con un ERP de gama media, el pedido está en el sistema, pero la recepción no: el albarán se firma en el muelle, se queda en el almacén y se registra días después, o no se registra. Cuando llega la factura, el ERP puede compararla con el pedido, pero no sabe si lo facturado llegó. ininvoice lee el propio albarán, también en foto o escaneado, y usa su cantidad para cada línea.
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Una entrega parcial, paso a paso (datos sintéticos)
Pedido, albaranes y facturas inventados para el ejemplo.
Pedido de 1.000 metros de cable a 1,35 €/m. Llegan dos entregas, de 600 y 400 metros, cada una con su albarán, y el proveedor emite dos facturas.
| Momento | Recibido | Facturado | Resultado en ininvoice |
|---|---|---|---|
| Albarán 1 y factura 1 | 600 m | 600 m × 1,35 € = 810,00 € | Cuadra; quedan 400 m pendientes en el pedido |
| Albarán 2 y factura 2 | 400 m | 450 m × 1,35 € = 607,50 € | Retenida: 50 m facturados de más, 67,50 € |
La factura 1 se exporta para Business Central. La factura 2 queda retenida hasta que una persona decide: pedir un abono de 67,50 €, o aprobarla si el proveedor demuestra una tercera entrega. Comparada con el pedido completo (1.000 m), la factura 2 habría pasado por buena.
El flujo con Business Central
- Las facturas y los albaranes de proveedor llegan al buzón conectado a ininvoice (solo lectura) o se suben a mano; los pedidos de compra, como PDF u hoja de cálculo.
- ininvoice asigna cada factura a su sociedad por el NIF del destinatario, la lee línea a línea y la concilia con pedido y albarán.
- Lo que no cuadra lo decide una persona desde el panel: aprobar, rechazar o pedir aclaración.
- Las facturas aprobadas se exportan a Excel, con las columnas que se elijan, o a CSV.
- El fichero se importa en Business Central, donde se contabiliza y se paga.
Cuándo no necesitas ininvoice con Business Central
Si en tu Business Central las facturas de proveedor ya entran como datos estructurados, todas las recepciones se registran el mismo día y la conciliación de cada línea con pedido y recepción ya funciona en el ERP, ininvoice aportaría poco. Tiene sentido cuando las facturas llegan en PDF, los albaranes se quedan en papel o la comprobación línea a línea se hace hoy a mano.
Otros ERP. Si una parte del grupo lleva otro ERP, el flujo es el mismo y también termina en un fichero: facturas de proveedor con Sage 200, facturas de proveedor con a3ERP y facturas de proveedor con Holded.
Preguntas frecuentes
¿ininvoice tiene un conector nativo con Business Central?
No. ininvoice no tiene hoy un conector nativo con Microsoft Dynamics 365 Business Central. Lee y concilia las facturas antes de Business Central y entrega las aprobadas en Excel o CSV para importarlas.
¿ininvoice lee los albaranes de proveedor?
Sí. ininvoice lee albaranes en PDF, imagen, escaneado o foto, también los fotografiados en el muelle, y los usa para comprobar la cantidad recibida de cada línea.
¿Qué pasa con las entregas parciales?
Cada factura se compara con lo recibido y todavía no facturado del pedido. Si factura lo recibido, cuadra y el resto del pedido queda abierto; si factura más de lo recibido, se retiene con la diferencia en euros.
¿Puedo elegir las columnas del fichero que importo en Business Central?
En la exportación a Excel, sí: se eligen las columnas que se necesitan. La exportación CSV tiene un formato fijo, con una fila por línea de factura.
¿Cuándo no tiene sentido ininvoice con Business Central?
Cuando las facturas ya entran estructuradas en Business Central, todas las recepciones se registran a tiempo y la conciliación línea a línea ya funciona dentro del ERP.
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