Cuentas a pagar en retail: mercancía, servicios de tienda, abonos y varias sociedades

Una cadena de retail recibe dos tipos de factura de proveedor que se controlan de forma distinta: la de mercancía, que tiene pedido y albarán y se cruza línea a línea, y la de servicios de tienda (limpieza, mantenimiento, seguridad), que no tiene albarán y se controla contra el pedido o el contrato y una aprobación. Mezclar los dos controles produce lo peor de cada uno: mercancía aprobada sin comprobar lo recibido y servicios retenidos esperando un albarán que nunca llegará.

Dos flujos de factura en una misma cadena

Ejemplo en euros: una factura de mercancía y otra de servicio (datos sintéticos)

Ejemplo construido para esta guía con cifras redondas; no corresponde a ninguna empresa real.

La primera factura cuadra en cantidad y no en precio: 0,30 € por unidad sobre 400 unidades son 120 €. La segunda es correcta y no debería esperar a ningún albarán. La tercera es el duplicado clásico de los servicios recurrentes: mismo proveedor, mismo importe, mismo mes y un número de factura distinto.

Devoluciones, promociones y abonos

En retail, buena parte del dinero que vuelve del proveedor llega en abonos: devoluciones de producto, ajustes de precio, aportaciones pactadas y rappels. Un abono que corrige una factura concreta debería citar su número; uno que liquida un acuerdo anual no corrige ninguna factura y hay que aplicarlo a la cuenta del proveedor. En los dos casos, el abono que nadie enlaza es dinero que no se recupera.

Varias sociedades, una sola entrada de facturas

Muchas cadenas operan con varias sociedades (la de tiendas propias, la logística, la de franquicias o la de cada país) y reciben las facturas en buzones compartidos. Asignar cada factura a la sociedad correcta es el primer control: el NIF del destinatario de la factura dice a qué sociedad va, y una factura de una sociedad no debería cruzarse nunca con un pedido de otra. La lógica completa está en cuentas a pagar multisociedad; lo demás que conviene pedir a la herramienta cuando la cadena es un grupo grande, en software de cuentas por pagar para grandes empresas.

Qué hace ininvoice con estas facturas

• Mercancía. Cruza cada línea con el pedido y el albarán, con la tolerancia que fije la organización (por defecto retiene la línea que supera 1,50 € o el 2 %), y muestra cada diferencia en euros.
• Servicios. Un pedido marcado como de servicio, sin recepción, se cruza solo contra el pedido. Los cargos de servicio pactados dentro de un pedido de mercancía, como los portes, no esperan albarán si coinciden con los conceptos de servicio que configure la organización. Una factura sin pedido no se da por buena: queda retenida para que la apruebe una persona; quién firma cada tramo se explica en automatizar la aprobación de facturas de proveedor.
• Duplicados. Retiene la factura con el mismo número normalizado del mismo proveedor y avisa de la que repite proveedor e importe al céntimo en menos de 30 días; ver los siete tipos de factura duplicada.
• Abonos. Se enlazan a la factura original por el número que citan y el mismo NIF; los abonos que no citan factura quedan como crédito pendiente de aplicar.
• Sociedades. Asigna cada factura a su sociedad por el NIF del destinatario y nunca cruza la factura de una sociedad con el pedido de otra.

Límites de hoy: ininvoice no asigna la factura a una tienda, un centro de coste o una dirección de entrega: la separación es por sociedad. Tampoco calcula los rappels ni las aportaciones pactadas; comprueba facturas y enlaza abonos. Lee las facturas en PDF, imagen, escaneado o foto; la lectura directa de factura electrónica estructurada está en desarrollo.

Factura electrónica 2027 en retail

Según el calendario de la Agencia Tributaria, desde el 6 de octubre de 2027 una cadena de más de 8 millones de euros de volumen de operaciones tendrá que recibir en formato electrónico las facturas de sus proveedores obligados, y el Real Decreto 238/2026 (artículo 10) le obliga a comunicar al proveedor el rechazo y el pago completo de cada una en cuatro días. Con cientos de proveedores de mercancía y de servicios, eso exige saber antes quién decide un rechazo y con qué comprobación. Ver cómo se comunican el rechazo y el pago.

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