Control de albaranes: cómo pasar del archivador al dato
El albarán es el documento con peor vida administrativa de la empresa: nace en un muelle de carga y muere en una caja. Así se ordena eso.
Respuesta rápida
El control de albaranes consiste en registrar cada entrega al recibirla, enlazarla con su pedido de compra y cerrarla cuando llega la factura. Bien montado, responde tres preguntas en segundos: qué hemos recibido, qué falta por facturar (GRNI) y si cada factura corresponde a mercancía real. La clave no es archivar mejor: es convertir el albarán en un dato conciliable.
Si eres CFO
Las tres métricas que delatan el descontrol: GRNI envejecido, facturas sin albarán y % enlazado.
Responsable de AP
Los cuatro estados de un albarán bien controlado y la acción que toca en cada uno.
Operaciones
Cómo montar el control sin convertir la recepción en un formulario de 12 campos.
El albarán nace en un muelle de carga y, en demasiadas empresas, muere en una caja. Entre medias debería convertirse en un dato: el que permite saber qué recibiste, qué falta por facturar y si cada factura es real. Ese es el control de albaranes.
Por qué el archivador (y el Excel) fallan
El albarán en papel o PDF suelto solo sirve para una cosa: buscarlo a mano cuando hay bronca. No cruza con el pedido, no avisa de que falta la factura, no detecta que te facturaron 10 y entraron 8. El Excel mejora el archivo pero hereda el problema de fondo: alguien tiene que picarlo, y lo que se pica tarde o con prisa, se pica mal.
Los 4 estados de un albarán bien controlado
| Estado | Significa | Acción |
|---|---|---|
| Recibido | Mercancía dentro, albarán registrado | Enlazar con pedido |
| Enlazado | Cuadrado contra el pedido (cantidades) | Esperar factura |
| Facturado | Factura llegó y cuadra línea a línea | Cerrar — pagar según vencimiento |
| En disputa | Cantidades o precios no cuadran | Reclamar con evidencia |
Todo albarán debería poder responder en qué estado está. Si tu sistema no lo sabe, no hay control: hay archivo.
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Las 3 métricas que delatan el descontrol
- Albaranes sin factura > 30 días (tu GRNI envejecido).
- Facturas sin albarán: cobros por mercancía que nadie registró como recibida. O falta disciplina de recepción, o sobra factura.
- % de albaranes enlazados a pedido: si es bajo, la triple conciliación no puede funcionar y todo lo demás cojea.
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Montarlo sin burocratizar la recepción
La trampa clásica es convertir la recepción en un formulario de 12 campos que nadie rellena a las 8 de la mañana con el camión esperando. El diseño correcto minimiza fricción en el muelle y automatiza el resto: el albarán se registra con una foto o llega por email del proveedor, la extracción automática saca número, fecha, referencia de pedido y líneas con cantidades, y el enlace con el pedido se hace solo. Así funciona con ininvoice: el albarán entra por el correo (conexión OAuth), se extrae con IA y queda enlazado a su pedido — con el GRNI y las disputas visibles sin que nadie mantenga un Excel.
¿Qué es una factura recapitulativa?
Es una sola factura que reúne distintas operaciones hechas en fechas distintas para un mismo destinatario, siempre que se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. Lo regula el artículo 13 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), en el BOE, consultado el 26 de octubre de 2026. En compras, es el caso de varios albaranes y una sola factura.
Lo que ese Reglamento exige y sirve para cuadrarla:
- Un solo mes natural. Todas las operaciones de la factura son del mismo mes (artículo 13.1). Las entregas que cubre, y por tanto sus albaranes, son de ese mes.
- Plazo de expedición. Como máximo el último día de ese mes. Si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, antes del día 16 del mes siguiente (artículo 13.2).
- Fecha de las operaciones. Si no coincide con la de expedición, la factura indica la fecha en que se efectuaron las operaciones (artículo 6.1.i, consultado el 26 de octubre de 2026).
- Precio unitario sin impuesto. La descripción de las operaciones incluye el precio unitario sin impuesto y cualquier descuento que no esté en ese precio (artículo 6.1.f). Es el dato que se compara con el pedido.
¿Cómo se cuadra línea a línea con varios albaranes y su pedido?
- Reúne los albaranes del mes de ese proveedor que corresponden al pedido.
- Suma, por cada línea del pedido, la cantidad recibida en todos esos albaranes.
- Compara cada línea de la factura con esa suma (cantidad) y con el precio unitario sin IVA del pedido (precio). No compares el total con el total: lleva impuestos y junta diferencias que se compensan.
- Pon cada diferencia en euros. De cantidad: (cantidad facturada − cantidad recibida) × precio del pedido. De precio: (precio facturado − precio del pedido) × cantidad facturada.
- Lo que supere tu tolerancia se para y se reclama con los albaranes delante. Lo recibido que aún no está facturado sigue en GRNI.
Ejemplo (cifras inventadas para explicar el método, no de ningún cliente). Pedido de 100 cajas de tornillos a 4,20 € y 40 rollos de cinta a 2,50 €, precios sin IVA. En octubre llegan dos albaranes: el del día 6 con 60 cajas y el del día 20 con 38 cajas y los 40 rollos. La factura recapitulativa de octubre cobra 100 cajas a 4,20 € y 40 rollos a 2,60 €.
| Línea | Pedido | Recibido (albaranes del 6 y del 20) | Facturado | Diferencia |
|---|---|---|---|---|
| Tornillos | 100 cajas × 4,20 € | 60 + 38 = 98 cajas | 100 cajas × 4,20 € | Cantidad: (100 − 98) × 4,20 € = 8,40 € |
| Cinta | 40 rollos × 2,50 € | 40 rollos | 40 rollos × 2,60 € | Precio: (2,60 € − 2,50 €) × 40 = 4,00 € |
La base facturada es 524,00 € y la del pedido, 520,00 €: comparando totales sale una diferencia de 4,00 €. Línea a línea son dos problemas que suman 12,40 €: dos cajas cobradas que no llegaron y un precio que no es el pactado. Con una tolerancia de ejemplo de 1,50 € o 2 % por línea, se paran las dos.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los albaranes de compra?
Ni el Código de Comercio, ni la Ley General Tributaria ni el Reglamento de facturación nombran el albarán: la palabra no aparece en sus textos consolidados del BOE, consultados el 26 de octubre de 2026. Lo que sí dicen sobre conservar documentos:
- Código de Comercio, artículo 30 (consultado el 26 de octubre de 2026): los empresarios conservarán «los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales». No hace lista de documentos.
- Ley General Tributaria, artículo 29.2.e (consultado el 26 de octubre de 2026): entre las obligaciones formales está «conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias». Según su artículo 66, el derecho de la Administración a determinar la deuda tributaria prescribe a los cuatro años, y según el artículo 70, las obligaciones formales vinculadas solo pueden exigirse mientras ese plazo no haya expirado. El mismo artículo 70 mantiene la obligación de justificar los datos de operaciones de periodos ya prescritos mientras no prescriban las deudas a las que afectan.
- Reglamento de facturación, artículo 19 (consultado el 26 de octubre de 2026): obliga a conservar, durante el plazo de la Ley General Tributaria, las facturas recibidas, las copias de las expedidas, los justificantes contables y recibos que cita y los documentos de las importaciones. El albarán no está en esa lista.
Nuestra lectura práctica, que no sustituye a la de tu asesor: guarda los albaranes de compra al menos seis años a partir del último asiento realizado en los libros, que es el plazo más largo de los citados, y más si la compra afecta a deudas tributarias que aún no han prescrito. Además, son tu prueba de recepción si hay una disputa con el proveedor.
Preguntas frecuentes
- ¿Es obligatorio conservar los albaranes?
- Ni el Código de Comercio, ni la Ley General Tributaria ni el Reglamento de facturación los nombran, pero el artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar la «documentación y justificantes concernientes a su negocio», sin hacer lista, y el artículo 29.2.e de la Ley General Tributaria, los «documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias» (BOE, consultado el 26 de octubre de 2026). Además, son tu prueba de recepción en disputas comerciales y el soporte de las provisiones de cierre.
- ¿Cuánto tiempo hay que guardar los albaranes de compra?
- Ni el Código de Comercio, ni la Ley General Tributaria ni el Reglamento de facturación nombran el albarán. El Código de Comercio (artículo 30) pide seis años a partir del último asiento realizado en los libros para la documentación del negocio, y la Ley General Tributaria (artículo 66) fija en cuatro años la prescripción del derecho a determinar la deuda tributaria (BOE, consultado el 26 de octubre de 2026). Nuestra lectura práctica, que no sustituye a la de tu asesor: al menos seis años.
- ¿Qué es una factura recapitulativa?
- Una sola factura que reúne operaciones hechas en fechas distintas para un mismo destinatario dentro de un mismo mes natural. Si el destinatario es un empresario o profesional, se expide antes del día 16 del mes siguiente (artículo 13 del Real Decreto 1619/2012, BOE, consultado el 26 de octubre de 2026). Para cuadrarla se suman, por línea de pedido, las cantidades de todos sus albaranes y se comparan con lo facturado y con el precio unitario sin IVA del pedido.
- ¿Qué hago con proveedores que entregan sin albarán?
- Exígelo a los de mercancía relevante: sin documento de entrega no hay conciliación posible. Para los menores, la factura con firma de recepción puede hacer de mínimo viable.
- ¿El albarán valorado sustituye a la factura?
- No. Sirve para detectar descuadres de precio antes de que llegue la factura, pero ni deduce IVA ni obliga al pago.
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