Integraciones
ininvoice y SAP: conciliar las facturas de proveedor antes de que entren en SAP
ininvoice no tiene hoy un conector nativo con SAP: trabaja antes de SAP, leyendo las facturas de proveedor, los pedidos y los albaranes como documentos, conciliándolos línea a línea por sociedad, y entregando a SAP las facturas aprobadas en un fichero CSV o Excel que se importa. Esta página describe ese flujo tal como funciona hoy, sin conectores que no existen.
¿Cómo automatizar las facturas de proveedores con SAP en España?
Una empresa española con SAP puede automatizar las facturas de proveedor por cuatro caminos: la solución de facturas que vende SAP (SAP Invoice Management de OpenText), un monitor de facturas dentro de SAP montado por una consultora SAP, una plataforma de cuentas a pagar con conexión a SAP o una capa de control antes de SAP como ininvoice, que concilia cada factura con su pedido y su albarán y entrega lo aprobado en un fichero que se importa. Los tres primeros caminos trabajan dentro de SAP o conectados a él; el cuarto no toca SAP y deja en SAP el registro y el pago. La elección depende de si el proyecto puede tocar la implantación de SAP y de cuántas facturas llegan todavía en PDF con pedido y albarán.
Datos de terceros tomados de su web pública el 24 de octubre de 2026: SAP Invoice Management de OpenText (el precio, en la versión internacional de la misma página), un ejemplo de consultora SAP y las comparativas Dost frente a ininvoice y Yooz frente a ininvoice. Ninguno ha revisado esta tabla.
| Camino | Qué dice su web que hace | Qué exige | Cuándo es la mejor opción |
|---|---|---|---|
| Solución de facturas de SAP | SAP Invoice Management de OpenText digitaliza facturas, confirmaciones de pedido y albaranes, automatiza el enrutamiento, la aprobación y el pago y se integra con SAP ERP; se vende bajo petición, por bloques de documentos al año | Un proyecto dentro de la implantación de SAP | Cuando todas las sociedades están en SAP y el proyecto de facturas forma parte de la hoja de ruta de SAP |
| Monitor de una consultora SAP | Por ejemplo, CUVIV describe la captura de la factura, la creación automática de facturas preliminares en SAP y su contraste con los pedidos, «incluyendo una posible vinculación con el albarán» | Desarrollo y mantenimiento sobre la implantación de SAP | Cuando se quiere que todo ocurra en pantallas de SAP y ya hay una consultora SAP de confianza |
| Plataforma de cuentas a pagar conectada a SAP | Dost nombra SAP y SAP Business One entre sus ERP y declara conciliación de tres vías por línea; Yooz nombra SAP entre los sistemas a los que exporta | Configurar la conexión y trasladar a la plataforma la recepción, la aprobación y, a menudo, el pago | Cuando se busca una sola herramienta desde la recepción hasta el pago |
| Control antes de SAP | ininvoice lee facturas, pedidos y albaranes en PDF, imagen u hoja de cálculo, los concilia línea a línea por sociedad y exporta lo aprobado en CSV o Excel con el NIF de la sociedad en cada fila | Definir una vez la correspondencia de columnas para la importación en SAP; no hay conector nativo | Cuando no se quiere tocar SAP y el trabajo manual está en cruzar facturas en PDF con pedidos y albaranes |
Qué hay hoy y qué no
| Pieza | Hoy |
|---|---|
| Conector nativo con SAP S/4HANA o SAP Business One | No existe |
| Escritura directa de facturas en SAP | No |
| Lectura de facturas, pedidos y albaranes en PDF, imagen, escaneado u hoja de cálculo | Sí |
| Asignación de cada factura a la sociedad del grupo por el NIF del destinatario | Sí |
| Conciliación línea a línea con pedido y albarán | Sí |
| Exportación de las facturas aprobadas en CSV (una fila por línea) o Excel (columnas a elegir) | Sí |
| Lectura de factura electrónica en XML (Facturae, UBL) | En desarrollo |
La estructura de una factura Facturae la fija el XSD de Facturae que publica el Ministerio de Hacienda; su guía técnica explica qué trae cada etiqueta.
El flujo, paso a paso
- Entran los documentos. Las facturas llegan al buzón de facturas conectado a ininvoice (solo lectura) o se suben a mano. Los pedidos que la empresa emite desde SAP y los albaranes que llegan con la mercancía entran por el mismo camino, como PDF, imagen u hoja de cálculo.
- ininvoice lee y asigna. Lee cada documento línea a línea sin plantillas y asigna la factura a la sociedad cuyo NIF figura como destinataria. Un pedido de una sociedad nunca se cruza con la factura de otra.
- ininvoice concilia. Cruza cada línea con el pedido y el albarán y aplica la tolerancia de la organización (por defecto se retiene la línea cuya diferencia supera 1,50 € o el 2 %). Retiene también los posibles duplicados.
- Una persona decide lo que no cuadra. Las facturas retenidas se aprueban, se rechazan o se devuelven con una pregunta desde el panel de ininvoice.
- Se exporta lo aprobado. Las facturas aprobadas se exportan en CSV o Excel, con el NIF y el nombre de la sociedad en cada fila para separarlas por sociedad de SAP.
- SAP registra y paga. El equipo importa el fichero en SAP con su herramienta de importación habitual; la contabilización y el pago siguen en SAP.
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Qué datos salen hacia SAP (ejemplo sintético)
Factura, sociedad y proveedor inventados. Columnas reales del fichero CSV de ininvoice; se muestran solo algunas.
Una sociedad del grupo con NIF B00000000 recibe la factura 2026-0418 de un proveedor de embalaje, con dos líneas cruzadas contra el pedido 4500012345 y su albarán:
| invoice_number | entity_tax_id | line_description | line_quantity | line_unit_price | line_subtotal | po_number | receipt_quantity | variance_amount |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-0418 | B00000000 | Caja B1 350×250 | 500 | 0.62 | 310.00 | 4500012345 | 500 | 0.00 |
| 2026-0418 | B00000000 | Film estirable 17 µ | 12 | 6.80 | 81.60 | 4500012345 | 12 | 0.00 |
El fichero completo lleva 27 columnas por línea: identificadores, número, fecha y divisa de la factura; NIF y nombre de la sociedad y del proveedor; descripción, cantidad, precio, base, IVA y estado de la línea; número, línea, descripción, cantidad y precio del pedido; número, fecha y cantidad del albarán; cantidad conciliada, diferencia y estado de la factura. Con esas columnas, la correspondencia con los campos de SAP se define una vez y sirve para todas las importaciones.
Por qué importa en grupos con varias sociedades en SAP
En un grupo, el error caro no es leer mal una factura, sino registrarla en la sociedad equivocada: se cruza con el pedido de otra sociedad, la aprueba quien no tiene autoridad y el IVA se declara donde no toca. ininvoice resuelve la sociedad antes de cruzar nada, por el NIF del destinatario, y lleva ese NIF a cada fila exportada. La guía de asignación de facturas por sociedad explica el orden de decisión cuando la factura no trae NIF, y la de software de cuentas por pagar para grandes empresas, el resto de lo que un grupo debería exigir a la herramienta.
Cuándo no necesitas ininvoice con SAP
Si tu implantación de SAP ya recibe las facturas de proveedor como datos estructurados, todas las recepciones se registran en SAP en el momento y la conciliación línea a línea con tolerancias funciona ya dentro de SAP, ininvoice aportaría poco: el trabajo está hecho. ininvoice tiene sentido cuando las facturas siguen llegando en PDF a un buzón, cuando los albaranes se registran tarde o en papel, o cuando la conciliación que hace el sistema es por totales y deja el detalle a mano.
Otros ERP. El mismo trabajo previo, con la exportación en fichero y sin conector, está descrito para facturas de proveedor con Sage 200, facturas de proveedor con a3ERP y facturas de proveedor con Holded.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se automatizan las facturas de proveedores con SAP en España?
Por cuatro caminos: la solución de facturas que vende SAP (SAP Invoice Management de OpenText), un monitor de facturas dentro de SAP montado por una consultora SAP, una plataforma de cuentas a pagar conectada a SAP o una capa de control antes de SAP como ininvoice, que concilia cada factura con su pedido y su albarán y entrega lo aprobado en un fichero CSV o Excel que se importa en SAP. Los tres primeros trabajan dentro de SAP o conectados a él; ininvoice no toca SAP.
¿ininvoice tiene un conector nativo con SAP?
No. ininvoice no tiene hoy un conector nativo con SAP S/4HANA ni con SAP Business One. Trabaja antes de SAP: lee y concilia las facturas y entrega lo aprobado en un fichero CSV o Excel que se importa en SAP.
¿Cómo llegan a ininvoice los pedidos y los albaranes de SAP?
Como documentos: ininvoice lee pedidos y albaranes en PDF, imagen u hoja de cálculo, por correo o por subida manual, igual que las facturas. Si tu SAP publica los pedidos de otra forma, coméntalo en la demo.
¿Sirve para un grupo con varias sociedades en SAP?
Sí. ininvoice asigna cada factura a la sociedad por el NIF del destinatario y solo la cruza con pedidos y albaranes de esa misma sociedad; el fichero exportado lleva el NIF y el nombre de la sociedad en cada línea.
¿Qué se exporta exactamente?
Las facturas aprobadas, una fila por línea: número y fecha de factura, divisa, NIF y nombre de la sociedad y del proveedor, descripción, cantidad, precio, base e IVA de la línea, el pedido y el albarán con los que se cruzó, la cantidad conciliada y la diferencia.
¿Cuándo no tiene sentido ininvoice con SAP?
Cuando la implantación de SAP ya recibe las facturas estructuradas, registra todas las recepciones y concilia factura, pedido y albarán línea a línea con sus propias herramientas. En ese caso, ininvoice añade poco.
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