Holded y Verifactu: cómo recibir facturas con QR Verifactu en tu Holded

Si llevas Holded como ERP, ya tienes contabilidad y facturación cubiertas. La parte que cambia con la entrada en producción de Verifactu no es la que emites: es la que recibes. Cada vez más proveedores te envían facturas con QR Verifactu, y eso obliga a abrir tres preguntas nuevas en el flujo AP.

Primera: ¿el QR de esa factura cuadra con lo que dice AEAT? Segunda: ¿el hash que llega es el primero o ya ha entrado antes? Tercera: las líneas que reclama el proveedor ¿coinciden con tu pedido y albarán?

Este artículo explica cómo aparece una factura Verifactu en Holded, qué resuelve el ERP por diseño y dónde encaja una capa anterior como ininvoice para cerrar el control de compras: duplicados, validación fiscal y conciliación a tres bandas.

¿Qué es Verifactu y por qué ves un QR en tus facturas recibidas?

Verifactu es el sistema de facturación verificable definido por el RD 1007/2023 y desarrollado en la Orden HAC/1177/2024. Obliga a que los sistemas informáticos de facturación generen, para cada factura emitida, un registro de facturación firmado, encadenado al anterior mediante un hash y reportable a la AEAT.

En la práctica esto se traduce en dos cosas visibles en la factura que recibes:

• Un código QR impreso en el PDF o adjunto al XML. El QR codifica la URL del servicio AEAT de cotejo más los campos clave del registro: NIF del emisor, número de factura, fecha y total.
• Una mención «Verifactu» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» junto al QR cuando el emisor remite los registros en tiempo real.

Como receptor no estás obligado a emitir bajo Verifactu, pero sí a aceptar este tipo de facturas, custodiar el documento firmado y, si quieres ejercer el control que el sistema permite, validar el QR contra AEAT antes de pagar. Cobertura completa en recepción de facturas Verifactu para PYMEs y, para perfil empresa, en Verifactu para empresas pagadoras.

Cómo Holded muestra una factura Verifactu recibida

Holded integró Verifactu desde 2025 para emisión: si tú emites con Holded, el sistema genera el QR, encadena el hash y envía el registro a AEAT. Para la recepción la lógica es distinta porque el QR ya viene generado por el sistema del proveedor.

El flujo típico cuando una factura Verifactu entra en tu Holded:

1. Subes el documento (PDF con QR o XML firmado) desde la pestaña de facturas de proveedor, o lo recibes vía buzón configurado.
2. Holded extrae los campos básicos: emisor, NIF, número, fecha, base, IVA, total. Si el documento trae XML estructurado, los datos son exactos. Si solo hay PDF, depende del OCR.
3. El QR queda anclado al asiento como adjunto. En el detalle de la factura recibida puedes ver el código y el documento original.
4. El hash Verifactu se almacena si el documento es XML firmado. Para PDF visual, Holded conserva el adjunto pero no descompone el hash de cadena.

Hasta aquí, Holded hace su parte de ERP: capturar, contabilizar y custodiar. Lo que no hace por diseño es lo que sigue.

Lo que Holded sí hace automáticamente

Para no caer en el error contrario — subestimar al ERP — conviene listar primero lo que Holded ya resuelve bien sin necesidad de capa adicional:

• Registro contable de la factura recibida, con asiento, fecha de operación y fecha de vencimiento calculadas.
• Desglose automático del IVA por tipo aplicable (21%, 10%, 4%, exento, ISP) según los datos del documento.
• Contabilización según fecha en el periodo correcto, alineado con tu cierre mensual y los modelos 303/390.
• Almacenamiento del adjunto (PDF y XML) en la ficha del proveedor y en el asiento, con traza básica del cargador.
• Aviso de vencimiento y gestión de pago desde el módulo de tesorería Holded.
• Reporte para gestoría o asesor con los asientos consolidados.

Para una PYME que recibe 30 facturas al mes con poco volumen de pedidos formales, esto suele bastar. La pregunta cambia cuando crece el volumen y entran proveedores con QR Verifactu sobre los que quieres ejercer control real.

Lo que Holded NO hace (y deberías hacer)

Holded es ERP. No es motor de three-way matching ni valida la coherencia fiscal línea a línea antes del asiento. Hay tareas que quedan fuera del ERP y que conviene cubrir en una capa anterior:

• Conciliar línea a línea contra pedido y albarán. El ERP guarda el total. Si el proveedor te factura un precio unitario distinto del pactado o una cantidad superior a la recibida, eso no se ve en el total — se ve en las líneas. Three-way matching línea a línea es una disciplina previa al asiento.
• Detectar duplicados antes de aprobar. Holded controla duplicados básicos por número y proveedor. Un control AP previo compara además emisor, importe y fecha, bloquea la factura duplicada antes de aprobarla y la muestra side-by-side con la original.
• Validar la coherencia fiscal. total = base + IVA − IRPF, NIF de la factura contra el proveedor del pedido, fechas e IVA intracomunitario (inversión del sujeto pasivo). Un ERP contabiliza; no valida estas relaciones antes del asiento.
• Cotejar el QR contra AEAT. El QR Verifactu se valida llamando al servicio de cotejo de AEAT con los campos codificados. Holded no hace esta llamada por cada factura. Es un control de integridad aparte, manual o con una herramienta específica de cotejo.

Aquí entra ininvoice como complemento de Holded, no como sustituto. Holded sigue siendo tu ERP. ininvoice opera antes del asiento, en la capa de control de compras: ingesta del correo, lectura de la factura en PDF o imagen con IA, three-way matching línea a línea, detección de duplicados con bloqueo y validación fiscal (IVA, IRPF, NIF, fechas). No coteja el QR contra AEAT: ese control queda del lado del receptor. Cuando la factura está conciliada, ininvoice deja el resultado listo, con historial de auditoría, y lo exporta a Excel para llevarlo a Holded.

Three-way matching para facturas Verifactu en Holded

El three-way matching cruza tres documentos por cada gasto:

1. Pedido de compra (PO): qué pediste, a qué precio, en qué cantidad.
2. Albarán de recepción (goods receipt): qué llegó realmente al almacén.
3. Factura del proveedor — ahora con QR Verifactu como prueba de existencia frente a AEAT.

El cruce no es a nivel cabecera. El total nunca miente, pero las líneas sí. ininvoice compara cada línea de la factura contra la línea correspondiente del pedido y del albarán, con tolerancia configurable (default 2% o 1,50€ en modo OR por línea). Las que cuadran se marcan como matched y se aprueban automáticamente. Las que rompen tolerancia se enrutan al comprador o al almacén con el contexto exacto del desvío.

Lo que el QR Verifactu añade a este flujo es una garantía adicional: si el cotejo AEAT confirma que el registro existe en el sistema del emisor, descartas que sea una factura inventada o duplicada por error. La conciliación posterior valida que además coincide con lo que pediste y recibiste.

Workflow recomendado: Holded + ininvoice

El workflow concreto para una PYME o empresa con Holded ya operativo y volumen creciente de facturas Verifactu:

1. Ingesta en ininvoice. Conectas Gmail y el correo se revisa en minutos; también cabe la subida manual. Cada factura entrante — con o sin QR Verifactu — se procesa en ininvoice antes de tocar Holded.
2. Lectura con IA. ininvoice lee la factura en PDF o imagen y extrae cabecera y líneas. Si un dato no está claro, la factura pasa a revisión humana; nunca se contabiliza un dato dudoso.
3. Detección de duplicados. ininvoice compara emisor, número, importe y fecha; si la factura ya entró, se bloquea antes de aprobar y se muestra side-by-side con la original.
4. Validación fiscal y three-way matching línea a línea. Comprueba total = base + IVA − IRPF, NIF y fechas, y cruza factura contra pedido y albarán. Matched: lista para aprobar. Variance: enrutado a comprador/almacén.
5. Exportación para Holded. Solo cuando la factura está conciliada (no duplicada, matched o con varianza justificada) queda lista, con historial de auditoría, y se exporta a Excel para llevarla a Holded: proveedor, IVA desglosado, retención IRPF si aplica y adjunto original.
6. Cierre contable en Holded. El equipo Holded sigue trabajando como hasta ahora: el asiento aparece en el ledger, computa en el cierre y queda visible para gestoría, con la diferencia de que ya viene conciliado línea a línea, sin duplicados y con los datos fiscales verificados.

Cobertura del bloque integración en detalle: integración ininvoice + Holded para cuentas a pagar. Cobertura de gestión diaria desde Holded: control de facturas de proveedores en Holded.

Comparativa rápida: Holded solo vs Holded + ininvoice

Tarea sobre factura Verifactu recibida	Holded solo	Holded + ininvoice
Captura del PDF/XML y asiento contable	Sí	Sí (datos conciliados desde ininvoice)
Desglose IVA y vencimiento	Sí	Sí
QR almacenado en el adjunto	Sí	Sí
Cotejo del QR contra servicio AEAT	No automático	Control aparte (manual)
Detección de duplicados multi-criterio con bloqueo	Básica (número + proveedor)	Sí (emisor, número, importe, fecha)
Cruce línea a línea con pedido y albarán	No	Sí con tolerancia 2% / 1,50€
Validación fiscal (IVA, IRPF, NIF, fechas)	No	Sí
Traza auditable matching → asiento + export a Excel	Parcial	Completa

Checklist receptor de facturas Verifactu en Holded

1. Maestro de proveedores en Holded con NIF/CIF correctos y emisor Verifactu marcado cuando se sepa.
2. Política clara de qué hacer si el QR no valida contra AEAT (retener pago, abrir ticket al proveedor).
3. Conservación del documento original firmado (XML o PDF con QR) ligado al asiento Holded.
4. Plan de cuentas contables documentado para que la sugerencia automática de cuenta no requiera corrección manual.
5. Tolerancias de matching definidas por categoría de gasto (default 2% / 1,50€).
6. Buzón único de correo para facturas recibidas (compartido o alias) conectado a la capa AP.
7. Aprobadores asignados por límite de importe y por familia de gasto.
8. Calendario de cierre mensual con día de corte para asientos definitivos en Holded.
9. Política de duplicados: cómo se notifica al proveedor cuando reenvía una factura ya registrada.
10. Punto de contacto interno para excepciones críticas (QR no valida, varianza alta, proveedor nuevo).

Preguntas frecuentes

¿Holded valida automáticamente el QR Verifactu de una factura recibida?

Holded almacena el QR y el documento, pero no consulta de forma sistemática el servicio AEAT de cotejo por cada factura entrante. La validación del QR es un control aparte del receptor — manual o con una herramienta específica de cotejo — y no forma parte de lo que hace ininvoice, que se ocupa del matching, los duplicados y la validación fiscal.

¿Qué información contiene el QR de una factura Verifactu?

La URL del servicio AEAT de cotejo más NIF del emisor, número de factura, fecha de expedición e importe total. Al leerlo se redirige al portal AEAT que confirma si ese registro está dado de alta.

¿Verifactu es obligatorio para mí como receptor?

No tienes obligación de emitir bajo Verifactu por el hecho de recibirlas, pero sí de aceptarlas y custodiarlas. Lo recomendable es validar el QR, archivar el hash y conservar el documento firmado ligado al asiento.

¿Holded detecta facturas Verifactu duplicadas?

El ERP controla duplicados básicos por número y proveedor. Para un control fuerte, la lógica vive en la capa AP previa, que compara emisor, número, importe y fecha y bloquea el duplicado antes de aprobar.

¿Necesito cambiar Holded para conciliar facturas Verifactu línea a línea?

No. Holded sigue como ERP y fuente contable. La conciliación línea a línea se hace en una capa anterior que cruza factura, pedido y albarán y exporta el resultado a Excel para llevarlo a Holded.

¿Cómo se archivan las facturas Verifactu para una posible inspección AEAT?

Se conserva el documento original firmado y el hash de cadena Verifactu ligados al asiento. Holded guarda el adjunto; el control AP previo añade el historial de conciliación y aprobación para reconstruir la cadena auditable.

Tres cosas para recordar

1. El QR Verifactu en una factura recibida es información útil pero no se valida solo. Holded lo guarda; el cotejo contra AEAT es responsabilidad del receptor.
2. Holded resuelve el ERP. El three-way matching línea a línea, la detección de duplicados y la validación fiscal son capas previas al asiento; ininvoice cubre esa parte y deja el resultado listo para tu Holded. El cotejo del QR contra AEAT es un control aparte del receptor.
3. Activación en horas, sin consultor y sin migración histórica. Solo se pone en flujo lo que entra a partir de hoy — con QR Verifactu o sin él.

Si quieres ver cómo queda esto sobre tu Holded actual, mira el precio y las funcionalidades en detalle, o lee la integración completa ininvoice + Holded.

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