ERP y cuentas a pagar
Facturas de proveedor con a3ERP: qué hace a3ERP solo y qué añade ininvoice antes de registrarlas
ininvoice no tiene conector con a3ERP: trabaja antes y entrega las facturas de proveedor ya conciliadas en un fichero CSV o Excel, que se pasa a la hoja que importa in&out, la herramienta de importación de a3ERP. a3ERP ya pasa pedidos y albaranes a factura «sirviéndolos» e importa facturas de compra en FacturaE, pero en esa importación compara el albarán por su total y crea la factura con las líneas del albarán. ininvoice añade la comparación de cada línea con el pedido y el albarán antes de que la factura entre.
¿Qué hace a3ERP solo con las facturas de proveedor?
En a3ERP, un documento pasa a otro sirviéndolo: cada línea de un pedido lleva las unidades ya servidas a un albarán o a una factura y las que quedan pendientes, y al grabar una factura se genera automáticamente su apunte contable. Para las facturas que llegan en formato electrónico, a3ERP importa facturas de compra en FacturaE (versiones 3.2, 3.2.1 y 3.2.2) desde una carpeta: comprueba que corresponden a la empresa elegida, busca el proveedor por NIF y rechaza la factura si no lo encuentra. Si la factura informa albaranes, a3ERP los busca por número entre los albaranes pendientes de ese proveedor, exige que sean facturables y que el total coincida, y crea la factura con las líneas del albarán en lugar de las del fichero; Wolters Kluwer anota que «en siguientes versiones sí se controlará que ambos detalles concuerden». Esa primera versión solo trata facturas nacionales y no importa las que traen detalle de pedidos. Para importar desde Excel está in&out, que carga ofertas, pedidos, depósitos, albaranes y facturas.
Datos de a3ERP tomados de a3responde, la ayuda de Wolters Kluwer, el 26 de octubre de 2026: gestión de pedidos, preferencias de la empresa, importar facturas de compra en FacturaE, tratamiento de datos en esa importación, consultas frecuentes de in&out y multiempresa. Wolters Kluwer no ha revisado esta página.
a3ERP por sí mismo frente a ininvoice antes de a3ERP
| Punto | a3ERP, según a3responde | ininvoice, antes de a3ERP |
|---|---|---|
| Entrada de la factura | Entrada en la aplicación, sirviendo pedidos o albaranes; importación de FacturaE desde una carpeta; importación desde Excel con in&out | Un buzón de facturas conectado en solo lectura, o subida manual; lee PDF, imagen, escaneado o foto línea a línea y sin plantillas (la lectura de XML está en desarrollo) |
| Comparación con el albarán | En la importación de FacturaE, el albarán se localiza por número y su total debe coincidir; la factura toma las líneas del albarán | Cada línea de factura con su línea de albarán y su cantidad recibida, también cuando una factura agrupa varios albaranes |
| Precio | Con «Actualizar precios de compra desde las líneas», un precio cambiado al entrar la factura actualiza su origen (ficha del artículo, precio especial) | El precio de cada línea se compara con el del pedido antes de aprobar; nada se escribe en el ERP |
| Tolerancia de precio | a3responde no describe ninguna | Por línea: por defecto se retiene la línea cuya diferencia supera 1,50 € o el 2 %; la organización la puede cambiar |
| Facturas repetidas | Configurado para no permitir referencias duplicadas, rechaza la misma referencia, proveedor y año | Mismo proveedor y mismo número normalizado, aunque cambie la forma de escribirlo o el fichero |
| Varias empresas | Opción «usar multiempresas»: los tipos contables pasan a ser las empresas | Las facturas se asignan a su sociedad por el NIF del destinatario antes de cruzarlas |
| Registro y pago | a3ERP graba la factura y genera su apunte contable | No registra ni paga: exporta lo aprobado en CSV o Excel |
Un ejemplo en euros: una factura para dos albaranes
Ejemplo sintético: proveedor, pedido, albaranes y factura inventados. Las reglas son las de ininvoice con la tolerancia por defecto.
Una embotelladora pide 2.000 botellas de vidrio a 0,62 €. Llegan en dos entregas: el albarán 4410 con 1.200 botellas y el albarán 4452 con 750. A fin de mes, el proveedor manda una sola factura por las 2.000 botellas del pedido, 1.240,00 € de base.
| Documento | Botellas | Importe a 0,62 € |
|---|---|---|
| Pedido | 2.000 | 1.240,00 € |
| Albarán 4410 | 1.200 | 744,00 € |
| Albarán 4452 | 750 | 465,00 € |
| Recibido (los dos albaranes) | 1.950 | 1.209,00 € |
| Factura | 2.000 | 1.240,00 € |
El precio es el del pedido y la cantidad también, así que una comparación con el pedido no ve nada. ininvoice cruza la línea de la factura con los dos albaranes y suma lo recibido: faltan 50 botellas, 31,00 € facturados de más, por encima de la tolerancia. La factura queda retenida con esa diferencia hasta que una persona decide si pide un abono o espera una tercera entrega. Si los dos albaranes se sirvieron desde el pedido en a3ERP, el pedido sigue mostrando 50 unidades pendientes.
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Cómo importar en a3ERP las facturas que aprueba ininvoice
- Entran los documentos. Las facturas llegan al buzón de facturas conectado a ininvoice o se suben a mano; los pedidos y los albaranes entran por el mismo camino, como PDF, imagen u hoja de cálculo.
- ininvoice asigna la sociedad. Por el NIF del destinatario y, si falta, por el nombre legal exacto; la factura que ningún dato resuelve espera a que decida una persona.
- ininvoice concilia. Cruza cada línea con el pedido y los albaranes de esa sociedad, aplica la tolerancia y retiene lo que no cuadra y los posibles duplicados.
- Una persona aprueba. Desde el panel de ininvoice, lo retenido se aprueba, se rechaza o se devuelve con una pregunta.
- Se exporta lo aprobado. El CSV trae una fila por cada línea de las facturas aprobadas (y una más por cada asignación adicional de esa línea a otro pedido o albarán), con 27 columnas de nombre fijo; el Excel deja elegir las columnas.
- a3ERP registra la factura. Con in&out, se carga una hoja de facturas de compra; o, sin importar, se crea cada factura sirviendo los albaranes que trae el fichero. Al grabarla, a3ERP genera el apunte contable.
La hoja que lee in&out tiene sus propias reglas, según las consultas frecuentes de Wolters Kluwer: una hoja por tipo de documento, con nombres como «FacturasVenta» o «DepositosCompra» (el documento en plural más Venta o Compra; para facturas de proveedor, FacturasCompra); los campos de cabecera con el prefijo CAB y los de línea con LIN; y la columna NUMDOC para que varias filas formen un mismo documento. Solo admite artículos normales, sin tallas y colores, kits, números de serie ni lotes. Así se pasa el CSV de ininvoice a esa hoja:
| CSV de ininvoice | En la hoja de in&out | Qué tener en cuenta |
|---|---|---|
invoice_number | NUMDOC | Todas las líneas de una factura comparten NUMDOC; la importación de FacturaE guarda el número del proveedor en la referencia de la factura |
vendor_tax_id, vendor_name | Proveedor de la cabecera (CAB) | El NIF del CSV sirve para localizar al proveedor en a3ERP |
invoice_date | Fecha de la cabecera (CAB) | El CSV la trae en formato ISO (AAAA-MM-DD) |
line_description | Artículo de la línea (LIN) | El CSV trae la descripción del proveedor, no el código de artículo de a3ERP: hace falta una correspondencia entre los dos |
line_quantity, line_unit_price | Unidades y precio de la línea (LIN) | El precio va antes de impuestos |
receipt_number | — | El número del albarán del proveedor: sirve para localizar el albarán pendiente si la factura se crea sirviéndolo |
entity_tax_id | — | Separar el fichero por empresa antes de importar |
Una línea cruzada con dos albaranes, como la del ejemplo, sale dos veces en el CSV con el mismo invoice_line_id: en la hoja de in&out va una sola vez.
Grupos con varias empresas en a3ERP
a3ERP trabaja con varias empresas al marcar «usar multiempresas» en las preferencias: los tipos contables pasan a ser las empresas. En la importación de FacturaE, a3ERP comprueba que las facturas de la carpeta corresponden a la empresa elegida; con facturas en PDF que llegan a un buzón común, alguien tiene que decidir antes a qué empresa va cada una. ininvoice lo decide por el NIF del destinatario impreso en la factura, solo la cruza con pedidos y albaranes de esa sociedad y lleva el NIF a cada fila exportada, de modo que el fichero se separa por empresa sin volver a abrir las facturas. La guía de facturas de proveedor en grupos multisociedad explica qué pasa cuando la factura no trae NIF.
Cuándo a3ERP basta y no necesitas ininvoice
a3ERP basta cuando hay una sola empresa, la mayoría de los proveedores manda FacturaE que a3ERP importa sirviendo albaranes ya registrados, las facturas no agrupan entregas parciales y el volumen permite revisar cantidades y precios a mano. ininvoice tiene sentido cuando las facturas llegan en PDF, cuando una factura junta varios albaranes con entregas incompletas, cuando hace falta una tolerancia de precio por línea antes de aprobar o cuando el grupo reparte facturas entre varias empresas.
Para otros ERP, el mismo trabajo previo y la misma salida en fichero están en facturas de proveedor con SAP Business One y facturas de proveedor con Business Central. Lo que se puede automatizar en cada etapa, con cualquiera de ellos, está en cómo automatizar facturas de proveedores de punta a punta.
Preguntas frecuentes
¿Tiene ininvoice conector con a3ERP?
No, hoy no. ininvoice no escribe en a3ERP: concilia las facturas de proveedor antes y exporta las aprobadas en CSV o Excel. Ese fichero se pasa a la hoja Excel que importa in&out, la herramienta de importación de a3ERP, o sirve de guía para servir cada albarán a su factura.
¿Cómo se importan facturas de compra desde Excel en a3ERP?
Según las consultas frecuentes de in&out de Wolters Kluwer, in&out importa ofertas, pedidos, depósitos, albaranes y facturas desde Excel: una hoja por tipo de documento, los campos de cabecera con el prefijo CAB y los de línea con LIN, y la columna NUMDOC para juntar las líneas de un mismo documento. Solo admite artículos normales, sin tallas y colores, lotes ni números de serie.
¿a3ERP compara la factura con el albarán?
Al importar facturas de compra en FacturaE, a3ERP busca el albarán por su número entre los pendientes del proveedor y exige que el total coincida; la factura se crea con las líneas del albarán, no con las del fichero, y Wolters Kluwer indica que en siguientes versiones sí controlará que ambos detalles concuerden. ininvoice compara ya cada línea con su pedido y su albarán.
¿a3ERP detecta las facturas de proveedor duplicadas?
En la importación de FacturaE, si la aplicación está configurada para no permitir referencias duplicadas, rechaza la factura que ya existe con la misma referencia, el mismo proveedor y el mismo año. ininvoice compara además el número normalizado, sin guiones, barras ni espacios, y avisa cuando el mismo proveedor repite el importe al céntimo en menos de 30 días.
¿Sirve para un grupo con varias empresas en a3ERP?
Sí. Con la opción de multiempresa de a3ERP, los tipos contables pasan a ser las empresas. ininvoice asigna las facturas a su sociedad por el NIF del destinatario y exporta ese NIF en cada fila, así que el fichero se separa en una parte por empresa antes de importarlo.
¿Cuándo no tiene sentido ininvoice con a3ERP?
Cuando hay una sola empresa, los proveedores mandan sus facturas en FacturaE que a3ERP importa sirviendo albaranes ya registrados, las cantidades se revisan a mano sin esfuerzo y nadie necesita una tolerancia de precio por línea. En ese caso, ininvoice añade poco.
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