Pregunta sobre cuentas a pagar
¿Cómo se controlan las facturas de un pedido que llega en varias entregas?
Llevando la cuenta, por cada línea del pedido, de cuánto se ha recibido y cuánto se ha facturado ya. Cada factura nueva se compara con lo recibido y aún pendiente de facturar, no con el pedido completo. Si cobra más de lo recibido pendiente, se retiene la diferencia en euros; si cobra menos, el pedido queda abierto con su saldo. Comparar cada factura con el total del pedido da por buenas facturas que cobran unidades que no han llegado.
Un caso en euros
Caso sintético. Pedido de 1.000 cajas a 4,20 €. El primer camión trae 600 cajas y el segundo, dos semanas después, 400. El proveedor emite una factura por entrega.
| Documento | Cajas | Importe |
|---|---|---|
| Pedido | 1.000 | 4.200,00 € |
| Albarán 1 · Factura 1 | 600 · 600 | 2.520,00 € |
| Albarán 2 · Factura 2 | 400 · 450 | 1.890,00 € |
La factura 1 cuadra y deja 400 cajas pendientes. La factura 2 cobra 450 cuando solo quedaban 400 recibidas: (450 − 400) × 4,20 € = 210,00 € de más. Se retiene y se pide un abono o una factura corregida. Comparada con el pedido completo, habría pasado.
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Varias facturas de un pedido, y al revés
El mismo control sirve cuando un pedido se factura en varias veces o cuando una factura agrupa varios pedidos: cada línea facturada se resta del saldo pendiente de su línea de pedido, y lo que exceda lo recibido se señala. ininvoice lleva esa cuenta de lo recibido y lo facturado por línea de pedido, dentro de cada sociedad.
Lo recibido y aún no facturado
Los albaranes que todavía no tienen factura forman el saldo de mercancía recibida pendiente de facturar (GRNI). Hay que provisionarlo al cierre y revisarlo para que no se pague dos veces. Cómo se controla está en mercancía recibida sin facturar, y los seis casos de conciliación en la guía de conciliación con pedidos y albaranes.
La respuesta completa: Conciliación de facturas con pedidos y albaranes: seis casos. Otras dudas del mismo tipo, en las preguntas sobre pedidos y albaranes.
Preguntas frecuentes
¿Y si el proveedor factura todo el pedido con la primera entrega?
La factura cobra unidades que aún no constan en ningún albarán. La diferencia de cantidad se retiene hasta que llegue la mercancía o el proveedor emita una factura corregida.
¿Hace falta un albarán por cada entrega?
Sí, o un registro de entrada equivalente. Sin la cantidad recibida de cada entrega, la factura solo se puede comparar con el pedido, y una entrega incompleta pasa por buena.
¿Qué pasa si el proveedor factura menos de lo recibido?
La factura cuadra con lo que cobra y el resto queda pendiente de facturar en el pedido; al cierre forma parte del saldo de mercancía recibida sin facturar.
Cada línea de la factura, cruzada con su pedido y su albarán
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