Qué fichero necesitas
Cualquier listado con una fila por factura recibida. Lo más habitual es el libro registro de facturas recibidas o el listado de facturas de proveedor que exporta el programa de contabilidad o el ERP. Si trabajas en una gestoría, el de cada cliente.
- Imprescindibles: el proveedor (o su NIF), el número de factura y el importe.
- Muy recomendable: la fecha de la factura. Sin ella, las reglas que miran la fecha no se aplican.
- Opcional: la sociedad, si juntas en un fichero las facturas de varias sociedades del grupo o de varios clientes.
La primera fila tiene que ser la cabecera. Las columnas se reconocen por su nombre («Proveedor», «NIF», «Nº factura», «Total factura», «Fecha»…); si alguna no es la buena, se cambia en el paso 2. Lee CSV separado por punto y coma, coma o tabulador, con coma o punto decimal, y Excel .xlsx (la primera hoja). Los .xls antiguos hay que guardarlos antes como .xlsx o como CSV.
Las filas sin proveedor ni NIF, o sin un importe que se pueda leer, se apartan y se listan con su número de fila: ninguna se descarta sin decírtelo. Lo hemos probado con un listado sintético de 100.000 facturas en un portátil y el análisis tarda menos de dos segundos.
El método: qué marca y por qué
Cada factura se compara con las demás. Hay dos niveles. Duplicado probable: revísalo antes de pagar. Posible duplicado: un aviso; a menudo es una compra repetida. La herramienta no decide nada: marca, y decide una persona mirando las dos facturas.
| Coincidencia | Fechas | Nivel |
|---|---|---|
| Mismo proveedor y mismo número normalizado | Cualquiera | Duplicado probable |
| Mismo número e importe con distinto proveedor | Cualquiera | Duplicado probable |
| Mismo proveedor, mismo importe y misma fecha, con otro número | El mismo día | Duplicado probable |
| Mismo proveedor y mismo importe, con otro número | Menos de 30 días (ajustable) | Posible duplicado |
| Mismo proveedor y mismo número salvo ceros a la izquierda («12» y «0012») | Cualquiera | Duplicado probable |
| Mismo proveedor y mismo importe; el número cambia dos cifras de sitio («40391» y «40319») | Cualquiera | Posible duplicado |
Las cuatro primeras son las mismas que aplica ininvoice, explicadas en la guía de detección de facturas duplicadas de proveedores. Las dos últimas son solo de esta herramienta: aquí no hay PDF que abrir, así que buscan los errores de tecleo.
- Número normalizado: en mayúsculas, sin acentos, espacios ni signos. «F-2026/0012», «f 2026 0012» y «F20260012» son el mismo número. Un programa que compara el número tal como se tecleó los da por distintos.
- Proveedor: el NIF, si hay columna de NIF; si no, el nombre normalizado igual que el número. Dos fichas del mismo proveedor con nombres distintos solo se cruzan por la regla de número e importe.
- Mismo importe: al céntimo, por defecto. Con tolerancia, dos importes coinciden si la diferencia no supera el mayor de los dos márgenes: los euros que pongas o el porcentaje del importe mayor. Un cargo y un abono no se emparejan nunca.
- Sociedad: si la indicas, las reglas de importe solo comparan facturas de la misma sociedad, para no confundir dos compras iguales de dos sociedades con un duplicado. Las de número sí cruzan sociedades: la misma factura registrada en dos sociedades del grupo es justo el duplicado que no ve quien revisa cada sociedad por separado.
¿Lo vemos con los documentos de tu empresa? Te enseño cómo se cruza cada línea con su pedido y su albarán. Solicitar demo con tus propias facturas
Un ejemplo resuelto
El botón Probar con un ejemplo carga dieciséis facturas sintéticas de ocho proveedores inventados. Las tres primeras filas de la tabla son los tres ejemplos de la guía de detección de duplicados. Esto es lo que encuentra:
| Proveedor | Qué pasa | Resultado |
|---|---|---|
| A | «F-2026/0012» y «f 2026 0012», 3.480,00 € el 02/09 | Duplicado probable: mismo número |
| B | Números 5521 y 5534, 1.215,40 € a 14 días | Posible duplicado: mismo importe en fechas cercanas |
| C | Números 880 y 881, 640,00 € y 655,00 € | Nada |
| D y «D, S.L.» | «A-7781» y «A7781», 912,35 €, dos fichas de proveedor | Duplicado probable: mismo número e importe |
| E | Una cuota de 1.040,00 € el 01/09 y otra el 01/10 | Nada: 30 días no es «menos de 30» |
| F | Números «12» y «0012», 2.150,00 € | Duplicado probable: ceros a la izquierda |
| G | Números 40391 y 40319, 516,20 € | Posible duplicado: dos cifras cambiadas |
| H | Números R-77 y R-78, 1.880,00 €, el mismo día | Duplicado probable: mismo importe y fecha |
Cuatro grupos probables y dos posibles. Las copias de los grupos probables suman 8.422,35 €. El caso E enseña por qué la regla de fechas avisa y no retiene: con una ventana de 31 días, la cuota de octubre saldría como posible duplicado de la de septiembre, y no lo es.
Lo que esta herramienta no ve
- No abre las facturas. No compara el PDF ni sus líneas: dos facturas con el mismo total y conceptos distintos salen marcadas igual.
- No reconoce el mismo fichero. Un listado no lleva la huella del PDF, así que la regla del mismo fichero enviado dos veces no se puede aplicar aquí.
- Llega después del registro. Compara lo que ya está registrado. Si la copia todavía no se ha registrado, no está en el listado; el control que evita el pago doble es el que se hace con cada factura al entrar.
- No sabe qué es una rectificativa. Una rectificativa con su propio número no se marca por número, pero si repite importe y fecha de otra factura del proveedor, sí. Ahí decide quien la mira.
Para gestorías, asesorías y blogs: enlázala
Puedes enlazar esta página desde tu web, tu blog o la circular a tus clientes sin pedir permiso. Es gratuita, no pide registro y el fichero no sale del navegador de quien la usa, así que nadie tiene que mandarte ni mandarnos sus facturas. Si escribes sobre el método, cita la tabla de arriba con el enlace.
<a href="https://ininvoice.com/herramientas/detector-facturas-duplicadas">Detector de facturas duplicadas gratuito (Excel o CSV, sin subir el fichero)</a>
Si prefieres que tus lectores la usen sin salir de tu web, en el código para insertar el detector en tu web tienes el fragmento para ponerla dentro de un artículo, con la línea del enlace debajo. También ahí el fichero se lee en el navegador de quien la usa y no sale de él.
Preguntas frecuentes
¿Se sube mi fichero a algún servidor?
No. El fichero se lee y se compara en tu navegador con JavaScript. No se sube, no se guarda y queda fuera de nuestra analítica. Si recargas la página, desaparece.
¿Qué columnas necesita el fichero?
Proveedor o NIF del proveedor, número de factura e importe. La fecha es muy recomendable: sin ella no se aplican las reglas de importe y fecha. La sociedad es opcional.
¿Qué tolerancia de importe pongo?
Ninguna para empezar: al céntimo, como la regla de ininvoice. Súbela si tus importes vienen redondeados o si sospechas que una copia se registró con otro total, y mira cuántos avisos nuevos aparecen.
¿Por qué marca facturas que no son duplicadas?
Porque una cuota fija, una compra repetida o una rectificativa pueden coincidir en proveedor, importe y fechas cercanas. Por eso hay dos niveles, duplicado probable y posible duplicado. La herramienta marca; decide una persona mirando las dos facturas.
¿Funciona con Excel?
Con .xlsx, sí: se lee la primera hoja. Los .xls antiguos hay que guardarlos antes como .xlsx o como CSV. También lee CSV separado por punto y coma, coma o tabulador, con coma o punto decimal.
Pruébalo con tus propias facturas
Mándame 3–5 facturas de proveedor y, si los tienes, el pedido y el albarán de alguna.
Solicitar demo