La factura
Lo que el proveedor te cobra. Dice: «Te cobro X unidades del producto Y a Z euros cada una.»
¿Qué hacemos exactamente?
La automatización de facturas de proveedor con ininvoice empieza en el buzón. ininvoice recoge cada factura del correo, la lee línea a línea y cruza cada línea con su pedido y su albarán. Lo que cuadra queda listo para que una persona lo apruebe. Lo que no cuadra llega con la diferencia explicada.
El pedido de compra
Lo que tú pediste. El documento que dice: «Quiero X unidades del producto Y a Z euros cada una.»
El albarán de entrega
Lo que realmente llegó al almacén. Confirma qué productos y cantidades se recibieron.
Ejemplo (datos sintéticos)
Pediste 100 cajas a 5 €. Te facturan 100 a 5,20 €. Solo llegaron 95.
Si solo miras el total, no lo ves. Nosotros comparamos producto por producto y cazamos los dos errores antes de que los pagues.
Cómo funciona por dentro
¿Qué hace ininvoice cada vez que llega una factura de proveedor?
ininvoice sigue el mismo recorrido con cada factura de proveedor. La recoge del correo, la lee y la cruza con su pedido y su albarán. Después te dice si es correcta y, si no lo es, qué hacer.
1
Ingesta
Conectas tu correo. Nosotros hacemos el resto.
Facturas, pedidos, albaranes: da igual el formato. Los recogemos de tu bandeja de entrada y los procesamos sin que muevas un dedo.
Fuentes conectadas
Gmail
PDF
JPG
Escáner
FA-2026-041.pdfFactura
PO-112_metal_lopez.pdfPedido
albaran_078.jpgAlbarán
Última revisión: hace 4 min · 12 documentos nuevos
2
Clasificación
Sabe qué es cada documento. Aunque esté mal escaneado.
La IA identifica si es una factura, un pedido o un albarán. Extrae el proveedor, el NIF, cada línea de producto y los importes. Si el escáner ha cortado un dígito o el nombre tiene una errata, lo corrige antes de seguir.
FACTURA
FA-2026-042
Clasificada
ProveedorMetalúrgica López SA
NIFA08765432
Líneas12 productos detectados
Total3.630,00€
NIF verificado
OCR normalizado
3
Conciliación
Si hay un céntimo de más, lo vas a saber.
Cruzamos cada línea de la factura contra tu pedido y tu albarán. Precio, cantidad, proveedor: todo cuadra o te avisamos. Línea por línea, no con totales que esconden errores.
FA-2026-042 ↔ PO-112 ↔ ALB-091
1 descuadre
ProductoFacturaPedidoEstado
Tornillos hex. M85,20€5,00€
Arandelas planas M80,12€0,12€
Tuercas hexagonales0,18€0,18€
Varilla roscada M103,40€3,40€
Línea 1:Precio unitario +0,20€ · Varianza: +20,00€
4
Riesgo
Las facturas sospechosas no pasan.
Cada caso lleva un nivel de riesgo bajo, medio o alto derivado del veredicto del cruce. Duplicadas, importes raros, proveedores desconocidos: quedan retenidas con su motivo, y tu equipo mira primero las que merecen su atención.
✓
Riesgo bajo
FA-2026-041 · Suministros Vidal · ejemplo ilustrativo
Cruce a tres bandasCuadra
Posible duplicadoNo
Validación fiscalOK
AprobaciónPendiente (una persona)
5
Revisión
No tienes que investigar. Te lo explica todo.
Cada problema llega con una explicación en lenguaje normal: qué ha encontrado, en qué línea, cuánto dinero hay en juego y qué debería hacer tu equipo. Aprueba, rechaza o pide información al proveedor directamente desde el panel. Cada decisión queda registrada con fecha y usuario.
Explicación del motor
La factura FA-2026-042 de Metalúrgica López tiene un descuadre de +142,00€ en la línea 2. El precio unitario es 5,20€/ud frente a los 5,00€/ud del pedido PO-112. Recomendación: reclamar al proveedor.
14:32 · Motor: caso creado automáticamente
14:32 · Motor: descuadre detectado en línea 2
14:33 · Motor: explicación generada
6
Informe
Ves exactamente dónde se escapa el dinero.
Panel en tiempo real: cuántas facturas se han procesado, cuántos errores se han detectado, qué proveedores tienen más descuadres y cuánto dinero has evitado pagar de más. Descarga el informe en Excel para contabilidad o auditoría.
247
Facturas procesadas
12
Descuadres detectados
3
Duplicadas retenidas
€4.230
Ahorrados este mes
Ejemplo ilustrativo de panel
Top descuadres: Metalúrgica López (4)
3 facturas pendientes desde hace >48h
¿Qué conviene recordar de la automatización de facturas de proveedor?
ininvoice automatiza la comprobación, no la decisión. Cada línea se cruza con su pedido y su albarán, y una persona aprueba. El pago y la contabilidad siguen en el ERP.
Pruébalo con tus propias facturas
Mándame 3–5 facturas de proveedor y, si los tienes, el pedido y el albarán de alguna.
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