Pregunta sobre cuentas a pagar
¿Cómo se cuadran automáticamente las facturas con los albaranes y los pedidos?
Se cuadran línea a línea, no por totales. El sistema lee cada línea de la factura, la empareja con su línea de pedido y con la cantidad recibida en el albarán, calcula la diferencia de precio y la de cantidad con precios antes de impuestos y aplica una tolerancia por línea. Si todas las líneas quedan dentro, la factura llega cuadrada a quien la aprueba; si una se pasa, se retiene con el importe y el motivo a la vista.
Los cuatro pasos
- Leer la factura con todas sus líneas, sin plantillas por proveedor.
- Asignarla a su sociedad por el NIF del receptor y buscar el pedido y los albaranes de esa misma sociedad.
- Calcular, por cada línea, la diferencia de precio, (precio facturado − precio del pedido) × cantidad facturada, y la de cantidad frente a lo recibido.
- Aplicar la tolerancia: en ininvoice, por defecto, se retiene la línea que supera 1,50 € o el 2 %.
¿Quieres cruzar pedido, albarán y factura hoy mismo? La plantilla de 3-way matching en Excel lo hace línea a línea con fórmulas y tolerancia. Descargar la plantilla de 3-way matching
Un ejemplo en euros
Caso construido para explicar el cálculo. Un pedido de 2.000 unidades a 3,15 € se recibe en dos albaranes de 1.200 y 600 unidades. Llega una factura de 1.900 unidades a 3,22 €.
| Comprobación | Cálculo | Resultado |
|---|---|---|
| Precio | (3,22 − 3,15) × 1.900 = 133,00 € | Fuera de tolerancia |
| Facturado frente a recibido | 1.900 − 1.800 = 100 uds. | 100 unidades sin albarán |
| Facturado frente a pedido | 1.900 ≤ 2.000 | Dentro del pedido |
Comparar solo la factura con el pedido daría esta factura por buena. Cruzarla también con los albaranes descubre las 100 unidades que no llegaron.
Qué hace falta para que funcione
Pedidos de compra con precio y cantidad, y albaranes registrados. Sin pedido, la factura solo se puede comparar con el albarán, y esa comparación cubre la cantidad, no el precio. En ininvoice los pedidos y los albaranes entran como documentos, igual que las facturas, y lo validado sale en CSV o Excel importable en el ERP. Los seis casos más habituales están en seis descuadres resueltos con la diferencia en euros.
La respuesta completa: Conciliación de facturas con pedidos y albaranes. Otras dudas del mismo tipo, en las preguntas sobre conciliación.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no basta con comparar el total de la factura con el del pedido?
Porque dos errores de signo contrario en dos líneas se compensan y el total cuadra. Además, el total lleva impuestos y portes que el pedido puede no tener, y en las entregas parciales el total de la factura nunca coincide con el del pedido.
¿Y si la factura no tiene pedido?
Se compara con el albarán, que cubre la cantidad; si el albarán está valorado, también el precio. Si no, el precio queda a la revisión de quien aprueba.
¿Se puede hacer en Excel?
Con pocas facturas, sí: la plantilla de 3-way matching en Excel aplica las mismas fórmulas. Con miles de facturas al mes, el trabajo está en pasar cada línea a la hoja.
Cada línea de la factura, cruzada con su pedido y su albarán
ininvoice cruza cada línea con su pedido y su albarán, con entregas parciales, facturas agrupadas, abonos y rappels, y tolerancias configurables (2 % o 1,50 € por defecto). Mándame 3–5 facturas de proveedor y, si los tienes, el pedido y el albarán de alguna.
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