Plantilla de 3-way matching en Excel (con fórmulas)

Qué contiene la plantilla

Una fila por línea de compra. Rellenas las siete primeras columnas con datos de tus tres documentos; las cuatro últimas son fórmulas que se calculan solas.

Descárgala o cópiala

Descarga el CSV con el botón de arriba, o copia este bloque y pégalo en la celda A1 de una hoja nueva (Excel reconoce las comas y separa en columnas; en Google Sheets usa Pegar → Dividir texto en columnas):

Linea,Descripcion,Cant_pedido,Precio_pedido,Cant_albaran,Cant_factura,Precio_factura
1,Aceite oliva virgen extra 5L,20,32.00,20,20,32.00
2,Sal marina gruesa 25kg,10,9.50,8,10,9.50
3,Harina de fuerza 25kg,15,14.20,15,15,15.10
4,Caja carton 60x40,200,0.85,200,220,0.85
5,Film retractil 500m,12,18.00,12,12,18.00

Las columnas H a K se dejan vacías: son las fórmulas que añades en el paso siguiente.

Las tres fórmulas: varianza y tolerancia

Pega estas fórmulas en la fila 2 y arrástralas hacia abajo. Están en Excel con configuración regional española (separador de argumentos ; y coma decimal). Debajo tienes la versión para Google Sheets y Excel en inglés.

Excel (España)

Google Sheets / Excel (inglés)

La tolerancia es 2% O 1,50 € por línea, en modo OR: salta la revisión si cualquiera de las dos se supera. Súbela o bájala cambiando 0,02 y 1,5. La comparación es estricta (>): un valor igual al umbral está dentro de tolerancia.

Ejemplo resuelto con los datos de la plantilla

Con las fórmulas puestas, las cinco líneas de ejemplo dan esto:

Tres de cinco líneas requieren revisión. El sobrecoste total oculto es 2 × 9,50 + 13,50 + 20 × 0,85 = 49,50 € en una sola factura. El total de la factura puede seguir cuadrando por compensación entre líneas: por eso el cruce nunca se hace por totales.

Por qué Excel se rompe al escalar

La plantilla es un buen control mínimo. Deja de serlo cuando el volumen sube. Estos son los puntos de rotura reales:

• Enlazar los tres documentos a mano. Cada factura hay que casarla con su pedido y sus albaranes antes de cruzar nada. A 300 facturas al mes, buscar y pegar es el 80% del tiempo.
• Descripciones que no coinciden. El pedido dice «Aceite O.V.E. 5L» y la factura «AOVE garrafa 5 litros». Una hoja empareja por texto exacto; la vida real necesita fuzzy matching.
• Recepciones parciales y varias facturas por pedido. Un pedido, tres albaranes, dos facturas. El SUMAR.SI ayuda, pero mantener los enlaces vivos a mano es frágil.
• Duplicados. La misma factura entra dos veces con número ligeramente distinto. Una hoja no lo ve; hay que cruzar número, CIF, importe y fecha. Guía: detectar facturas duplicadas.
• Sin rastro de auditoría. Quién aprobó qué y cuándo no queda registrado. Para SII, Verifactu o una auditoría, eso es un problema.

El diagnóstico completo, con números, está en por qué Excel no escala a partir de 300 facturas al mes.

De la plantilla a lo automático

El 3-way matching en Excel enseña bien el concepto: pedido, albarán y factura, línea a línea, con tolerancia. Automatizarlo es el mismo cálculo sin el trabajo de enlazar y transcribir.

ininvoice lee las facturas y los albaranes que llegan a tu correo, los empareja con el pedido, cruza cada línea —precio unitario y cantidad, sin IVA— y marca solo las que no cuadran. En el ejemplo de arriba, señalaría las líneas 2, 3 y 4 y dejaría pasar la 1 y la 5. Sin plantilla que mantener, sin cambiar de ERP y con registro de cada decisión.