Pregunta sobre cuentas a pagar
¿Cómo se aprueban las facturas de proveedor sin tocar el ERP?
Con una capa de control antes del ERP. Las facturas entran por correo o subida de archivos, se cotejan con su pedido y su albarán, y quien decide las aprueba, las rechaza o pide aclaración desde un panel, sin entrar en el ERP. Solo lo aprobado se exporta en un fichero CSV o Excel que el ERP importa. La contabilización y el pago siguen donde estaban, y no hace falta conector ni proyecto de integración para empezar.
El circuito, paso a paso
| Paso | Quién lo hace | Dónde |
|---|---|---|
| Entrada de facturas, pedidos y albaranes | Llegan al buzón de facturas o se suben a mano | ininvoice |
| Lectura línea a línea y sociedad por NIF del receptor | Automático | ininvoice |
| Cruce con pedido y albarán; retención de lo que no cuadra | Automático | ininvoice |
| Aprobar, rechazar o pedir aclaración | Una persona | Panel de ininvoice |
| Exportación de lo aprobado en CSV o Excel | Automático | ininvoice |
| Importación, contabilización y pago | El equipo de siempre | ERP y banco |
¿Quién resuelve cada excepción de factura? La matriz de excepciones reparte 15 tipos de excepción entre los responsables, con su plazo y su acción. Ver la matriz de excepciones de facturas
Qué ve quien aprueba
La factura, su sociedad, la diferencia de cada línea en euros frente al pedido y al albarán, el motivo de la retención si la hay y el historial de la factura. Ninguna factura se aprueba sola, tampoco la que cuadra: siempre decide una persona, y cada decisión queda en un historial que se puede exportar a Excel para auditoría.
Lo que sigue en el ERP
La contabilización y el pago. ininvoice no tiene conector nativo con ningún ERP: el fichero exportado se importa con la herramienta de importación de cada uno. Cómo se hace en concreto: importar en SAP, importar en Business Central, importar en Sage 200, importar en a3ERP, importar en Odoo e importar en Holded. El circuito completo de aprobación, con umbrales por importe, está en la guía para automatizar la aprobación de facturas.
La respuesta completa: Automatizar la aprobación de facturas de proveedores. Para el contexto, los ocho criterios para elegir software de cuentas a pagar. Otras dudas del mismo tipo, en las preguntas sobre aprobación y ERP.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta integrar ininvoice con el ERP para aprobar facturas?
No. Los pedidos y los albaranes entran como documentos, igual que las facturas, y lo aprobado sale en CSV o Excel para importarlo en el ERP.
¿Una factura que cuadra se aprueba sola?
No. La que cuadra llega a quien aprueba ya comprobada, sin cotejo manual, pero la aprobación la da siempre una persona.
¿Queda registro de quién aprobó cada factura?
Sí. ininvoice guarda el historial de cada decisión por factura, y ese historial se puede exportar a Excel.
Aprobar, rechazar o pedir aclaración desde el mismo panel
En ininvoice cada factura se aprueba, se rechaza o se devuelve con una pregunta desde el panel, y su historial se exporta a Excel. Mándame 3–5 facturas de proveedor y lo vemos con las tuyas.
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