Cuentas a pagar por sector: dónde fallan las facturas de proveedor

Por Nicolau Matarrodona, fundador · Publicado el 27 de octubre de 2026 · Actualizado el 27 de octubre de 2026

El control de una factura de proveedor es el mismo en todos los sectores: cada línea contra su pedido y su albarán, con el precio antes de impuestos y una tolerancia por línea. Lo que cambia de un sector a otro es cómo llega la factura y dónde suele fallar. Cada guía de esta página explica un sector con un ejemplo en euros, lo que hace ininvoice en ese caso y lo que no hace.

Seis sectores, seis formas de fallar

Sector	Cómo llega la factura	Dónde suele fallar
Distribución alimentaria	Reposición varias veces por semana, producto que se pesa al servir, pedido en cajas y factura en kilos.	Kilos facturados que no llegaron, mermas que no constan en el albarán, rappels y abonos sin aplicar.
Construcción	Albaranes firmados en obra, facturas mensuales que agrupan entregas, certificaciones de subcontratas.	Entregas que no constan en ningún albarán, certificaciones por encima de lo contratado, varias sociedades y uniones temporales.
Retail	Mercancía con pedido y albarán de tienda o almacén, y servicios de tienda sin albarán.	Precios distintos de la tarifa o de la promoción pactada, devoluciones sin abono, servicios facturados dos veces.
Hoteles y restauración	Entregas diarias firmadas en cocina, compras por teléfono sin pedido, facturas semanales.	Precio de tarifa en plena campaña, género rechazado que se factura igual, envases sin abonar, varios locales.
Industria y manufactura	Materias primas por peso, componentes por pedido, servicios de planta y portes.	Entregas parciales facturadas completas, peso fuera de la tolerancia del pedido, portes no pactados.
Moda y calzado	Pedidos de temporada por talla y color, cajas surtidas y entregas escalonadas.	El total cuadra y las tallas no, entregas de temporada facturadas antes de llegar, devoluciones sin abono.

Albaranes parciales

Un pedido que llega en varias entregas tiene varios albaranes, y cada factura puede cubrir una parte, varias entregas o el pedido entero. La factura se compara con lo recibido y aún no facturado de cada línea de pedido, no con el pedido completo; si no, se dan por buenas facturas que cobran lo que todavía no ha llegado. Pasa en las facturas de obra, con el hormigón por camiones; en las compras de una planta industrial, con las materias primas por lotes; y en los pedidos de temporada de moda, con las entregas escalonadas. La respuesta corta está en cómo se controlan las facturas de un pedido con entregas parciales.

Precios de campaña y promociones

Cuando el precio pactado cambia por campaña, por temporada o por mercado, la referencia para comprobar la factura es el precio que figura en el pedido. Una línea facturada a precio de tarifa en plena campaña se ve en cuanto se compara con él; si el pedido no lo recoge, no hay nada contra lo que comparar. Lo que se liquida después con un abono (rappels, aportaciones, promociones) no corrige ninguna factura concreta y hay que aplicarlo a la cuenta del proveedor. Es el día a día de las cadenas de tiendas, de hoteles y restaurantes con las bebidas y de las distribuidoras de alimentación con los rappels.

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Mermas y género rechazado

Lo que se rechaza en la recepción tiene que quedar en el albarán o volver como abono del proveedor. Si el albarán se firma completo y la merma se comenta de palabra, la factura cuadrará con el albarán y la merma se pagará: el control de cuentas a pagar empieza en el muelle o en la puerta de la cocina. Ver cómo se controla en el muelle de una distribuidora y en la cocina de un hotel o un restaurante.

Varios centros, varias sociedades

Muchos grupos compran con varias sociedades (una por marca, por país, por promoción o por hotel) y reciben las facturas en buzones compartidos. El primer control es asignar cada factura a su sociedad por el NIF del receptor y no cruzarla nunca con un pedido de otra sociedad; ininvoice lo hace así. Dentro de una misma sociedad, no asigna la factura a una tienda, una obra, un hotel ni un centro de coste: la distingue el pedido con el que se cruza. La lógica completa está en cuentas a pagar multisociedad, y lo que conviene pedir a la herramienta en un grupo grande.

Lo que ininvoice hace igual en todos los sectores

Lee facturas, pedidos y albaranes en PDF, imagen, escaneado o foto, desde el buzón de Gmail en modo lectura o por subida manual.
Cruza cada línea con el pedido y el albarán y retiene la que supera la tolerancia de la organización (por defecto 1,50 € o el 2 %), con la diferencia en euros.
Lleva la cuenta de lo recibido y lo facturado por línea de pedido, dentro de cada sociedad.
Enlaza cada abono a la factura que cita por su número y el NIF del proveedor; el que no cita ninguna queda como crédito pendiente.
Retiene los duplicados por número normalizado y avisa de los que repiten proveedor e importe en menos de 30 días.
Exporta lo aprobado en CSV o Excel para importarlo en el ERP; no hay conexión directa con ningún ERP.

El método, con sus casos, está en la guía de conciliación de facturas con pedidos y albaranes y en la guía de three-way matching; para elegir herramienta, la guía de software de cuentas a pagar.

Preguntas frecuentes

¿Hay una versión de ininvoice para cada sector?

No. El control es el mismo en todos: cada línea de la factura contra su pedido y su albarán, con precios antes de impuestos y una tolerancia por línea. Lo que cambia por organización es la configuración: la tolerancia y qué conceptos son de servicio y no esperan albarán.

¿Y si mi sector no está en la lista?

El cruce sirve a cualquier empresa que compre con pedido y reciba con albarán. Si la mayoría de tus facturas son de servicios sin pedido ni albarán, el cruce línea a línea aporta poco y lo que cuenta es la aprobación.

¿Separa las facturas por tienda, obra, hotel o centro de coste?

Separa por sociedad, por el NIF del receptor de la factura. Dentro de una misma sociedad no asigna la factura a una tienda, una obra, un hotel ni un centro de coste: la distingue el pedido con el que se cruza.