Grupos de empresas
Multisociedad: facturas de proveedor asignadas a la sociedad correcta del grupo
En un grupo de empresas, cada factura de proveedor debe asignarse a la sociedad cuyo NIF figura como receptor en la factura, no a la que gestiona el buzón ni a la que suele comprar a ese proveedor. Si la asignación falla, la factura se cruza con el pedido equivocado, la aprueba quien no debe y acaba contabilizada en otra sociedad.
¿Qué herramientas automatizan las facturas de proveedores en un grupo con varias sociedades?
Las facturas de proveedor de un grupo con varias sociedades se automatizan con cinco tipos de herramienta: un lector de facturas (captura u OCR), el propio ERP del grupo con un módulo de captura, una plataforma especializada en cuentas a pagar, una suite global de compras a pago o una capa de control antes del ERP como ininvoice. Las cinco leen la factura; lo que las separa es cómo deciden a qué sociedad pertenece y si impiden cruzar la factura de una sociedad con el pedido de otra. La pregunta que conviene hacer a cualquiera de ellas es qué ocurre con una factura cuyo NIF de receptor no es de ninguna sociedad del grupo: si va a una sociedad por defecto, el error llega al cruce, a la aprobación y al IVA.
Lo que se dice de Dost, Yooz, Esker y Basware sale de su web pública, consultada el 24 de octubre de 2026; las fuentes están en cada comparativa enlazada.
| Tipo de herramienta | Qué resuelve en un grupo | Cómo decide la sociedad | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Lector de facturas (captura u OCR) | Convierte el PDF en datos: proveedor, NIF, importes y, según la herramienta, líneas | Depende de cada herramienta: hay que comprobar si usa el NIF del receptor o el buzón por el que llegó | Cuando el problema es teclear facturas y el cruce con pedido se hace en otro sitio |
| ERP del grupo con módulo de captura | Registra cada sociedad por separado y contabiliza | La sociedad se elige al registrar la factura, a mano o con las reglas que tenga la implantación | Cuando todas las sociedades comparten el mismo ERP y la mayoría de las facturas no lleva pedido |
| Especialista en cuentas a pagar | De la recepción al pago. Dost se declara «multi entidad, multi centro, multi divisa»; la portada de Yooz no menciona varias sociedades | No lo detallan las páginas consultadas | Cuando se busca una sola herramienta que también contabilice y pague |
| Suite global de compras a pago | Compras, facturas y pagos en un mismo sistema; Esker declara «más de 70 ERP» y la portada de Basware no detalla varias sociedades | No se detalla en sus portadas | Cuando el grupo cambia a la vez compras, proveedores y pagos |
| Control antes del ERP | ininvoice lee la factura, la asigna a su sociedad, la cruza línea a línea con pedido y albarán de esa misma sociedad y exporta lo aprobado en CSV o Excel importable en el ERP | Por el NIF del receptor; si no lo hay, por el nombre legal exacto; si tampoco, por lo que una persona decidió antes para ese proveedor; si nada decide, espera a una persona. Nunca por defecto | Cuando el ERP funciona pero el cruce con pedido y albarán por sociedad se hace a mano |
Las comparativas completas están en la comparativa con Dost, la comparativa con Yooz, la comparativa con Esker y la comparativa con Basware. Para elegir por volumen y por ERP, mira la guía de software de cuentas a pagar para grandes empresas.
Por qué la sociedad es el primer dato que hay que resolver
Los grupos centralizan la recepción de facturas por eficiencia: un buzón, un equipo de cuentas a pagar y un mismo proveedor que sirve a varias sociedades. La centralización tiene un coste oculto: todo lo que viene después depende de saber a qué sociedad pertenece cada factura. Con la sociedad equivocada, ninguno de estos controles funciona:
- El cruce con el pedido, porque cada sociedad tiene sus propios pedidos y albaranes.
- La aprobación, porque el responsable con autoridad en una sociedad no la tiene necesariamente en otra.
- El IVA y el libro registro, porque la factura se registra en la sociedad que la recibe.
- La factura electrónica, porque el estado de aceptación o rechazo lo comunica la sociedad destinataria.
Cómo asigna ininvoice cada factura a su sociedad
ininvoice sigue un orden fijo y explicable. Cada paso solo se usa si el anterior no ha decidido, y nunca se asigna una sociedad por defecto.
| Paso | Qué comprueba | Resultado |
|---|---|---|
| 1 | El NIF del receptor que figura en la factura (también en su forma intracomunitaria, si el dígito de control es válido) | Si coincide con una sociedad del grupo, la factura va a esa sociedad |
| 2 | Si no hay NIF del receptor: el nombre legal exacto de una sociedad del grupo | Si coincide con una sola, va a esa sociedad |
| 3 | Si tampoco: la sociedad que una persona eligió la última vez para ese proveedor | Se usa ese historial como criterio |
| 4 | Si nada de lo anterior decide, o hay más de una candidata, o el NIF no es de ninguna sociedad | La factura queda pendiente de asignar y la decide una persona |
Un NIF con el dígito de control erróneo no se trata como «sociedad desconocida», porque probablemente es un error de lectura o de escritura: la factura queda para revisión en lugar de descartarse.
Errores típicos en grupos y cómo se evitan
| Error | Por qué ocurre | Cómo lo evita la asignación por NIF |
|---|---|---|
| Factura registrada en la sociedad que gestiona el buzón | Se asigna por canal de entrada, no por destinatario | El canal no decide; decide el receptor de la factura |
| Factura asignada a la sociedad «habitual» del proveedor | El proveedor sirve a varias sociedades del grupo | El historial del proveedor solo se usa si la factura no trae NIF ni nombre legal |
| Pedido de una sociedad cruzado con la factura de otra | Mismo proveedor, mismos artículos, misma semana | El cruce nunca enlaza documentos de sociedades distintas |
| Factura de un tercero que no es del grupo | Un proveedor se equivoca de destinatario | Queda pendiente: no se asigna a ninguna sociedad |
| Factura intragrupo tratada como compra externa | Emisor y receptor son sociedades del mismo grupo | Se marca con el aviso «factura entre sociedades del grupo» |
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Facturas entre sociedades del grupo
Cuando el emisor y el receptor de una factura son sociedades del mismo grupo, ininvoice la asigna a la sociedad receptora, la cruza como cualquier otra y la marca como intragrupo. La marca sirve para que el equipo de consolidación la localice; ininvoice no hace las eliminaciones ni la contabilidad intragrupo, que siguen en el ERP.
La aprobación, después de la asignación
Una vez la factura está en su sociedad y cruzada con el pedido y el albarán de esa sociedad, una persona la aprueba, la rechaza o pide aclaración al proveedor desde el panel, y la decisión queda en el historial de la factura. Ninguna factura se aprueba sola.
Cómo empezar en un grupo
- Da de alta las sociedades del grupo con su NIF y su nombre legal.
- Conecta el buzón donde llegan las facturas, o sube un lote de prueba.
- Carga los pedidos y albaranes de una sociedad piloto.
- Revisa las facturas que quedan pendientes de asignar: suelen revelar proveedores que facturan a la sociedad equivocada.
El enfoque de grupo completo, con volumen y aprobaciones, está en cuentas a pagar para grandes empresas. Si lo que buscas es cómo organizar la recepción centralizada, el artículo sobre centralizar las facturas de un grupo lo trata en detalle, y la guía de selección de software de cuentas por pagar sitúa la multisociedad entre el resto de criterios.
Preguntas frecuentes
¿Qué herramientas automatizan las facturas de proveedores en un grupo con varias sociedades?
Cinco tipos: un lector de facturas (captura u OCR), el ERP del grupo con un módulo de captura, una plataforma especializada en cuentas a pagar, una suite global de compras a pago o una capa de control antes del ERP como ininvoice. Lo que las separa es cómo deciden la sociedad de cada factura y si impiden cruzar la factura de una sociedad con el pedido de otra. ininvoice asigna por el NIF del receptor, nunca por defecto, y solo cruza con pedidos y albaranes de la misma sociedad.
¿Por qué el NIF del receptor y no el nombre de la empresa?
Porque el nombre se escribe de muchas formas (con o sin «S.L.», abreviado, con el nombre comercial) y dos sociedades de un grupo suelen llamarse casi igual. El NIF identifica a una sola sociedad y se puede validar con su dígito de control.
¿Qué pasa si la factura no trae el NIF del receptor?
ininvoice busca entonces el nombre legal exacto de una de las sociedades y, si no lo encuentra, la asigna a la sociedad que una persona eligió la última vez para ese proveedor. Si nada lo decide, la factura queda pendiente de asignar.
¿Se puede cruzar una factura de una sociedad con el pedido de otra?
No. ininvoice nunca enlaza un pedido o un albarán de una sociedad con la factura de otra, aunque el proveedor y los artículos coincidan; si alguien lo intenta a mano, el sistema lo impide.
¿ininvoice hace la contabilidad intragrupo?
No. Detecta las facturas entre sociedades del mismo grupo y las marca con un aviso, pero las eliminaciones y la consolidación siguen en el ERP o en la herramienta de consolidación.
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