Triple conciliación: 5 ejemplos resueltos en euros

ininvoice: Cinco casos de triple conciliación resueltos línea a línea con pedido, albarán y factura en euros: cuadre perfecto, varianza de precio, varianza de cantidad, la trampa del total que cuadra y la entrega parcial. En cada uno: el cálculo con la fórmula varianza = (precio_factura − precio_pedido) × cantidad_factura, el veredicto contra tolerancia 2% / 1,50€ en modo OR, y qué hacer con la excepción.

La teoría de la triple conciliación cabe en una frase: cruza pedido, albarán y factura línea a línea antes de pagar. Donde la gente se pierde es en la práctica: ¿qué se compara exactamente, con qué fórmula y qué se hace cuando no cuadra? Cinco ejemplos, todos reproducibles en una hoja de cálculo.

Reglas de juego comunes a los cinco:

Precios unitarios pre-impuestos. El IVA se valida aparte; en el cruce solo mete ruido.
Fórmulas: varianza_precio = (precio_factura − precio_pedido) × cantidad_factura y varianza_cantidad = (cantidad_factura − cantidad_recibida) × precio_pedido.
Tolerancia por línea: 2% o 1,50€ en modo OR — la línea falla si cualquiera de las dos se excede. El detalle de esta configuración está en tolerancias en la triple conciliación.

Ejemplo 1 — Cuadre perfecto: touchless

Distribuidora de bebidas. Pedido semanal a un proveedor habitual.

Línea	Pedido	Albarán	Factura	Veredicto
Agua 1,5L (pack 6)	120 × 2,10€	120	120 × 2,10€	Cuadra
Refresco cola 330ml (caja 24)	40 × 9,60€	40	40 × 9,60€	Cuadra
Zumo naranja 1L (caja 12)	25 × 10,80€	25	25 × 10,80€	Cuadra

Varianza total: 0,00€. Las tres líneas coinciden en precio y cantidad. Veredicto: MATCHED. La factura se aprueba y se contabiliza sin intervención humana. Este es el caso mayoritario en una operación sana — y precisamente por eso no debería consumir tiempo de nadie. El porcentaje de facturas que acaban así es tu tasa touchless.

Ejemplo 2 — Varianza de precio: subida no pactada

Hostelería. Proveedor de frescos con tarifa pactada trimestral.

Línea	Pedido	Albarán	Factura
Pechuga pollo (kg)	60 × 5,90€	60 kg	60 × 6,35€
Patata agria (saco 25kg)	10 × 14,50€	10	10 × 14,50€

Cálculo de la línea 1: varianza_precio = (6,35 − 5,90) × 60 = 27,00€. En porcentaje: 0,45 / 5,90 = 7,6%.

Contra tolerancia OR: 7,6% > 2% → falla la dimensión porcentual. 27,00€ > 1,50€ → falla también la absoluta. La línea es VARIANCE por cualquiera de los dos caminos.

Acción: el pago de la factura se retiene y la excepción va a quien pactó la tarifa, con el dato masticado: "pechuga +7,6% sobre tarifa, 27€ en esta factura". Dos salidas típicas: el proveedor emite rectificativa, o la subida es real y se actualiza la tarifa — pero como decisión, no como sorpresa. El cálculo general de esta fórmula está en varianza de precio factura vs pedido.

Ejemplo 3 — Varianza de cantidad: facturan lo que no llegó

Construcción. Material a pie de obra.

Línea	Pedido	Albarán	Factura
Saco mortero 25kg	200 × 4,20€	184 (16 rotos, anotado por el encargado)	200 × 4,20€

Cálculo: varianza_cantidad = (200 − 184) × 4,20 = 67,20€.

El precio cuadra perfectamente. Una doble conciliación (pedido + factura) habría aprobado esta factura sin pestañear: 200 unidades pedidas, 200 facturadas, mismo precio. Solo el albarán sabía la verdad. Este es el caso que justifica por sí solo la triple frente a la doble conciliación.

Acción: excepción a compras con la anotación del albarán adjunta. Se reclama abono de 16 unidades. Sin este control, esos 67,20€ se pagan — y lo grave no es esta factura, es que el patrón se repite cada mes.

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Ejemplo 4 — La trampa: el total cuadra, las líneas no

Material de oficina. Pedido de tres referencias.

Línea	Pedido	Factura	Varianza línea
Papel A4 (caja 5 paquetes)	30 × 12,00€ = 360,00€	30 × 13,20€ = 396,00€	+36,00€ (+10%)
Tóner compatible	8 × 22,50€ = 180,00€	8 × 22,50€ = 180,00€	0,00€
Archivadores (pack 10)	12 × 9,00€ = 108,00€	8 × 9,00€ = 72,00€	−36,00€

Total pedido: 648,00€. Total factura: 648,00€. Idénticos. Cualquier control por totales aprueba esto en un segundo.

Línea a línea: estás pagando el papel un 10% más caro (36€ de sobreprecio) y recibiendo 4 packs de archivadores menos que compensan la cifra. Dos errores reales que se anulan en la suma. Con triple conciliación, la línea 1 salta por precio y la línea 3 por cantidad contra albarán. El fenómeno completo está desmontado en el cuadre por totales es una trampa.

Ejemplo 5 — Entrega parcial: el backorder

Distribución. El proveedor sirve lo que tiene y deja el resto pendiente.

Línea	Pedido	Albarán 1 (día 3)	Factura (día 5)
Ref. A	100 × 1,80€	100	100 × 1,80€
Ref. B	50 × 3,40€	0 (sin stock, pendiente)	50 × 3,40€

Cálculo línea B: varianza_cantidad = (50 − 0) × 3,40 = 170,00€ facturados sin recepción que los respalde.

Aquí el matiz importa: no es (necesariamente) un intento de cobrar de más. Es un desajuste temporal habitual. Las respuestas correctas, por orden de preferencia:

Pago parcial: se aprueba la línea A (180€) y se retiene la línea B hasta que llegue el albarán 2. No castigas al proveedor por lo que sí entregó.
Retención completa con aviso: si tu circuito no permite pagos parciales, la factura espera — y el proveedor lo sabe el día 5, no el día 45.
Lo que nunca: aprobar "porque ya llegará". Si llega, nadie lo verifica; si no llega, ya está pagado.

Cuando el albarán 2 aparece con las 50 unidades, la línea B se cierra sola y el pago se libera. El enrutado de estos estados intermedios está en gestión de excepciones.

Los cinco veredictos en una tabla

Ejemplo	Qué falla	Quién lo detecta	Euros en juego	Acción
1. Cuadre perfecto	Nada	—	0€	Aprobación touchless
2. Subida de precio	Precio (+7,6%)	Cruce factura↔pedido	27,00€	Excepción a compras, rectificativa
3. Merma facturada	Cantidad (16 uds)	Cruce factura↔albarán	67,20€	Reclamar abono
4. Totales que cuadran	Precio y cantidad a la vez	Solo el cruce línea a línea	36€ + 4 packs	Doble excepción
5. Entrega parcial	Cantidad (temporal)	Cruce factura↔albarán	170,00€	Pago parcial, esperar albarán 2

Preguntas frecuentes

¿Por qué la varianza de cantidad se valora a precio de pedido y no de factura?: Porque mide unidades no respaldadas al precio que habías pactado pagar por ellas. Si además hay varianza de precio, se calcula por separado; mezclarlas en una sola cifra esconde cuál de los dos problemas tienes.
¿Qué pasa si albarán y factura cuadran entre sí pero no con el pedido?: Entrega y factura son coherentes, pero no era lo acordado: precio distinto o cantidad distinta a lo pedido. La conversación es con quien negoció el pedido, no con almacén. El cruce a tres te dice exactamente eso: qué pareja de documentos discrepa.
¿Cómo se concilia cuando las descripciones no coinciden literalmente?: Por código de artículo cuando existe, y por similitud semántica cuando no: "Tóner HP CF410A" debe cruzar con "HP 410A Tóner negro". Es el terreno del fuzzy matching.
¿Y si el proveedor factura una vez al mes por todas las entregas?: La factura agrupada se cruza contra el conjunto de albaranes del periodo, línea a línea. Es más trabajo para un humano y trivial para un sistema: cada línea de factura debe quedar cubierta por recepciones sin asignar de ese proveedor.
¿Estos ejemplos valen para Dynamics, SAP o Sage?: La aritmética es idéntica en cualquier sistema. Lo que cambia es si tu ERP recibe los datos línea a línea para poder ejecutarla — que es donde suele romperse: por qué la triple conciliación falla en tu ERP.

Tres cosas para recordar

Cada pareja de documentos detecta un fraude distinto. Factura↔pedido caza precios; factura↔albarán caza cantidades; solo el cruce a tres caza ambos.
El ejemplo 4 es la razón de todo. Los totales que cuadran son el disfraz favorito de los sobrepagos.
Las excepciones son estados, no dramas. Pago parcial, espera de albarán, reclamación de abono: cada veredicto tiene su salida estándar.

Triple conciliación: 5 ejemplos resueltos con números