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Facturas de proveedor con Sage 200: qué hace Sage 200 solo y qué añade ininvoice antes de registrarlas
ininvoice no tiene conector con Sage 200: trabaja antes y entrega las facturas de proveedor ya conciliadas en un fichero CSV o Excel. Sage 200 genera las facturas de compra desde sus albaranes y muestra el descuadre entre bases, pero su ayuda no describe una tolerancia de precio ni una comparación de cada línea con el pedido. Tampoco documenta una importación estándar de facturas de compra desde Excel: el último paso depende de la guía de importación de cada implantación.
¿Qué hace Sage 200 solo con las facturas de proveedor?
Sage 200 registra una factura de proveedor por dos caminos. En contabilidad, desde Operativa contable, Asientos contables y Entrada de facturas: la factura queda pendiente hasta que se genera su asiento. En compras, la ayuda describe tres formas de generar facturas de compra: desde el albarán de compras, de manera masiva con límites, y con la recepción de facturas, en la que se eligen los albaranes de un proveedor y un campo «Total descuadre» muestra la diferencia entre las bases que vienen de los albaranes y las bases introducidas a mano. Al validar las unidades de una línea de albarán, Sage 200 verifica los precios y ofertas del mantenimiento de artículos. La aprobación previa que documenta es para ofertas y pedidos; para los albaranes hay un desbloqueo sin el que no se genera la factura. Las facturas electrónicas de compra entran por su gestor de eFacturas, y para las facturas en papel o PDF Sage presenta un producto aparte, Sage DigitalDocs, cuyo funcionamiento la ayuda no detalla.
Datos de Sage 200 tomados de su ayuda oficial el 26 de octubre de 2026: entrada de facturas, compras, recepción de facturas, albaranes de compras, personalización de documentos, facturas de compra, esquema funcional, plataforma e importación en Excel. Sage no ha revisado esta página.
Sage 200 por sí mismo frente a ininvoice antes de Sage 200
| Punto | Sage 200, según su ayuda | ininvoice, antes de Sage 200 |
|---|---|---|
| Entrada de la factura | Entrada de facturas en contabilidad, factura generada desde el albarán de compras o recepción de facturas; las facturas electrónicas, por el gestor de eFacturas | Un buzón de facturas conectado en solo lectura, o subida manual; lee PDF, imagen, escaneado o foto, línea a línea y sin plantillas |
| Comparación con el albarán | «Total descuadre» entre las bases de los albaranes elegidos y las bases introducidas | Cada línea de factura con su línea de albarán, con la cantidad recibida |
| Precio de referencia | Al validar las unidades del albarán, los precios y ofertas del mantenimiento de artículos | El precio unitario de la línea de pedido, antes de impuestos |
| Tolerancia de precio | La ayuda no describe ninguna (su buscador no da resultados para «tolerancia») | Por línea: por defecto se retiene la línea cuya diferencia supera 1,50 € o el 2 %; la organización la puede cambiar |
| Facturas repetidas | La ayuda consultada no describe un aviso de factura de proveedor duplicada | Retiene la factura posterior con el mismo proveedor y el mismo número normalizado, aunque el fichero sea otro |
| Aprobación | Aprobación previa para ofertas y pedidos; desbloqueo de albaranes | Una persona aprueba, rechaza o pregunta por cada factura antes de exportarla |
| Varias empresas | Una empresa activa por sesión, con cambio de empresa; consolidación de empresas en la ficha de mayor | Las facturas se asignan a su sociedad por el NIF del destinatario antes de cruzarlas |
| Importación desde fichero | Plantillas Excel para clientes y artículos (edición Advanced); para facturas de compra, ninguna estándar documentada | Exporta lo aprobado en CSV, con 27 columnas de nombre fijo, o en Excel con las columnas que se elijan |
Un ejemplo en euros: el total cuadra y las líneas no
Ejemplo sintético: proveedor, pedido, albarán y factura inventados. El cálculo es el de ininvoice con la tolerancia por defecto.
Un almacén de materiales pide 200 sacos de cemento a 6,40 € y 50 palés de ladrillo a 180,00 €, y recibe las dos partidas completas con el albarán 3310. La factura del proveedor llega en PDF con las mismas cantidades, pero con la tarifa nueva del cemento y un descuento en el ladrillo:
| Línea | Pedido y albarán | Factura | Diferencia | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| Cemento, saco de 25 kg | 200 × 6,40 € = 1.280,00 € | 200 × 7,40 € = 1.480,00 € | +200,00 € (15,63 %) | Retenida |
| Ladrillo perforado, palé | 50 × 180,00 € = 9.000,00 € | 50 × 176,00 € = 8.800,00 € | −200,00 € (2,22 %) | Retenida |
| Base total | 10.280,00 € | 10.280,00 € | 0,00 € |
La suma de bases es la misma. Si los albaranes de compra de Sage 200 llevan los precios del pedido, una comparación de bases como el «Total descuadre» daría 0,00 € y la factura pasaría. ininvoice compara cada línea con la suya: el cemento se cobra 1,00 € más por saco y el ladrillo 4,00 € menos por palé, y las dos diferencias superan la tolerancia. La factura queda retenida hasta que una persona confirma con el proveedor qué tarifa vale para cada artículo.
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Cómo importar en Sage 200 las facturas que aprueba ininvoice
- Entran los documentos. Las facturas llegan al buzón de facturas conectado a ininvoice o se suben a mano. Los pedidos y los albaranes entran por el mismo camino, como PDF, imagen u hoja de cálculo, estén o no registrados ya en Sage 200.
- ininvoice asigna la sociedad. Por el NIF del destinatario y, si falta, por el nombre legal exacto; la factura que ningún dato resuelve queda para que decida una persona.
- ininvoice concilia. Cruza cada línea con el pedido y el albarán de esa sociedad, aplica la tolerancia y retiene lo que no cuadra y los posibles duplicados.
- Una persona aprueba. Lo retenido llega con la diferencia señalada; desde el panel se aprueba, se rechaza o se devuelve con una pregunta.
- Se exporta lo aprobado. El CSV trae una fila por cada línea de las facturas aprobadas (y una más por cada asignación adicional de esa línea a otro pedido o albarán); el Excel deja elegir las columnas.
- Sage 200 registra y paga. Con una guía de importación definida para la implantación sobre las columnas fijas del CSV o, sin importar, generando cada factura desde su albarán de compra en la recepción de facturas. La contabilización y el pago siguen en Sage 200.
Sobre la guía de importación: la ayuda oficial de Sage 200 documenta la importación con plantillas Excel solo para clientes y artículos, y la de datos contables en XML como traspaso entre empresas de Sage. Para facturas de compra, una persona de Sage contestó en su foro, en marzo de 2024, que «por estándar no hay ninguna guía de importación para facturas de compra» y que soporte puede crear una. Las columnas del CSV de ininvoice no cambian de nombre ni de orden, así que esa guía se define una vez.
Qué columnas del CSV necesita esa guía
| Columnas del CSV | Qué llevan | Para qué sirven en Sage 200 |
|---|---|---|
entity_tax_id, entity_name | NIF y nombre de la sociedad destinataria | Elegir la empresa de Sage 200 en la que se carga cada parte del fichero |
vendor_tax_id, vendor_name | NIF y nombre del proveedor | Localizar el proveedor en esa empresa |
invoice_number, invoice_date, currency_code | Número, fecha (AAAA-MM-DD) y divisa de la factura | Cabecera de la factura de compra |
line_description, line_quantity, line_unit_price, line_tax_pct | La línea tal como la factura el proveedor, con el precio antes de impuestos | Líneas de la factura |
po_number, receipt_number, receipt_date | El pedido y el albarán del proveedor con los que se cruzó la línea | Encontrar el albarán de compra del que generar la factura, si el almacén anotó el número del proveedor en «Su albarán nº» |
qty_matched, variance_amount | Cantidad conciliada y diferencia | Ver antes de cargar qué se aprobó con diferencia |
Grupos con varias empresas en Sage 200
En Sage 200 se trabaja con una empresa activa y se cambia de una a otra dentro de la misma sesión; la consolidación que describe la ayuda es la de la ficha de mayor. Cada factura de proveedor tiene que acabar en su empresa, y en un grupo con un buzón común eso depende de que alguien lea bien el destinatario antes de registrarla. ininvoice decide la sociedad por el NIF del destinatario impreso en la factura, solo cruza la factura con pedidos y albaranes de esa sociedad y lleva el NIF a cada fila exportada, de modo que el fichero se reparte entre empresas sin volver a abrir las facturas. La página de cuentas a pagar en un grupo de sociedades explica qué pasa cuando la factura no trae NIF.
Cuándo Sage 200 basta y no necesitas ininvoice
Sage 200 basta cuando hay una sola empresa, el almacén registra cada albarán de compra el día que llega, las facturas se generan desde esos albaranes y el volumen permite revisar a mano el descuadre de cada recepción. ininvoice tiene sentido cuando las facturas llegan en PDF a un buzón compartido por varias sociedades, cuando los precios de un proveedor cambian sin aviso y hace falta comparar cada línea con el pedido antes de aprobar, o cuando el equipo dedica sus horas a cruzar facturas con albaranes en papel.
La misma forma de trabajo, sin conector y con exportación en fichero, está descrita para SAP S/4HANA, Dynamics 365 Business Central y facturas de proveedor con Odoo. El proceso entero, de la captura al pago, lo repasa la guía automatizar facturas de proveedores: qué sí y qué no.
Preguntas frecuentes
¿Tiene ininvoice conector con Sage 200?
No, hoy no. ininvoice no escribe en Sage 200: concilia las facturas de proveedor antes y exporta las aprobadas en CSV o Excel. Para cargarlas en Sage 200 hace falta una guía de importación definida para la implantación, o registrarlas desde la recepción de facturas.
¿Sage 200 tiene una importación estándar de facturas de compra desde Excel?
La ayuda oficial de Sage 200 documenta la importación con plantillas Excel para clientes y artículos, en la edición Advanced. Para facturas de compra, una persona de Sage respondió en su foro en marzo de 2024 que por estándar no hay guía de importación y que soporte puede crear una.
¿Sage 200 compara la factura con el albarán?
En la recepción de facturas de compra, Sage 200 muestra un «Total descuadre» entre las bases que vienen de los albaranes y las bases introducidas a mano. Su ayuda no describe una tolerancia de precio ni una comparación línea a línea con el pedido; ininvoice retiene la línea cuya diferencia supera 1,50 € o el 2 %.
¿Sirve para un grupo con varias empresas en Sage 200?
Sí. En Sage 200 se trabaja con una empresa activa y se cambia de empresa dentro de la sesión. ininvoice asigna las facturas a su sociedad por el NIF del destinatario y exporta ese NIF en cada fila, así que el fichero se separa en una parte por empresa.
¿Qué pasa con las facturas electrónicas que llegan a Sage 200?
Sage 200 tiene un gestor de eFacturas que incorpora facturas electrónicas de compra y crea los documentos según su formato. ininvoice lee hoy facturas en PDF, imagen, escaneado o foto; la lectura de XML está en desarrollo.
¿Cuándo no tiene sentido ininvoice con Sage 200?
Cuando hay una sola empresa, el almacén registra cada albarán de compra en Sage 200 el día que llega, las facturas se generan desde esos albaranes y el «Total descuadre» de la recepción basta para el volumen que se revisa. En ese caso, ininvoice añade poco.
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