Automatizar facturas de proveedor con SAP Business One

Por Nicolau Matarrodona, fundador · Publicado el 25 de octubre de 2026 · Actualizado el 25 de octubre de 2026

ininvoice no tiene un conector nativo con SAP Business One: trabaja antes de SAP Business One y entrega las facturas de proveedor ya conciliadas en un fichero CSV o Excel que se importa. Cada fila del fichero lleva el NIF de la sociedad y, cuando la línea se cruzó con un albarán, el número de ese albarán. Con esas dos columnas, cada factura se importa en la base de datos de empresa que le corresponde y se puede basar en su entrada de mercancías.

¿Cómo se automatizan las facturas de proveedores con SAP Business One?

Una empresa con SAP Business One (B1) tiene tres caminos para las facturas de proveedor: registrarlas en el propio ERP tomando como base la entrada de mercancías del pedido, instalar un complemento de su partner de B1 que lee la factura y la lleva al sistema, o poner una capa de control antes, como ininvoice, que concilia cada factura con su pedido y su albarán y entrega lo aprobado en un fichero que se importa. Los dos primeros caminos trabajan dentro de B1; el tercero no lo toca y deja en el ERP el registro y el pago. Las seis etapas que hay que cubrir para automatizar facturas de proveedores, sea cual sea el ERP, están en la guía de punta a punta.

Datos de terceros tomados de su web pública el 25 de octubre de 2026: la formación oficial de SAP sobre el proceso de compras en SAP Business One y sobre la creación de una empresa, y un ejemplo de partner de SAP Business One. Ninguno ha revisado esta tabla.

Camino	Qué hace	Qué exige	Cuándo es la mejor opción
Registro en B1	La factura de proveedores (A/P Invoice) se crea tomando como documento base la entrada de mercancías (Goods Receipt PO) del pedido, y al contabilizarla se cierra esa entrada	Una persona que localice la entrada de cada factura y revise precios y cantidades	Cuando el volumen es bajo y el almacén registra cada entrada de mercancías en B1 el mismo día
Complemento de un partner de B1	Por ejemplo, Artero Consultores describe un complemento para SAP Business One que extrae los datos de la factura con Dost AI, IreneDC o Docuware y enlaza las facturas de artículos con el albarán de compra de origen cuando viene informado	Instalar y mantener el complemento sobre la implantación	Cuando se quiere que la factura entre directamente como documento del ERP y el partner de confianza lo mantiene
Control antes del ERP	ininvoice lee facturas, pedidos y albaranes en PDF, imagen u hoja de cálculo, los concilia línea a línea por sociedad con una tolerancia y exporta lo aprobado en CSV o Excel	Definir una vez la correspondencia de columnas con la importación que use la implantación; no hay conector nativo	Cuando el trabajo manual está en cruzar facturas en PDF con pedidos y albaranes, y hay varias sociedades

De la fila del CSV de ininvoice al documento de SAP Business One

El CSV de ininvoice trae una fila por cada línea de las facturas aprobadas (y una más por cada asignación adicional de esa línea a otra línea de pedido o de albarán), con 27 columnas de nombre fijo. Estas son las que importan para llevar la factura a SAP Business One:

Columnas del CSV	Qué llevan	Para qué sirven en B1
`entity_tax_id`, `entity_name`	NIF y nombre de la sociedad destinataria	Separar el fichero por sociedad: en SAP Business One cada empresa se crea como una base de datos de empresa, y cada parte se importa en la suya
`vendor_tax_id`, `vendor_name`	NIF y nombre del proveedor	Encontrar el proveedor en la base de datos de esa sociedad
`invoice_number`, `invoice_date`, `currency_code`	Número, fecha y divisa de la factura	Cabecera de la factura de proveedores
`line_description`, `line_quantity`, `line_unit_price`, `line_tax_pct`	La línea tal como la factura el proveedor	Líneas de la factura de proveedores
`po_number`, `po_quantity`, `po_unit_price`	El pedido con el que se cruzó la línea	Localizar el pedido de compra
`receipt_number`, `receipt_date`, `receipt_quantity`	El albarán con el que se cruzó la línea y la cantidad recibida	Localizar la entrada de mercancías registrada con ese albarán, que hace de documento base
`qty_matched`, `variance_amount`	Cantidad conciliada y diferencia	Revisar antes de importar qué se aprobó con diferencia

El error que evita: la mercancía contada dos veces

La formación oficial de SAP Business One advierte que una factura de proveedores que no toma una entrada de mercancías como documento base aumenta el inventario, y que por eso conviene comprobar antes que no hay una entrada previa. Si el almacén ya registró la entrada y alguien registra la factura sin basarla en ella, la misma mercancía entra dos veces.

Ejemplo sintético: sociedad, proveedor, pedido y albarán inventados.

Paso	Sacos en B1	Sacos en el almacén
El almacén registra la entrada de mercancías del albarán ALB-5520: 300 sacos de harina	300	300
Llega la factura en PDF por 300 sacos a 19,00 € y se registra sin basarla en esa entrada	600	300
La misma factura, basada en la entrada de ALB-5520	300	300

En la segunda fila, el inventario de B1 muestra 300 sacos que no existen, 5.700,00 € al precio de la factura. Antes de llegar al ERP, ininvoice ya ha cruzado esa factura con el albarán ALB-5520 y lleva el número en la columna receipt_number de cada línea, de modo que quien importa sabe en qué entrada de mercancías basar la factura. En el mismo cruce, ininvoice retiene la línea porque el pedido decía 18,50 € por saco: el precio facturado es un 2,70 % mayor, por encima de la tolerancia del 2 %, y la diferencia es de 150,00 € (0,50 € × 300 sacos).

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El flujo, paso a paso

Entran los documentos. Las facturas llegan al buzón de facturas conectado a ininvoice (solo lectura) o se suben a mano. Los pedidos que la empresa emite desde B1 y los albaranes que llegan con la mercancía entran por el mismo camino, como PDF, imagen u hoja de cálculo.
ininvoice asigna la sociedad. Asigna las facturas a su sociedad por el NIF del destinatario y, si falta, por el nombre legal exacto; la que ningún dato resuelve queda sin asignar para que decida una persona. Un pedido de una sociedad nunca se cruza con la factura de otra.
ininvoice concilia. Cruza cada línea con el pedido y el albarán, aplica la tolerancia de la organización (por defecto se retiene la línea cuya diferencia supera 1,50 € o el 2 %) y retiene los posibles duplicados.
Una persona aprueba cada factura. Lo retenido llega con la diferencia señalada y, desde el panel de ininvoice, se aprueba, se rechaza o se devuelve con una pregunta.
Se exporta lo aprobado, por sociedad. El CSV o el Excel se filtra por entity_tax_id: una parte por cada base de datos de empresa.
B1 registra y paga. El equipo importa cada parte en su base de datos con la herramienta de importación que use la implantación, basando cada factura en su entrada de mercancías; la contabilización y el pago siguen en el ERP.

Grupos con una base de datos por sociedad

En SAP Business One, cada empresa nueva se crea como una base de datos de empresa, así que un grupo que lleva cada sociedad como empresa propia trabaja con tantas bases de datos como sociedades, y cada factura de proveedor tiene que acabar en la suya. ininvoice resuelve la sociedad antes de cruzar nada, por el NIF del destinatario impreso en la factura, y lleva ese NIF a cada fila exportada: el reparto entre bases de datos sale del propio fichero, sin volver a abrir las facturas. La página de cuentas a pagar en grupos con varias sociedades explica qué pasa cuando la factura no trae NIF.

Cuándo no necesitas ininvoice con SAP Business One

ininvoice aportaría poco si el almacén registra cada entrada de mercancías en B1 el día que llega, todas las facturas se crean desde su entrada y el volumen permite revisarlas una a una, o si el partner de B1 ya tiene instalado un complemento que lee las facturas y las enlaza con su albarán. ininvoice tiene sentido cuando las facturas llegan en PDF a un buzón compartido, los albaranes se registran tarde o en papel, hay varias sociedades y hace falta una tolerancia de precio por línea antes de importar.

Para SAP S/4HANA y las grandes implantaciones de SAP, con la solución de facturas de SAP y las consultoras SAP como alternativas, está la página de ininvoice y SAP.

Otros ERP. Para las sociedades que llevan un ERP español o en la nube, las páginas sobre Sage 200 y su recepción de facturas, a3ERP y su importador in&out y Holded y su plantilla de compras explican el mismo flujo (documentos, conciliación, fichero y la importación que documenta cada ERP), también sin conector.

Preguntas frecuentes

¿ininvoice tiene un conector nativo con SAP Business One?

No. ininvoice no tiene hoy un conector nativo con SAP Business One ni escribe facturas en SAP Business One. Trabaja antes: lee y concilia las facturas de proveedor y entrega las aprobadas en un fichero CSV o Excel que se importa en SAP Business One.

¿Cómo se reparte el fichero entre las sociedades del grupo?

Cada fila del CSV lleva el NIF y el nombre de la sociedad destinataria (entity_tax_id y entity_name). En SAP Business One cada empresa nueva se crea como una base de datos de empresa, así que el fichero se filtra por NIF y cada parte se importa en la base de datos de su sociedad.

¿Cómo se sabe en qué entrada de mercancías basar la factura?

Cuando ininvoice cruzó una línea con un albarán, la fila exportada lleva el número de ese albarán (receipt_number), su fecha y la cantidad recibida; una línea sin albarán, como un servicio, sale con esas columnas vacías. Con ese número se localiza la entrada de mercancías registrada con ese albarán, que hace de documento base de la factura de proveedores.

¿Qué pasa si una factura se registra sin entrada de mercancías?

Según la formación oficial de SAP Business One, una factura de proveedores que no toma una entrada de mercancías como documento base aumenta el inventario. Si la entrada ya estaba registrada, la mercancía queda contada dos veces.

¿Hace falta que el almacén registre la entrada antes de que llegue la factura?

No. ininvoice cruza la factura con el albarán que llega con la mercancía, leído como documento (PDF, imagen u hoja de cálculo), aunque la entrada de mercancías todavía no esté registrada en B1. Para basar la factura en su entrada, esa entrada tiene que existir en B1 antes de importar.

¿Cuándo no tiene sentido ininvoice con SAP Business One?

Cuando cada entrada de mercancías se registra el día que llega, todas las facturas se crean desde su entrada y el volumen permite revisarlas una a una, o cuando el partner ya tiene instalado un complemento que lee las facturas y las enlaza con su albarán. En ese caso, ininvoice añade poco.