Facturas de proveedor con Holded: qué hace Holded solo y qué añade ininvoice antes de registrarlas

ininvoice no tiene conector con Holded: trabaja antes y entrega las facturas de proveedor ya conciliadas en un fichero CSV o Excel, que se pasa a la plantilla de importación de facturas de compra de Holded. Holded ya lee las facturas que recibe con su Escáner y convierte un pedido de compra en una compra. Lo que su centro de ayuda no describe es comparar cada línea de la factura con el pedido y con el albarán antes de aprobarla, ni repartir las facturas de un grupo entre sus empresas.

¿Qué hace Holded solo con las facturas de proveedor?

Holded recibe las facturas de compra por tres vías y las lee con su Escáner, que extrae con OCR el emisor, el importe, la fecha y los impuestos y deja el documento para que una persona lo revise y lo convierta en compra. Identifica al proveedor por su NIF o CIF y, si es de otro país de la Unión Europea, comprueba su NIF-IVA en VIES. Con la gema Inventario, un pedido de compra se convierte en compra con el botón «Convertir», y al pulsar «Recibir unidades» en el pedido se genera un albarán de compra. Una compra creada a mano se puede guardar como borrador y aprobar después; las facturas importadas desde un fichero entran siempre en borrador. Lo que conviene dejar a la máquina y lo que no, con Holded o con cualquier otro ERP, está en la guía para automatizar facturas de proveedores.

Datos de Holded tomados de su centro de ayuda el 26 de octubre de 2026: el Escáner, la identificación del proveedor, facturar un pedido, el glosario de inventario, las preguntas frecuentes de pedidos, la gestión de cuentas, la importación de facturas de compra y el modo borrador. Holded no ha revisado esta página.

Holded por sí mismo frente a ininvoice antes de Holded

Hay un caso que las propias preguntas frecuentes de Holded explican: si un pedido de compra de 10 unidades se factura primero por las 2 recibidas y después se convierte otra vez en compra, el documento se genera con el total de 10 unidades, no con las 8 pendientes. En esa respuesta, Holded lo atribuye a la falta de albaranes de compra, aunque su glosario de inventario describe el albarán que genera «Recibir unidades». Con entregas parciales, la cantidad de cada factura del proveedor hay que comprobarla contra lo que llegó, y eso es lo que ininvoice hace con cada albarán.

Un ejemplo en euros: cuatro facturas, tres empresas en Holded

Cómo importar en Holded las facturas que aprueba ininvoice

1. Entran los documentos. Las facturas llegan al buzón de facturas conectado a ininvoice o se suben a mano; los pedidos y los albaranes entran por el mismo camino, como PDF, imagen u hoja de cálculo.
2. ininvoice asigna la sociedad y concilia. Asigna las facturas por el NIF del destinatario (si falta, por el nombre legal exacto; si nada la resuelve, decide una persona), cruza cada línea con el pedido y el albarán de esa sociedad y retiene lo que no cuadra y los posibles duplicados.
3. Una persona aprueba. Lo retenido llega con la diferencia señalada y se aprueba, se rechaza o se devuelve con una pregunta desde el panel de ininvoice.
4. Se exporta lo aprobado. El CSV trae una fila por cada línea de las facturas aprobadas (y una más por cada asignación adicional de esa línea a otro pedido o albarán), con 27 columnas de nombre fijo; el Excel deja elegir las columnas.
5. Se rellena la plantilla de Holded. En Compras > Facturas, «Acciones» e «Importar», Holded ofrece una plantilla de CSV/Excel. Su ayuda advierte que no se pueden renombrar ni mover columnas y que una línea en blanco entre facturas impide la importación.
6. Holded registra y paga. Las facturas importadas entran en borrador; se aprueban en Holded y desde ahí siguen la contabilización y el pago.

De qué columna del CSV de ininvoice sale cada campo imprescindible de la plantilla de facturas de compra de Holded:

Una línea de factura cruzada con dos albaranes aparece dos veces en el CSV, con el mismo invoice_line_id: para la plantilla se toma una sola vez. La columna entity_tax_id no va a Holded; sirve para separar el fichero por cuenta antes de subirlo.

Grupos con una cuenta de Holded por sociedad

En Holded, cada empresa se crea como una cuenta independiente, con su propio plan, sus datos y su configuración, y cada cuenta tiene su propia dirección de correo para el Escáner. En un grupo, la empresa en la que entra una factura depende de a qué dirección la mandó el proveedor y de qué cuenta tenía abierta quien la subió. ininvoice decide la sociedad por el NIF del destinatario impreso en la factura, solo la cruza con pedidos y albaranes de esa sociedad y lleva el NIF a cada fila exportada, de modo que el reparto entre cuentas de Holded sale del propio fichero. La página de cuentas a pagar con varias sociedades explica el orden de decisión cuando la factura no trae NIF.

Cuándo Holded basta y no necesitas ininvoice

Holded basta cuando hay una sola sociedad, el volumen de facturas de proveedor se revisa a mano sin esfuerzo, las compras se registran convirtiendo en Holded el pedido o el albarán de compra y nadie necesita una tolerancia de precio por línea: el Escáner lee la factura y una persona la revisa antes de crear la compra. ininvoice tiene sentido cuando las facturas llegan en PDF a un buzón común de varias sociedades, cuando hay entregas parciales y facturas que agrupan albaranes, o cuando hace falta saber antes de aprobar qué línea se cobra por encima del pedido.

Para comparar con otros programas de gestión: Odoo y su conciliación de tres vías, Dynamics 365 Business Central y SAP Business One y su entrada de mercancías, con la misma forma de trabajo y sin conector.

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