Pregunta sobre cuentas a pagar
¿Cómo se organizan las cuentas a pagar en un grupo con varias sociedades?
Centralizando la recepción, pero resolviendo primero a qué sociedad pertenece cada factura. El criterio fiable es el NIF del receptor que figura en la factura, no el buzón por el que llegó ni la sociedad que suele comprar a ese proveedor. Con la sociedad bien asignada, cada factura se cruza solo con pedidos y albaranes de su sociedad, la aprueba quien tiene autoridad en ella y se registra donde corresponde a efectos de IVA.
Por qué la sociedad va primero
Con la sociedad equivocada falla todo lo que viene después:
- El cruce con el pedido, porque cada sociedad tiene sus propios pedidos y albaranes.
- La aprobación, porque quien tiene autoridad en una sociedad no la tiene necesariamente en otra.
- El IVA y el libro registro, porque la factura se registra en la sociedad que la recibe.
- La factura electrónica, porque el estado de aceptación o rechazo lo comunica la sociedad destinataria.
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Cómo asigna ininvoice cada factura
| Paso | Qué comprueba | Resultado |
|---|---|---|
| 1 | El NIF del receptor que figura en la factura, también en su forma intracomunitaria | Si es de una sociedad del grupo, va a esa sociedad |
| 2 | Si no hay NIF del receptor: el nombre legal exacto de una sociedad del grupo | Si coincide con una sola, va a esa sociedad |
| 3 | Si tampoco: la sociedad que una persona eligió antes para ese proveedor | Se usa ese historial como criterio |
| 4 | Nada decide, hay más de una candidata o el NIF no es de ninguna sociedad | Espera a una persona; nunca va a una sociedad por defecto |
Tres errores típicos en grupos
- Duplicado entre sociedades: la misma factura registrada en dos sociedades. El NIF del receptor dice cuál de las dos es la destinataria.
- Intragrupo tratada como compra externa: ininvoice la asigna a la receptora, la cruza como cualquier otra y la marca como intragrupo para que consolidación la localice; las eliminaciones siguen en el ERP.
- Sociedad por defecto: una factura que no es de ninguna sociedad del grupo acaba en una cualquiera y arrastra el error al cruce, a la aprobación y al IVA.
El orden completo, con los casos dudosos, está en multisociedad: cada factura a su sociedad.
La respuesta completa: Multisociedad: facturas asignadas a la sociedad correcta. Para el contexto, guía de selección de software de cuentas a pagar. Otras dudas del mismo tipo, en las preguntas de los grupos de sociedades.
Preguntas frecuentes
¿Se puede usar un único buzón para todas las sociedades?
Sí, y es lo habitual en un grupo. Lo importante es que la herramienta no decida la sociedad por el buzón, sino por el NIF del receptor de cada factura.
¿Qué pasa si la factura no trae el NIF del receptor?
ininvoice busca el nombre legal exacto de una sociedad del grupo y, si tampoco, lo que una persona decidió antes para ese proveedor. Si nada decide, la factura queda pendiente de una persona.
¿ininvoice hace la contabilidad intragrupo?
No. Marca las facturas entre sociedades del grupo para que el equipo de consolidación las localice; las eliminaciones y la contabilidad intragrupo siguen en el ERP.
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