Pregunta sobre cuentas a pagar
¿Qué partes de cuentas a pagar se pueden automatizar sin que nadie toque la factura?
La captura, la lectura, la validación fiscal, la detección de duplicados y el cruce con el pedido y el albarán. Esas etapas pueden ocurrir sin que nadie teclee ni coteje la factura. Lo que debe seguir en manos de una persona es la decisión: aprobar, rechazar o pedir aclaración, resolver las diferencias con el proveedor, dar de alta proveedores y cambiar sus cuentas bancarias. En ininvoice ninguna factura se aprueba sola, ni siquiera la que cuadra.
Etapa por etapa
| Etapa | Se automatiza | Sigue siendo humano |
|---|---|---|
| Captura | Recoger lo que llega al buzón y separar facturas, pedidos y albaranes | Escanear el papel; descargar de portales de proveedor |
| Lectura y validación | Leer líneas sin plantillas; comprobar NIF, base, IVA, IRPF e inversión del sujeto pasivo; detectar duplicados | Revisar documentos ilegibles o incompletos |
| Conciliación | Cruzar cada línea con pedido y albarán y aplicar la tolerancia | Resolver la diferencia con el proveedor |
| Aprobación | Llevar cada factura a quien debe decidir, con el motivo a la vista | Aprobar, rechazar o pedir aclaración |
| Registro y pago | Preparar los datos en el formato que el ERP importa | Importar, contabilizar y ordenar el pago |
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Por qué la aprobación no se automatiza
Aprobar es asumir que se debe ese dinero. Lo que sí se automatiza es el trabajo previo: la factura que cuadra llega a quien aprueba ya comprobada, sin cotejo manual, y la que no cuadra, o no tiene pedido, llega retenida con su motivo. Así la persona dedica su tiempo a las excepciones, no a repasar líneas correctas.
Lo que queda fuera de ininvoice
El pago. ininvoice cubre de la captura a la aprobación y entrega un CSV o Excel importable en el ERP; el pago se ordena desde el ERP o el banco. El proceso completo está en automatizar facturas de proveedores de punta a punta, y para poner cifra al proceso actual, la calculadora con los supuestos a la vista.
La respuesta completa: Automatizar facturas de proveedores de punta a punta. Para el contexto, qué tipos de software de cuentas a pagar existen. Otras dudas del mismo tipo, en las preguntas sobre automatización.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa touchless en cuentas a pagar?
Que la factura recorre captura, lectura, validación y cruce con pedido y albarán sin que nadie la teclee ni la coteje a mano. No significa que se apruebe sola.
¿Se puede automatizar también el pago?
Hay herramientas que pagan; ininvoice no. Entrega lo aprobado en CSV o Excel para importarlo en el ERP, y el pago se ordena desde el ERP o el banco.
¿Qué pasa con las facturas que no tienen pedido?
No se pueden cruzar con un pedido: se comparan con el albarán si lo hay y llegan a una persona con su motivo antes de aprobarse.
Pruébalo con tus propias facturas
ininvoice lee la factura de proveedor línea a línea, sin plantillas, desde el buzón de correo o por subida manual, y exporta lo validado en CSV o Excel para el ERP. Mándame 3–5 facturas de proveedor y lo vemos con las tuyas.
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