Estados de la factura electrónica: aceptación, rechazo y pago en cuatro días

Fuentes comprobadas el 24 de octubre de 2026: Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (artículos 10 y 12), Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (artículo 7) y el calendario de implantación de la Agencia Tributaria. Guía informativa; no sustituye al asesoramiento fiscal.

Los estados: cuáles son obligatorios y a quién se comunican

Los estados voluntarios no cambian el cómputo de los plazos de pago (art. 10.2). Una factura rectificativa posterior impide presumir aceptada la factura original (art. 12.1). Solo cuando quien recibe la factura está autorizado por la Agencia Tributaria o las Haciendas Forales a emitir sus propios documentos de cargo o abono y a anotarlos en el libro de facturas recibidas en lugar de las rectificativas del proveedor, informa de los estados sobre la factura inicial corregida y no de los de la rectificativa (art. 10.5). La Orden HAC/1028/2026 regula en su artículo 7 cómo se envían a la solución pública el rechazo, el pago completo y la fecha de vencimiento.

Cómo se cuentan los cuatro días

El artículo 10.3 fija para las comunicaciones al emisor «un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales», contado desde la fecha en que se produce el estado; el artículo 12.3 aplica el mismo cómputo a la comunicación del pago a la solución pública desde la fecha efectiva de pago. El artículo 12 no fija plazo para comunicar el rechazo a la solución pública. Tres consecuencias prácticas:

• El reloj empieza con la decisión o con el pago, no con la llegada de la factura. El estado «rechazada» se produce cuando la empresa decide rechazar; el estado «pagada», cuando el pago completo se hace efectivo.
• Solo se descuentan los festivos nacionales. Un festivo autonómico o local cuenta como día del plazo, aunque la oficina de cuentas a pagar esté cerrada.
• El Real Decreto no aclara si el día en que se produce el estado cuenta. Los ejemplos de abajo no lo cuentan; lo prudente es no dejar ninguna comunicación para el último día.

Dos ejemplos con fechas de 2027

En el primer caso, un festivo autonómico el lunes 11 no movería la fecha: seguiría siendo día 2 del plazo.

El flujo en cuentas a pagar: de la llegada de la factura a la última comunicación

La norma dice qué comunicar; el departamento tiene que decidir quién lo decide y con qué datos. Este es el flujo que encaja con un control de factura, pedido y albarán:

1. Llega la factura por la plataforma de intercambio o por la solución pública, y queda registrada su fecha de llegada.
2. Se cruza con el pedido y el albarán línea a línea: precio unitario sin impuestos contra el pedido, cantidad contra lo recibido.
3. Si cuadra dentro de la tolerancia, se aprueba. Se comunica la aceptación al emisor; ante la solución pública basta con no rechazarla.
4. Si no cuadra, alguien con autoridad decide: rechazar la factura, aceptarla y pedir una rectificativa, o aceptarla con la diferencia justificada. La decisión queda registrada con su fecha y su motivo, porque desde esa fecha corre el plazo del rechazo.
5. Si se rechaza, se comunica al emisor en cuatro días y se comunica también a la solución pública (para esta comunicación la norma no fija un plazo propio).
6. Cuando tesorería paga la factura completa, se comunica el pago al emisor y a la solución pública en cuatro días desde la fecha efectiva de pago, con la fecha de vencimiento.

La fecha de vencimiento ya no es un dato interno

Al comunicar el pago a la solución pública se informa también de la fecha de vencimiento (art. 12.3 del Real Decreto 238/2026). El vencimiento tiene que respetar el artículo 4 de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad: 30 días naturales desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio por defecto y, por pacto, nunca más de 60. El artículo 12.3 permite además informar de la fecha de recepción de la mercancía o de la factura cuando sea relevante para ese cómputo. Para un receptor grande, el albarán, que ya era la prueba de lo recibido, pasa a fijar también desde cuándo cuenta el plazo de pago.

Errores que conviene evitar

• Decidir el rechazo por correo y registrarlo días después. El plazo cuenta desde la decisión; si la fecha registrada es otra, la comunicación sale con una fecha que no es la real.
• Rechazar por defecto todo lo que no cuadra. Una diferencia de céntimos dentro de tolerancia no justifica un rechazo; una tolerancia por línea definida de antemano evita rechazos que luego hay que deshacer.
• Olvidar las facturas que se pagan por compensación o en varios plazos. El estado obligatorio es el pago efectivo completo; hay que saber cuándo se completa.
• Tratar el PDF de transición como otra factura. Durante los doce meses de transición, los emisores de más de 8 millones envían también un PDF; aceptar o pagar los dos documentos es pagar dos veces.

Dónde encaja ininvoice

ininvoice no comunica estados: esa comunicación la hace la plataforma de facturación electrónica o la solución pública. Lo que hace es preparar la decisión que da origen al estado. Cruza cada línea de la factura con el pedido y el albarán con la tolerancia de la organización, retiene lo que no cuadra o puede estar duplicado, y deja aprobar, rechazar o pedir aclaración desde el panel, con el historial de quién decidió qué y cuándo. Hoy lee facturas en PDF, imagen, escaneado o foto; la lectura directa de factura electrónica estructurada está en desarrollo. La diferencia entre recibir Facturae o factura europea en UBL o CII se explica en la guía técnica del formato.

Preguntas frecuentes

Cada línea de la factura, cruzada con su pedido y su albarán

ininvoice lee hoy la factura de proveedor en PDF, imagen o escaneado, línea a línea, y cruza cada línea con su pedido y su albarán; la lectura de Facturae en XML está en desarrollo. Mándame 3–5 facturas de proveedor y lo vemos con las tuyas.

Solicitar demo con tus propias facturas