Pregunta sobre cuentas a pagar
¿Cómo se detectan las facturas duplicadas antes de pagarlas?
Comparando cada factura que entra con las anteriores del mismo proveedor antes de aprobarla: el mismo fichero, el mismo número normalizado (en mayúsculas y sin guiones, barras ni espacios), el mismo importe al céntimo y fechas cercanas. Las coincidencias fuertes deben retener la factura y las débiles, solo avisar, para que nadie se acostumbre a ignorar los avisos. Los casos difíciles son las variantes: el número escrito de otra forma, la factura que llega por dos canales o la que se registra en dos sociedades.
Qué retiene ininvoice y qué solo avisa
| Coincidencia | Ventana | Resultado |
|---|---|---|
| Mismo fichero (misma huella) | Siempre | No se procesa dos veces |
| Mismo proveedor y mismo número normalizado | Sin límite de fechas | Retiene la posterior |
| Mismo proveedor, mismo importe al céntimo y misma fecha, sin líneas distintas | — | Retiene la posterior |
| Mismo proveedor y mismo importe al céntimo, otra fecha, sin líneas distintas | Menos de 30 días | Avisa sin retener |
Una factura retenida no se descarta sola: una persona la compara con la original y decide.
¿Tienes facturas repetidas en el registro? El detector de facturas duplicadas compara tu listado de facturas recibidas, en Excel o CSV, por proveedor, número e importe, en tu navegador, gratis y sin registro. Abrir el detector de facturas duplicadas
Lo que parece un duplicado y no lo es
- Cuotas fijas (alquileres, licencias, mantenimientos): mismo importe cada mes, pero distinto número y fecha.
- Compras repetidas: el mismo pedido semanal con el mismo importe dos semanas seguidas.
- Facturas rectificativas: citan otra factura, pero tienen su propio número.
El riesgo de 2027: PDF más factura electrónica
La disposición transitoria segunda del Real Decreto 238/2026 obliga a quien supera 8 millones de euros de volumen de operaciones a acompañar sus facturas electrónicas de un PDF durante los doce meses siguientes a su obligación, salvo que el destinatario acepte recibir solo el formato original. Si los dos canales alimentan el mismo registro sin cruzarse, la misma factura entra dos veces. Las reglas completas están en los siete tipos de factura duplicada.
La respuesta completa: Detección de facturas duplicadas: los siete tipos. Para el contexto, qué preguntar al elegir software de cuentas a pagar. Otras dudas del mismo tipo, en las preguntas sobre control de pagos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo revisar mis facturas pasadas sin instalar nada?
Sí. El detector de facturas duplicadas compara un listado de facturas recibidas en Excel o CSV por proveedor, número normalizado e importe; el fichero se procesa en el navegador y no se envía a ningún servidor.
¿Qué pasa con una factura retenida como posible duplicado?
No se descarta sola: una persona la compara con la original y decide si es una copia o una factura legítima.
¿Las reglas pueden confundir dos compras iguales de dos sociedades del grupo?
En ininvoice, no: las reglas por importe no emparejan facturas de sociedades distintas del grupo.
Una factura duplicada no debería llegar al pago
ininvoice retiene la factura con el mismo número, o importe y fecha, que otra del mismo proveedor; si solo coincide el importe en menos de 30 días, avisa. Mándame 3–5 facturas de proveedor y lo vemos con las tuyas.
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