La factura no cuadra con el pedido y el albarán: encuentra la línea exacta

Qué comprueba exactamente

Un three-way matching cruza tres documentos que deberían contar la misma historia: el pedido dice qué pediste y a qué precio, el albarán dice qué llegó, y la factura dice qué te cobran. Cuando los tres coinciden, la factura se puede pagar sin mirarla. Cuando no, alguien tiene que averiguar por qué.

Esta herramienta clasifica cada concepto en uno de estos estados:

• Cuadra: precio y cantidad dentro de tolerancia, y con albarán.
• Descuadre de precio: te facturan a un precio unitario distinto del pactado.
• Descuadre de cantidad: la cantidad facturada se aleja de la pedida.
• Facturado de más: te cobran más unidades de las que recogió el albarán.
• Facturado de menos: recibiste más de lo que te están cobrando.
• Sin albarán: hay pedido y factura, pero nada acredita que la mercancía llegara.
• Sin pedido: aparece un concepto en la factura que no estaba en el pedido.
• Sin facturar: pediste algo que todavía no te han cobrado.

Cómo se calcula el descuadre

La comparación es línea a línea y sobre precios unitarios sin impuestos. Nunca sobre el total de la factura. Ese es el error que más veces deja pasar un sobrecoste: el total de cabecera lleva IVA, portes y descuentos globales, y admite facturación parcial, así que dos errores de signo contrario se compensan y el total cuadra mientras las líneas están mal.

Cada dimensión se evalúa por separado contra dos umbrales: uno porcentual y uno absoluto en euros. La línea se marca como descuadre si supera cualquiera de los dos. La comparación es estricta, así que un valor exactamente igual al umbral se considera dentro de tolerancia.

Los valores por defecto —2 % y 1,50 €— son un punto de partida habitual en pymes, no una norma contable. La tolerancia correcta depende de tu margen, de tu sector y de lo que hayas pactado con cada proveedor: en distribución con márgenes finos, un 2 % puede ser demasiado permisivo; en compras de bajo importe y mucha línea, 1,50 € puede generar más ruido que valor. Cámbialos.

Un ejemplo resuelto

El botón Cargar ejemplo monta un caso de manual con cuatro líneas pedidas y una factura que trae tres problemas distintos. Esto es lo que encuentra:

Tres de las cinco líneas tienen problema. La factura pide 409 € por encima de lo que realmente entró en el almacén valorado a precio pactado: 192 € por la subida de precio del film, 132 € por los 12 palés que se facturan pero no llegaron, y 85 € de un recargo que nadie pidió.

Conviene fijarse en el caso de los palés, porque es el que se escapa más veces: esa línea cuadra con el pedido —60 pedidos, 60 facturados, al precio correcto— y solo se cae al compararla contra el albarán. Si tu control se limita a cruzar factura contra pedido, ese cobro pasa. Ninguno de los tres se detecta mirando el total de la factura.

Cuándo Excel deja de escalar

Hacer esto en una hoja de cálculo funciona, y para volúmenes bajos es la respuesta correcta. Si es tu caso, tenemos una plantilla de three-way matching para Excel con las fórmulas ya montadas.

El método se rompe por un motivo concreto: el cruce deja de ser una búsqueda exacta. Un BUSCARV necesita que el concepto se escriba igual en las tres fuentes, y eso deja de cumplirse en cuanto aparecen:

• descripciones distintas para el mismo artículo según quién emita el documento;
• albaranes parciales: un pedido que llega en tres entregas;
• varias facturas contra el mismo pedido;
• abonos y rappels posteriores que corrigen líneas ya conciliadas;
• unidades de medida distintas entre pedido y albarán (cajas frente a unidades).

A partir de ahí cada línea necesita criterio, no fórmula. Es el punto en el que el coste de conciliar a mano supera al de automatizarlo.

Qué añade un matching automático

Esta herramienta hace el cruce cuando tú le das los datos ya ordenados. Un motor automático se diferencia en tres cosas, y las tres son las que consumen el tiempo real de un equipo de cuentas a pagar:

• Extrae las líneas solo, del PDF que llega por correo, sin que nadie las teclee.
• Empareja sin coincidencia exacta, resolviendo que «Film retráctil 500mm» y «FILM RETRACT. 500» son el mismo artículo.
• Mantiene el estado en el tiempo: entregas parciales, facturas múltiples y abonos sobre líneas ya conciliadas.

Si quieres el detalle del método, está en la guía de three-way matching línea a línea, y el caso de las discrepancias entre albarán y factura en conciliación de facturas y albaranes.

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